No-Code для чайников. Настройка схем бизнес-процессов

7 0

Это вторая статья из цикла «No-code для чайников». Расскажем про инструменты No-code-настройки бизнес-процессов в Directum RX, а в конце ваш ждет видеоролик с демонстрацией настройки процесса рассмотрения входящих счетов. Для закрепления знаний на практике вы сможете поработать в редакторе схем – научитесь добавлять блоки на схему, настраивать свойства блоков.

 

Бизнес-процесс – это повторяющаяся последовательность действий, которая приводит к результату, полезному для компании: согласование договора, прием сотрудника на работу, выдача и исполнение поручений и другие.

 

Процессы компаний постоянно меняются, совершенствуются и дорабатываются. Система Directum RX позволяет настроить бизнес-процессы под особенности работы конкретной организации. Например,

  • при отправке на рассмотрение входящего счета на оплату отправлять уведомление главному бухгалтеру. Если сумма счета больше определенной, то дополнительно отправлять уведомление финансовому директору;
  • в процесс согласования заявления на отпуск наряду с этапом согласования с непосредственным руководителем добавить этап согласования с руководителем головного подразделения;
  • в процессе рассмотрения заявления на материальную помощь исполнителем работ по заявлению указать сотрудника бухгалтерии.

Инструменты No-code-настройки бизнес-процессов

В Directum RX для No-code-настройки бизнес-процессов используются:

  • библиотека блоков – «кубиков» для настройки схем;
  • вычисляемые выражения для настройки свойств блоков;
  • вычисляемые роли для указания участников процессов, например, исполнителей заданий;
  • варианты процессов для настройки разных схем для одного бизнес-процесса, если последовательность этапов отличается, например, для разных видов документов или дочерних организаций.

Библиотека блоков

Как вы помните, процессы настраиваются в редакторе схем с помощью библиотеки блоков:

Библиотека блоков – это набор готовых «кубиков», с помощью которых аналитик настраивает последовательность выполнения процесса. Аналитику достаточно с помощью мыши перетащить на схему нужные блоки, заполнить их параметры и задать последовательность переходов от одного блока к другому.

Каждый блок-«кубик» относится к определенному типу: «Задание», «Уведомление», «Скрипт», «Условие» и др. Например, на картинке ниже блоки «Ознакомление с документом», «Рассмотрение» относятся к типу «Задание», а «Назначение прав участникам ознакомления» - к типу «Скрипт».

С помощью блоков «Условие» можно предусмотреть ветвление на схеме в зависимости от параметров стартованной задачи. Например, для процесса исполнения поручения предусмотреть отправку задания на прием работ контролером, если он был указан при старте задачи:

После добавления блоков на схему аналитик настраивает их параметры. Набор настраиваемых параметров зависит от типа блока. Например,

  • для блока «Условие» указывается логическое выражение, определяющее, по какой ветке схемы продолжится процесс;
  • для блоков типа «Задание» задают свойства: тема задания, исполнители, инструкция для выполнения, срок выполнения и др.

Остается только соединить блоки стрелками переходов и схема готова.

 

Познакомьтесь с описанием блоков, настройкой переходов между блоками, редактором схемы и особенностями настройки схем в статье

Как настроить бизнес-процесс, если ты не программист: знакомство с элементами BPM, разделы «Блоки процессов», «Редактор схемы» и «Проверка схемы».

 

Вычисляемые выражения

Для настройки параметров блоков схем можно использовать:

  • постоянные значения: исполнитель -  конкретный сотрудник, срок выполнения в днях и т.д.;
  • вычисляемые выражения - значение будет динамически меняться для каждой стартованной по процессу задачи.

Вычисляемое выражение представляет собой цепочку связанных элементов. Каждый последующий элемент уточняет предыдущий. Чаще всего в качестве элементов вычисляемых выражений используют свойства объектов системы: инициатор задачи, название вложенного в задачу документа и т.п. То есть выражение одно, а возвращаемое им значение - разное и зависит от параметров конкретной задачи.

Такой подход позволяет сделать универсальной одну схему бизнес-процесса и использовать ее в разных структурных подразделениях. Например, с помощью выражений:

  • настраивается относительный срок выполнения задания: текущая дата, неделя до выхода в отпуск, срок исходной задачи и т. п.

  • вычисляется руководитель инициатора задачи

 

Познакомьтесь с тем, что еще можно использовать в качестве элементов вычисляемых выражений в статье

Как настроить бизнес-процесс, если ты не программист: знакомство с элементами BPM, раздел «Вычисляемые выражения»

 

 

Вычисляемые роли

В качестве участников бизнес-процессов, например, исполнителей заданий, можно указывать:

  • конкретных сотрудников или группы сотрудников (например, подразделение целиком);
  • вычисляемые роли – состав участников роли будет меняться для каждой стартованной задачи.

Вычисляемые роли удобны тем, что их можно использовать повторно в нескольких схемах, блоках или других вычисляемых ролях. Состав участников вычисляемых ролей определяется с помощью вычисляемых выражений и зависит от контекста вызова роли и заданных правил вычисления.

Представьте, что нужно определять разных согласующих договора в зависимости от его вида и суммы. Аналитик может создать вычисляемую роль «Согласующие договора». На картинке ниже представлена карточка такой роли. Состав роли будет определяться в соответствии с правилами вычислений в зависимости от значений критериев. Например, если на согласование отправляется договор аренды на сумму меньше 500 тыс. руб., то участником роли вычислится Иванов И.И.:

Начиная с версии Directum RX 4.10 в системе уже настроены вычисляемые роли, например, «Руководитель подразделения, указанного в документе» или «Главный бухгалтер». Они используются в настроенных по умолчанию бизнес-процессах. Также их можно использовать при настройке новых процессов или адаптации уже имеющихся.

 

Познакомьтесь с примером настройки вычисляемой роли «Бухгалтер филиала» в статье

Как настроить бизнес-процесс, если ты не программист: знакомство с элементами BPM, раздел «Вычисляемые роли».

 

 

Варианты процессов

Как правило, в рамках одного крупного бизнес-процесса есть логически отделимые процессы со своими схемами. Например, согласование договорных документов или рассмотрение заявлений сотрудников чаще всего отличается для разных видов документов и дочерних организаций. Такие отделимые процессы называются вариантами процесса.

Вариант процесса включает в себя схему и критерии ее выбора. Аналитику не нужно настраивать одну общую схему со множеством ветвлений, в которой учтены все возможные варианты. Такая схема слишком громоздка и сложно адаптируема при необходимости внесения изменений. Правильнее настроить несколько вариантов процессов со своими схемами. Это сделает процессы прозрачными и понятными. А выбор нужного варианта процесса при старте задачи будет определяться по критериям в зависимости от параметров конкретной задачи.

Для разных типов задач в системе уже настроены варианты процессов по умолчанию с предустановленными параметрами и собственными блоками. Стандартные схемы не всегда подходят для той или иной компании. На основе варианта процесса по умолчанию аналитик может создать свой собственный, добавляя или удаляя блоки, изменяя их настройки и положение на схеме, задавая критерии подбора схемы.

Для одного типа задачи аналитик может создать несколько вариантов процессов и с помощью критериев указать, в каких случаях будет использоваться данная схема. Например, для того, чтобы учесть особый порядок работы для разных дочерних организаций в карточке варианта процесса нужно задать критерий с помощью вычисляемого выражения. На картинке ниже представлен критерий, по которому при отправке задачи сотрудником организации ООО «ТеплоСнаб» автоматически подберется нужная схема:

Новый вариант процесса создается в состоянии «Черновик». В таком виде его нельзя использовать для отправки задач, зато удобно для настройки и отладки схемы процесса. Для того, чтобы настроенный вариант процесса мог подбираться при старте задач его нужно перевести в состояние «Действующая»:

 

Познакомьтесь с примером настройки критериев подбора варианта процесса в статье

Как настроить бизнес-процесс, если ты не программист: знакомство с элементами BPM, раздел «Варианты процессов».

 

Дополнительные возможности

При настройке процессов бывает нужно объединять параллельные ветки схемы, настраивать переходы между блоками в зависимости от результата выполнения задания, управлять вложениями. Такие возможности есть в системе. Так же No-code позволяет настраивать текстовые свойства блоков, например, «Тема», так, чтобы они динамически менялись в зависимости от параметров стартованной задачи. Например, тема задания может содержать имя отправленного на ознакомление документа.

 

Познакомьтесь с дополнительными возможностями No-code-настройки в статье

Самостоятельная настройка процессов в системе: дополнительный тюнинг

 

Порядок настройки схемы бизнес-процесса

Вы познакомились с основными инструментами No-code для настройки бизнес-процессов.

Общий порядок настройки бизнес-процесса в Directum RX включает шаги:

  1. Создать вариант процесса и указать критерии выбора схемы.
  2. Настроить схему процесса.
  3. При необходимости создать вычисляемые роли для указания участников процесса.
  4. Сделать вариант процесса действующим.

 

В видеоролике наглядно показана адаптация процесса рассмотрения входящего счета на оплату. Уведомление об отправке на рассмотрение получают участники вычисляемой роли «Ответственные за входящие счета». Состав участников меняется в зависимости от суммы счета. (Время просмотра – 6 минут)

 

Полезные материалы

Рассмотрена настройка ознакомления с инструкциями по охране труда под личную подпись с уведомлением руководителя службы охраны о завершении ознакомления

Создание вычисляемых ролей «Руководитель инициатора задачи» и «Согласующий договора»

 

Проверь себя

  1. Какие инструменты используются для No-code-настройки схем бизнес-процессов?
  2. Что представляет собой схема процесса в Directum RX? Какие бывают типы блоков?
  3. Что представляет собой и для чего используется вычисляемое выражение?
  4. Для чего используются вычисляемые роли? Как задается состав роли?
  5. Что такое вариант процесса? Как подбирается подходящий вариант процесса при старте задачи?

 

***

Статья получилась объемной и насыщенной информацией. Поэтому для закрепления полученных знаний и применения их на практике переходите к следующей статье.

7
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
2
Пока комментариев нет.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий