Электронные аттестационные ведомости в ВУЗе

Задача

В течении учебного года в каждом современном ВУЗе проводятся тысячи аттестационных испытаний и в большинстве случаев с фиксацией результатов в традиционной форме на бумажных носителях (аттестационные ведомости и зачетные книжки).

Развитие системы контроля успеваемости – неотъемлемая часть развития образовательного учреждения. Проект «Электронные аттестационные ведомости и зачетные книжки в ВУЗе» направлен на оптимизацию одного из главных процессов в образовательном учреждении – учёт успеваемости студентов и направлен на всех без исключения участников образовательного процесса. В условиях перехода к дистанционному формату обучения, данный проект приобретает повышенную значимость для отрасли высшего образования.

Несколько лет назад в ФГБОУ ВО «Югорский государственный университет» возникла идея перехода к электронным аттестационным ведомостям и зачетным книжкам. Первый проект реализации был представлен в заявке «Развитие системы контроля успеваемости на примере модуля «Электронная ведомость» на DIRECTUM Awards 2019. В этом же году руководством Университета была поддержана инициатива преподавателя Санникова Дмитрия Васильевича на разработку соответствующего программного комплекса «Электронная ведомость», которая стартовала в 2020 году.

Заказчик – и.о. ректора Кучин Роман Викторович.

Реализация проекта

Проектирование

До начала реализации данного проекта бизнес-процесс проведения аттестационного испытания выглядел довольно простым и линейным, но предполагал значительное количество «хождений по кабинетам» и имел много «тонких мест», (наиболее значительные – риск потери заполненного бланка ведомости и нежелание сотрудников своевременного внесения информации в информационные системы). Ниже представлена схема проведения аттестационного испытания до внедрения программного комплекса «Электронная ведомость».

В ходе работ по проекту моделировались различные кейсы, на основе которых были сформулированы следующие требования к разрабатываемому программному комплексу:

• обеспечение фиксации результатов аттестационных испытаний в электронной форме;
• наличие единой базы аттестационных ведомостей и оценок;
• обеспечение согласования всех аттестационных ведомостей с директором института;
• обеспечение неизменности и юридической значимости утверждённых аттестационных ведомостей;
• возможность формирования печатных представлений утвержденных электронных версий аттестационных ведомостей в формате pdf с подстановкой штампа ЭП в фиксированном месте ведомости;
• назначение пересдач с выбором даты и времени и подбором доступной аудитории в электронной форме;
• наличие механизма информирования студентов о результатах проведения аттестационного испытания и предстоящих пересдачах;
• отображение пересдач в электронном расписании занятий;
• бесшовная интеграция между используемыми информационными системами.

Архитектура решения

Для реализации заявленного функционала программного комплекса «Электронная ведомость» командой разработки были выбраны уже имеющиеся информационные системы (СЭД DIRECTUM и КИС Галактика ERP), а также для обеспечения взаимодействия между сторонними информационными системами – ELIOS 2.0, разработанный в ФГБОУ ВО Югорский государственный университет.

В результате анализа были определены следующие зоны ответственности информационных систем:

Ход разработки подробнее (развернуть)

Планы развития

1. Распространение комплекса программ на весь университет и достижение целевых показателей:

а) Пользователей, охваченных автоматизацией по проекту:

• 5 ТОП-менеджеров;
• более 300 преподавателей (НПР);
• более 3500 студентов.

б) Фиксация результатов аттестационных испытаний производится исключительно в электронной форме, ежегодно оценивается порядка 7000 ведомостей (без учёта пересдач).

2. Адаптация API к новой версии СЭД DIRECTUM 5.8.х и переход к MVC-паттерну;

3. Развитие использования функционала КИС Галактика ERP для учета доступности аудиторий и преподавателей при формировании учебного расписания;

4. Отображение назначенных пересдач в электронном расписании вуза;

5. Реализация пожеланий пользователей по результатам второго этапа разработки.

Результаты проекта

В ходе реализации данного проекта команда разработки получила большой практический опыт интеграции нескольких крупных коммерческих гетерогенных информационных систем.

Реализованное решение показало высокую востребованность среди пользователей наряду с высокой эффективностью в условиях дистанционного формата обучения, а также позволило по-новому организовать процессы фиксации и учёта успеваемости студентов, а также проведения аттестационного испытания к следующему виду:

Началась цифровизация процесса назначения пересдач и последующая автоматизация назначения и проведения повторных аттестационных испытаний. Сейчас идет проработка вариантов оптимизации бизнес-процесса, на текущий момент процесс назначения пересдач реализован следующим образом:

Решение устойчиво к изменениям самого бизнес процесса, например, к переходу на индивидуальные образовательные траектории (ИОТ) и соответствующему кратному росту числа ведомостей, что положительно скажется на результатах внедрения. Данный программный комплекс может быть встроен в ИТ-ландшафт других образовательных организаций, не зависимо от масштаба организации.

В результате внедрения программного комлекса, отказ от бумажных документов с последующим переходом на использование информационных систем вызвал положительные отзывы среди подавляющего большинства пользователей. Скептические настроения перед стартом проекта быстро сменились на вовлеченность, в результате чего сформировалась новая культура работы с информационными системами. Однако, требует дальнейшей проработки механизм противодействия оппортунистическим поведениям небольшого числа работников, которые привыкли работать по старинке и принципиально отказываются работать в информационных системах.

Состав команды проекта

Руководитель рабочей группы – Санников Дмитрий Васильевич.

Заместитель руководителя рабочей группы: Татаринцев Ярослав Борисович.

Рабочая группа:

• Родь Юлия Степановна (проректор по экономическому развитию)
• Грошева Татьяна Александровна;
• Богданов Никита Сергеевич;
• Карпов Дмитрий Викторович;
• Алмазов Олег Викторович;
• Ротко Валерий Витальевич;
• Гончаренко Олег Валериевич;
• Комсюкова Лариса Владимировна;
• Казакова Мария Владимировна;
• Пестрякова Ирина Александровна;
• Самойлова Наталья Алексеевна;
• Геворкян Анна Эдмоновна;
• Ульмер Светлана Сергеевна.

Команда внедрения со стороны образовательного процесса - 14 сотрудников ФГБОУ ВО Югорский государственный университет.