Реестр учета фактов государственного контроля как лучшая практика отрасли железнодорожного машиностроения

ООО "ЛокоТех" управляет активами по обслуживанию, ремонту, модернизации и передаче в лизинг локомотивов, производству узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения. В производственную базу входят 9 локомотиворемонтных заводов и около 90 сервисных депо по всей России и в Казахстане. Это более чем 250 производственных площадок, распределенных по 7-ми часовым поясам со штатом сотрудников в 60 000 человек. 

Плодотворное сотрудничество ООО ЛокоТех с ООО МайТэк, генеральным партнером Directum, ведется с 2014 года. За это время между компаниями сложились доверительные партнерские отношения, планируется дальнейшая совместная работа в рамках развития системы Directum.

Иллюстрацей могут стать проекты-участники Awards

• 2015 DIRECTUM в ООО «Локомотивные технологии» объединяет 4000 пользователей в 8 часовых поясах
• 2016 171 организация ГК «Локомотивные технологии» в безбумажном документообороте DIRECTUM
• 2018 Дело № 42: об автоматизации Оценки персонала в ООО "Локотех"
• 2019 Эпизод IX: Имперский размах в управлении бизнес-процессами

Цели и задачи проекта

Масштабы ООО ЛокоТех и особенности отрасли предполагают непрерывные проверки контрольно-надзорными органами. К ним относятся органы прокуратуры, Роструд (ГИТ), МЧС, Ротсранснадзор, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Роспотребнадзор, Роскомнадзор, Росстат, Россельхознадзор, военный комиссариат, Антимонопольная служба, таможенные органы, региональные правительства / администрации. До внедрения Реестра учета фактов государственного контроля каждый субъект холдинга вел самостоятельную работу в рамках плановых / внеплановых проверок.  Это влекло за собой негативные последствия:

• отсутствие единой системы учета контрольно-надзорных мероприятий и принятых мер реагирования по их итогам;
• несвоевременное реагирование сотрудников центрального аппарата в случаях, требующих участия, в том числе обжалования неправомерных актов надзора;
• нарушения в выполнении предписаний контрольно-надзорных органов;
• невозможность обобщения опыта и распространения лучших практик на все структурные единицы;
• невозможность ведения статистического учета и оценки эффективности деятельности служб.

Главным фактором принятия решения о реализации проекта стали случаи сокрытия работниками предприятия фактов выявленных нарушений. В компании отсутствовало понимание о масштабах нарушений как по вине работников, так и по причине отсутствия надлежащего финансирования.

Финансовые потери компании в виде штрафов, дополнительных расходов на выполнение неправомерных требований и риск приостановления деятельности структурных единиц подтолкнули руководство к принятию решения о реализации проекта по внедрению Реестра учета фактов государственного контроля.

Суть проекта

В рамках проекта проведена автоматизация работы с контрольно-надзорными мероприятиями.

Для оптимизации процесса сотрудниками отдела лицензирования, аналитики и нормативного регулирования (сейчас это отдел по противодействию коррупции и взаимодействию с контрольно-надзорными органами) было разработано предложение по созданию справочника для учета факторов государственного контроля (надзора), муниципального контроля, а также дел об административных правонарушениях на платформе СЭД Directum.

Перед командой МайТэк были поставлены следующие цели:

• повышение эффективности и оперативности работы при взаимодействии с контрольно-надзорными органами;
• систематизация и унификация технологии работы с документами в рамках взаимодействия с контрольно-надзорными органами;
• улучшение качества, полноты и достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности;
• исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов;
• сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям;
• усиление контроля исполнительной дисциплины;
• соблюдение принципа однократности регистрации документов.

История проекта

Основной функционал модуля запущен в промышленную эксплуатацию в 1 квартале 2019 г. Ключевой этап реализации проекта связан с внесением изменений в Российское законодательство, касающееся контрольно-надзорной деятельности, и реализован и доработан в начале 2021 года.

Так, в 2021 году в связи со вступлением в силу с 01.07.2021 нового ФЗ № 248 о государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации, а именно ст. 56 в Реестр учета фактов государственного контроля был добавлен новый реквизит с видами контрольно-надзорных мероприятий.

Это нововведение помогло группе компаний в моментальном реагировании на результаты проверок. Например, работник может быть автоматически командирован на выездную проверку. Теперь нет необходимости открывать каждый документ и принимать решение о выездном мероприятии, документальной проверке или запросу письменных пояснений.

Ход проекта

Внедрение проводилось итерационно с целью адаптации под изменяющиеся законодательные нормы. Таким образом, решение учитывает в том числе изменения, связанные с ФЗ № 248 от 01.07.21.

• Исследование проводилось в 3 квартале 2018г. - 4 квартале 2020 г.,
• Реализация модификаций системы – в 3 квартале 2018г. - 1 квартале 2021г.,
• Опытно-промышленная эксплуатация - в 4 квартале 2018г. - 2 квартале 2021г.,
• Промышленная эксплуатация - в 1 квартале 2019г. - 2 квартале 2021г.

Изменение процесса

До внедрения Реестра данные по проверкам предоставлялись управляемыми обществами вручную в формате Excel, затем анализировались сотрудниками отдела лицензирования, аналитики и нормативного регулирования. Такой формат бизнес-процессов был несовершенен, выявлялись факты некорректного предоставления отчетов, а также неполной информации. 

Также ранее были неоднократные попытки обобщить информацию так сказать «в ручном режиме», что привело просто к огромному потоку не сортируемых документов и сведений. Провести анализ и сформировать какую-либо статистику не представлялось возможным. Невозможно было выявить наиболее проблемные точки.

С внедрением модуля бизнес-процесс был систематизирован, закреплены зоны ответственности, появился четкий регламент работы с контрольно-надзорными мероприятиями.

Оптимизация процесса

В ЛокоТех куратором и администратором процесса является Отдел противодействия коррупции и взаимодействия с контрольно-надзорными органами. При несогласии с требованиями надзорного органа инициируется процедура обжалования, контролируется исполнение требований надзорных органов, выявляются причины нарушения, а также лица, допустившие нарушение. К лицам, допустившим нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.

В регионах ответственными за наполнение и ведение модуля назначены сотрудники юридических служб, которых наделили полномочиями запрашивать любую информацию в рамках надзорных мероприятий у всех работников структурного подразделения.

В процесс работы с модулем так или иначе вовлечены все сотрудники ЛокоТех. Среди ключевых пользователей модуля: юристы филиалов (или иная служба согласно приказу директора филиала), сотрудники отдела лицензирования, аналитики и нормативного регулирования, сотрудники привлеченные для согласования карточки контрольно-надзорного мероприятия, руководители высшего звена.

Проектные решения и подходы (Развернуть)

Результаты

Налажен контакт с надзорными органами, оперативное реагирование на акты надзорных органов, что создает благоприятную репутацию для компании.

Благодаря проекту внедрения модуля «Контрольно-надзорные мероприятия» учет всех отношений с КНО, выполняемый ранее вручную специалистами ГК «ЛокоТех», полностью заменен на автоматизированный режим. Налажен контакт с надзорными органами, оперативное реагирование на акты надзорных органов, что создает благоприятную репутацию для компании.

• в базе данных содержится информация о более чем 1700 контрольно-надзорных мероприятий, их число ежедневно пополняется;
• появилась возможность отмены неправомерных актов по инициативе УК ЛТ ввиду оперативности и проактивности действий. Профильные отделы теперь уведомляются о проверках своевременно, реагируют оперативно и осуществляют превентивные меры;
• по данным ГК ЛТ внесение изменений в модуль КМН в 2021 году позволило избежать дополнительных расходов на сумму более 30 млн руб;
• исключены штрафы за непредставление ответов на запросы органов надзора;
• исключены санкции за несвоевременную оплату штрафов;
• повышен уровень исполнительской дисциплины за счет интеграции в систему контроля исполнения поручений;
• предусмотрена возможность индивидуального назначения прав доступа, что позволяет облегчить взаимодействия внутри компании с распределенной филиальной сетью;

Ключевые достижения

• максимальное удобство для пользователя с минимумом лишних действий;
• контроль ввода данных, развернутые наполненные справочники с учетом изменений законодательства;
• снижение количества пользовательских ошибок за счет контроля ввода данных;
• экономия трудозатрат за счет удобных фильтров и юзер-френдли интерфейса;
• оптимальные пользовательские фильтры.

Показатели

• 60 000 сотрудников, охвачены автоматизацией по проекту
• Сокращение временных расходов на процессы, связанные с учетом КНМ на 80%;
• Экономия около 30 000 000 руб./год за счет снижения рисков штрафов;

Результаты по стратегии устойчивого развития

Влияние на расходы и окружающую среду. За счет снижения итераций согласования по более чем 1700 заявкам без бумаги сильно сократилось ее потребление. Минимизированы трудозатраты на обработку информации.

Прозрачность управления. Внедрение реестра позволило наладить исполнительскую дисциплину, более эффективно использовать бюджет и своевременно формировать бюджет с целью соблюдения требований законодательства и с учетом снижения рисков штрафов. Сейчас – есть понимание, где находятся точки оптимизации, какой процесс требует доработки, в какой области наиболее часто выявляются нарушения, какой процесс требует наибольшего внимания.

Внутренняя среда. Как и любое нововведение, проект изначально вызывал у сотрудников некоторую настороженность. У коллектива возникло понимание, что скрыть информаци о нарушениях уже не получится. Однако с момента включения в процесс коллег, ответственных за ведение реестра обстановка в коллективе улучшилась. Сейчас это вполне обыденная ситуация в рабочем процессе, требования надзорных органов анализируются, исполняются, а при необходимости обжалуются. С учетом общего посыла в РФ о цифровизации КНД, практика ЛокоТех, безусловно, даст свои плоды.

Лидерство и масштаб проекта

Ассоциация устойчивого развития промышленности (в членство которой ООО ЛокоТех входит с 2022 года) рассматривает опыт создания подобной системы централизованного учета и реагирования по контрольно-надзорным мероприятиям в качестве лучшей практики отрасли, на основе которой планируется разработка аналогичного ИТ-продукта, внедрить которую в «коробочной» версии смогут любые организации. Таким образом, будет достигнуто повышение не только собственной эффективности предприятия, но и в целом отрасли.

Планы по развитию проекта

Направления дальнейшего развития проекта:

• интеграция в системы госструктур;
• автоматическое обновление в соответствии с планом проверок надзорных органов;
• настройка электронного обмена информацией напрямую с государственным органом;
• распространение данных реестра в качестве лучших практик с иными структурами отрасли.

Команда проекта

Со стороны ЛокоТех:

• Морозов Павел Сергеевич - директор по безопасности производственной деятельности и устойчивому развитию ТМХ
• Кузьмук Cветлана Васильевна - начальник отдела противодействия коррупции и взаимодействия с КНО ЛокоТех
• Рудометов Юрий Александрович - управляющий директор по внутренней безопасности и взаимодействию с правоохранительными органами

Со стороны МайТэк:

• Бояджян Карине Григоровна - руководитель проекта
• Афонов Дмитрий Сергеевич - разработчик
• Андарзянов Ильдар Фаилович - разработчик
• Исмагилова Регина Айратовна - бизнес-аналитик