171 организация ГК «Локомотивные технологии» в безбумажном документообороте DIRECTUM

Опубликовано:
10 января 2017 в 09:01

Утверждено 46 1

Характеристика проекта

ООО «Локомотивные технологии» (ГК «ЛокоТех») − компания, интегрирующая управление активами АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом МХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис».

Всего в состав Группы компаний входят порядка 150 бизнес-единиц, в числе которых 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо, отвечающих за техническое обслуживание свыше 15 000 локомотивов на всем их жизненном цикле.

Штатная численность превышает 60 000 человек.

Напомним, что проект реализуется в несколько этапов:

Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии»» и 4 дочерних компаниях в Москве.
Тиражирование DIRECTUM в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис».
Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга.
Межкорпоративный безбумажный документооборот.

Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в Управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам: работа с поручениями, работа с исходящими письмами, рассмотрение входящей документации, управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, заявками в IT и управление доверенностями. Охвачено 300 пользователей.

С октября 2014 по декабрь 2015 гг. система тиражирована на уровень административно-управленческого аппарата двух крупных дочерних компаний холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис», - заменив работавшие там системы – «1С:Документооборот» и DocsVision. Выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. Расширен функционал системы. Сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.

С декабря 2015 года по март 2016 года система тиражируется до конечного пользователя всех компаний холдинга. Количество сотрудников, работающих в DIRECTUM, приближается к 5 000.

С марта 2016 года стартовала 3 фаза проекта, в рамках которой продолжает расширяться функционал системы и автоматизируются такие процессы, как запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП, работа с заявками на получение технической документации, согласование должностных инструкций, согласование карт КПЭ, работа с заявками на коммерческие предложения, согласование сметной документации и другие.

ЕСМ-система продолжает развиваться функционально, автоматизируются новые бизнес-процессы, среди которых управление рекламациями и работа по претензионной деятельности, конкурсные процедуры, интеграция с КСНСИ по блоку HR и многие другие.

В августе 2016 года холдинг полностью переводит в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, а это служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие документы.

Задачи проекта

Проектные решения

Договорные документы

Ключевой фактор эффективности процессов Холдинга - скорость, достоверность информации и исключение потерь в рамках взаимодействия компаний Холдинга, а согласование договорных документов - важнейший процесс, влияющий на эффективность бизнеса.

Механизм согласования договорных документов в DIRECTUM реализован на основе матриц. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко корректировать при внесении изменений в регламенты предприятия.

Таким образом, бизнес абсолютно не теряет времени и ресурсов не "пересылку" документов, устранены риски потери документов в пути или на одной из сторон.

Все стало абсолютно прозрачно.