Решение МЭДО для организации внутреннего и внешнего обмена корреспонденцией

Задача

Как в кратчайшие сроки совместить внутренний региональный документооборот с межведомственным документооборотом, включив в него действующие интеграционные процессы и обеспечив долговременную поддержку? Легко!

Берём решение вендора «Интеграция с МЭДО», содержащее необходимый функционал по обмену информацией с подчиненными внешними участниками, приправляем набором интеграционных механизмов и трансформируем его в отдельный модуль «Интеграция».

Рисунок 1. Обложка модуля Интеграция

В рамках реализации проекта перехода с Directum 5 на Directum RX Правительства Вологодской области было необходимо реализовать механизм документооборота с внешними участниками максимально близкий к уже существующему. В системе Directum 5 Правительства Вологодской области, именуемой «Автоматизированная система электронного документооборота» (далее – АСЭД) было два механизма межведомственного электронного документооборота:

1. Система межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО) между внешними участниками органов власти.

2. Система регионального документооборота (далее – РДО) в формате МЭДО с внутренними участниками, работающими в отдельной системе подведомственных учреждений области (далее – СЭД БУ), включающего механизм выдачи поручений и согласования документов между АСЭД и подведомственными учреждениями, а также органов местного самоуправления.

Таким образом, перед проектной командой стояло сразу несколько задач:

1. Заменить действующие механизмы пакетной передачи служебных документов в формате МЭДО, на одно функциональное решение.
2. Гарантировать функционирование существующего механизма обмена с подчинёнными организациями до участия в пилотном проекте по Глобальному адресному справочнику (далее – ГАС) и обеспечить безболезненный переход на решение ГАС в дальнейшем.
3. Обеспечить согласование и подписание документов, а также направление поручений между АСЭД и СЭД БУ.
4. Обеспечить синхронизацию организационной структуры предприятия (организаций, подразделений, сотрудников и других справочников) между АСЭД и СЭД БУ.

В качестве дополнительных требований было заявлено:

• отделение поступивших пакетов с обращениями граждан (далее – ОГ) от пакетов, содержащих служебную корреспонденцию (так как обработка ОГ попрежнему осуществляется в отдельной системе);
• расширение возможности маршрутизации пакетов МЭДО по имени адресата и по подразделению, в том числе без тэга назначения (destination);
• определение регистраторов документов МЭДО согласно иерархической структуре правительства;
• расширенная поддержка типов связей МЭДО (тэг link);
• повышение стабильности работы в примонтированной ФС под Linux;
• минимизация вмешательства в коробочную логику для упрощения последующего перехода на решение ГАС.

Описание и возможности решения

Внедрение и доработка модуля МЭДО в соответствии с заявленными требованиями

За основу было взято решение вендора «Интеграция с МЭДО», содержащее обновленную схему работы с документами, передаваемыми по каналам МЭДО (рисунок 2), т.к. это решение обеспечивало большую часть функционала, требуемого заказчику и в перспективе позволяло легко заменить механизм РДО с помощью перехода на работу с ГАС.

Рисунок 2. Обновлённая схема работы МЭДО (взято с сайта Directum)

Механизм работы с Глобальным адресным справочником, представленный Правительством РФ в рамках приказа от 22 июня 2022 г. № 500/82, призван упростить подключение новых участников к системе МЭДО, без необходимости внесения изменений в постановление Правительства от 22 июня 2013 г. № 613. Таким образом, после внедрения ГАС, Правительству Вологодской области понадобится лишь оформить запросы на подключение подчинённых организаций и обновить свой адресный справочник. Более подробную информацию можно получить в статье на портале Directum Club.

По причине того, что конкретные сроки запуска пилотного проекта по работе с ГАС не были известны, встал вопрос о необходимости доработки механизма маршрутизации с подчинёнными внешними участниками (СЭД БУ) собственными силами.

В результате изменений схема работы в рамках МЭДО для Правительства Вологодской области получилась следующая (зелёным цветом отмечены изменения в работе процессов):

Рисунок 3. Схема механизма работы решения МЭДО

В качестве основного инструмента маршрутизации выступает справочник «Настройки МЭДО для наших организаций» (рисунок 4), который ранее содержал только информацию о Нашей организации (далее – НОР), уникальный идентификатор и пути до папок обмена. К существующим полям мы добавили собственные: Организация и Подразделение, по которым и будет осуществляется дополнительная маршрутизация.

Рисунок 4. Пример записи справочника «Настройки МЭДО для наших организаций»

Для решения вопросы передачи обращений граждан в отдельную систему, как видно из схемы (рисунок 3), был разработан дополнительный фоновый процесс (далее – ФП) «Распределение пакетов», который обеспечивал необходимую маршрутизацию пакетов, в том числе по наименованию адресатов.

Также, для выполнения дополнительных требований заказчика были реализованы следующие механизмы:

• обработка входящих пакетов без тэга destination, для старых форматов МЭДО;
• работа со связями МЭДО, отличными от «В ответ на» (рисунок 5);
• подбор регистраторов входящей корреспонденции доработан с учётом адресации в конкретные организации и подразделения (позволил упростить работу регистраторов);
• запись логов процессов МЭДО в отдельный файл (позволило существенно сократить время анализа возникших проблем со стороны инженеров поддержки).

Рисунок 5. Пример записи справочника Типы связей МЭДО.

Помимо этого, в связи с тем, что компания Directum постоянно совершенствует свой продукт, для упрощения и сокращения сроков последующего обновления системы требовалось максимально сократить вмешательство в работу коробочного решения, по причине чего было задействовано сразу несколько принципов доработки:

• при перекрытии функций максимально использовать базовые обработчики, точечно встраивая функции, которые будут вносить коррективы в обрабатываемые объекты;
• т.к. часть функций коробочного решения имели сложную разветвлённую логику и оперировали множеством объектов, блоки кода разграничивались на «#region Base» и встраиваемые функции;
• для избежание излишних перегрузок методов часть параметров могла передаваться через механизм «e.Params».

Особенности реализации под ОС Linux

Дополнительным немаловажным фактором при развёртывании системы стало то, что в требования заказчика входила работа системы под операционной системой Linux, в связи с чем встал выбор по какому протоколу осуществлять подключение сетевых папок. После некоторых тестов выбор пал на протокол CIFS (Common Internet File System, он же Server Message Block), который в процессе эксплуатации обеспечивал стабильную работу с примонтированными каталогами. Для повышения стабильности работы с ними, в код работы фоновых процессов были добавлены:

• проверки на время создания каталога и наличие в нём необходимых файлов, что позволило сократить количество ошибок обработки пакетов;
• при рекурсивном удалении каталогов (в том числе перемещении) был добавлен код позволяющий исключить ситуацию, когда система не успевала освободить дескриптор каталога, что приводило к возникновению ошибки обработки пакета;
• распаковка контейнеров (архивов) во временную папку системы так же позволила исключить лишние блокировки каталогов в сетевых папках, тем самым повышая стабильность работы решения;
• добавление транслитерации в наименования каталогов позволило обеспечить 100% обработку пакетов во внешней системе, не опасаясь проблем в настройках локали.

Работа с подчинёнными внешними участниками (СЭД БУ)

Механизм работы с подчинёнными внешними участниками в системе СЭД БУ построен на аналогичном МЭДО принципе интеграции – обмен пакетов (xml + файлы) через сетевые каталоги и включает в себя три подпроцесса (рисунок 6):

• синхронизация организационной структуры предприятия (справочников Организация, Подразделение, Сотрудники, Персоны, Страны, Регионы, Города);
• согласование и подписание Исходящих документов из СЭД БУ в рамках задачи на согласование по регламенту;
• исполнение поручений из головной системы в подчинённые (СЭД БУ) в рамках задачи на исполнение поручения.

Рисунок 6. Схема работы механизма Сквозных процессов

Для обеспечения единообразия организационной структуры предприятия у каждой записи справочников оргструктуры (перечислены ранее) добавлены поля с GUID интеграции и признака необходимости их синхронизации. При сохранении происходит проверка и создание пакета интеграции для передачи в подчинённую систему. В подчинённой системе пакет загружается ФП «Загрузка пакетов интеграции».

В карточку сотрудника добавлено поле «Тип участника», для удобства поиска сотрудников, работающих в подчиненной системе. В случае отправки поручения подчинённому сотруднику в системе создаётся запись справочника «Поручение» модуля «Интеграция», после чего подготавливается пакет и переносится в соответствующую папку. Взаимодействие в рамках данного процесса двустороннее, т.е. в зависимости от типа участника выполнение поручения приостанавливается и возобновляется в соответствии с требуемой системой.

Схожим образом работает механизм интеграции для процесса согласования и подписания исходящих документов в рамках исполнения задачи на согласование по регламенту. В подчинённой системе СЭД БУ создаётся задача на согласование исходящего документа и направляется внешним согласующим в основную систему АСЭД. В АСЭД пакет загружается фоновым процессом, который создаёт запись справочника «Сквозные процессы» и инициирует процесс согласования, а также, если необходимо, возврат на доработку в СЭД БУ.

Модуль «Интеграция» в системе подведомственных учреждений области

Для реализации вышеописанных задач в СЭД БУ был реализован аналогичный модуль «Интеграция», включающий в себя решение МЭДО и «сквозные процессы». В одном интерфейсе собраны все интеграционные процессы. Делопроизводители работают с пакетами и уведомлениями МЭДО через обложку модуля «Делопроизводство» аналогично базовому решению.

Результаты

В результате удалось добиться следующих поставленных задач:

1. Организован внутренний и внешний обмен юридически значимыми документами с помощью решения «Интеграция». Модуль РДО заменён на стандартное решение.
2. Организован механизм работы «сквозных процессов» в рамках модуля «Интеграция», что позволяет администраторам системы работать в едином интерфейсе интеграционных процессов.
3. В рамках «сквозных процессов» построен полноценных механизм синхронизации оргструктуры, отправки поручений подчинённым участникам, а также согласование и подписание в АСЭД исходящих документов, созданных в СЭД БУ.
4. Система подведомственных учреждений области переведена на базовое решение Directum – «Интеграция с МЭДО», что позволило отказаться от модуля РДО и в последствии упростит механизм обновления системы на новые версии Directum RX. Обложка модуля идентична обложке в основной системе (АСЭД), что позволят администраторам работать с единым интерфейсом в разных системах.

Несмотря на то, что коробочный вариант реализации модуля МЭДО был модифицирован, согласно требованиями заказчика, тем не менее его использование существенно сократило время внедрения системы и в дальнейшем позволит без существенных затрат включиться в процесс работы с ГАС.

Так как проект был большим и ответственным, а заказчик требовательным, то в процессе работы над проектом пришлось совершенствовать и трансформировать подход к разработке и взаимодействию между разработчиками и аналитиками. Так были применены следующие подходы:

• использование канбан досок учитывающий полный цикл разработки/тестирования/публикации;
• стандартизация описания карточек на досках;
• отправка запросов на слияние и проведение кодревью между участниками разработки;
• использование дополнительного тестового контура на Linux (для заказчика) и Windows (для внутреннего тестирования).

Работа в системе Linux и с сетевыми каталогами, а также найденные решения позволят в дальнейшем избежать многих ошибок и распространить опыт на другие проекты компании.

Перспективы развития решения

Полученный опыт работы с коробочным решением МЭДО в будущем позволит сократить сроки встраивание данного решения на проекты заказчиков, а реализованный функционал создания дополнительных связей легко тиражируется.

Состав команды проекта

• Ведущий разработчик и ответственный за общую разработку и модуль Интеграция – Моржухин А.А.
• Разработчик модуля НПА и ответственный за доработку решения МЭДО – Бастылев К.Ю.
• Аналитик проекта – Логиновских М.В.

Показатели эффективности

• Поставленные цели выполнены в полном объёме.
• На текущий момент ежедневно через механизм внешнего и внутреннего обмена передается в среднем 600-800 пакетов служебной корреспонденции.
• На момент написания статьи через механизм интеграции было выдано свыше 7500 поручений на сотрудников, работающих в системе подведомственных учреждений области
• Свыше 800 служебных документов было направлено на согласование за 4 месяца.