Решение по управлению Авансовыми отчетами в группе компаний Биннофарм и иностранных представительствах

ООО «Биннофарм Групп» — одна из ведущих фармацевтических компаний в России, собравшая под единым управлением производственные площадки в различных регионах страны.

«Биннофарм Групп» производит широкий ассортимент качественных и доступных рецептурных и безрецептурных лекарственных препаратов: 450+ регистрационных удостоверений, 200+ фармакологических групп, 420+ млн упаковок ежегодно. Производственный комплекс «Биннофарм Групп» включает пять площадок: АО «Алиум» (пос. Оболенск, МО), АО «Биннофарм» (г. Зеленоград), ПАО «Синтез» (г. Курган), АО «Биоком» (г. Ставрополь), ООО «Ниармедик Фарма» (г. Обнинск). На заводах производятся все существующие лекарственные формы препаратов: твердые, жидкие, мягкие и газообразные. «Биннофарм Групп» занимает первое место по производству антибиотиков в России.

В конце 2021 года были открыты 6 официальных представительств: в Казахстане, Республике Беларусь, Азербайджане, Молдове, Армении и Узбекистане. В начале 2023 года зарегистрировано седьмое представительство в Китае. На сегодняшний день препараты «Биннофарм Групп» можно приобрести в 14 странах мира.

Описание заявки

С момента внедрения единой СЭД на базе Directum RX в 2021 году, в компании «Биннофарм Групп» продолжается реализация глобальной стратегии на объединение процессов документооборота. Так одной из ключевых задач на 2022 год стала задача автоматизации процесса по управлению авансовыми отчетами на базе Directum RX, с учётом включения в общий бизнес-процесс сотрудников иностранных представительств.

Основными бизнес-заказчиками решения выступили финансовый департамент компании и департамент продаж и продвижения, в деятельности которых особенно важен фокус на эффективность и непрерывность процесса документооборота с подотчетными лицами (от создания карточки авансового отчёта до выплаты).

Определённым вызовом для рабочих групп стало внеплановое отключение MS SharePoint, где исторически было реализовано управление авансовыми отчётами. Это усложнило объём работы тем, что потребовалась разработка временной схемы работы с авансовыми отчетами с последующей синхронизацией с решением на базе Directum RX. Так общий срок разработки и внедрения прикладного решения составил 7 месяцев.

Задачи и цели решения

1. Продолжение общего стратегического курса компании на объединение процессов документооборота в единой СЭД на базе Directum RX;
2. В кратчайшие сроки перейти на управление процессом по авансовым отчетам из MS SharePoint на Directum;
3. Интеграция в прикладном решении на базе Directum RX нескольких информационных систем группы компаний, как учётных, так и системы по управлению отношениями с клиентами;
4. Объединение в общий бизнес-процесс сотрудников иностранных представительств с учётом ролевой модели;
5. Обеспечение возможности закрытия авансовых отчетов увольняющихся сотрудников.

Описание и возможности решения

В рамках решения по Авансовым отчетам инициатору (по факту любому сотруднику Группы) доступно заполнение карточки отчёта, добавление в карточку сопроводительных (оправдательных) документов по расходам, установка связи с ранее введенной в Directum командировкой или служебной поездкой и отправка на согласование по автоматическому маршруту.

На этапе заполнения табличной части карточки авансового отчета (таблица расходов) для сотрудника доступны опции (кнопки) автоматизированной выгрузки расходов из корпоративной учетной системы – по корпоративной банковской карте и по статистике мероприятий (актуально для медицинских и фармацевтических представителей при организации фармкружков и других научно-медицинских мероприятий). При этом не учитываются (не выгружаются) уже согласованные ранее расходы. Полученные данные по расходам можно при необходимости разбить по статьям расходов вручную.

Лимиты расходов разделены на фиксированные (жёсткие) и стандартные. При этом при превышении сотрудником фиксированного лимита автоматически формируется дополнительная ветка согласования превышения суммы.

Авансовые отчёты, подписанные электронной подписью, распечатываются по шаблону с информацией по ЭП (штамп ЭП). После выполнения архивариусом задания на получение оригиналов документов по авансовому отчету автоматически в карточке авансового отчёта проставляется признак «Получены оригиналы».

Кроме того, в системе предусмотрен отдельный процесс, обеспечивающий процедуру согласования авансового отчета для увольняющихся сотрудников.

Все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе, и их можно предоставить для проверки в надзорные органы, сформировав комплект документов за нужный период, по организации и сотруднику. Архив с комплектами документов формируется с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Пример карточки авансового отчета в системе Directum

Интеграционная схема решения по Авансовым отчетам включает следующие корпоративные информационные системы:

• SAP
• 1С:ЗУП
• CRM
• Интеграционная шина SAP PO

Особенности интеграции данных

1. Экспорт метаданных документа с типом «Авансовый отчет» с системой SAP и 1С;

2. Импорт транзакций в части расходов по корпоративным картам (из банковских выписок), суточным расходам и прочим расходам – также из SAP;

3. Загрузка посещений сотрудником и данных по представительским расходам из системы CRM;

4. Интеграция с ERP системой по созданию бухгалтерских проводок с автоматическим разнесением по нужным счетам учёта. Причем всё это - в условиях холдинга, с возможностью настройки на разные информационные базы и план счетов для каждого юридического лица;

5. Для загрузки и выгрузки данных используются web-сервисы интеграции Directum RX.

Результаты

1. Решение позволило полностью перенести функциональность авансовых отчетов из MS SharePoint в Directum RX, обеспечить устойчивую интеграцию с учетными системами и обеспечить процедуру согласования авансовых отчетов средствами Directum RX;

2. Работает подписание электронной подписью, выгрузка документов в надзорные органы, согласование превышения фиксированного лимита;

3. Разработан отельный модуль для сотрудников иностранных представительств с учетом распределения доступа к документам Directum.

Команда исполнителя (спасибо!)

• Кира Баева - руководитель проекта
• Леонид Евлентьев - архитектор
• Наталья Константинова - аналитик
• Юлия Зенина - аналитик
• Иван Романов - разработчик
• Ильназ Шарифуллин - разработчик
• Дмитрий Осетров - разработчик