СЭД на службе у национального проекта. Бесконечная история

Об ФЦК

Оператор национального проекта «Производительность труда» в части адресной поддержки предприятий.

Национальный проект «Производительность труда» работает для повышения конкурентоспособности российских товаров и услуг, создавая культуру высокой производительности и эффективности среди работников организаций в каждом регионе России.

ФЦК предоставляет квалифицированную помощь экспертов во внедрении лучших практик.

В ФКЦ начали использовать Directum RX с 2019 года, о чем рассказывали ранее на Awards 2019 и Awards 2022.

Цели и задачи проекта

Понимание необходмости нового этапа развития цифровизации бизнес-процессов было связано с факторами:

• рост количества участников национального проекта;
• изменения действующего законодательства в сфере кадрового документооборота, ЭДО и МЧД;
• увеличение объема документооборота;
• необходимость безопасного хранения информации и документов, а также их быстрого и удобного поиска;
• регулярное выявление избыточного или хаотичного согласования;
• расширение штата ФЦК.

Были поставлены следующие задачи:

• привести ИС в соответствие вступившим в силу изменениям в законодательстве РФ;
• продолжить сокращение бумажного документооборота и количества избыточных согласований;
• повысить качество функционирования внутренних бизнес-процессов ФЦК;
• автоматизировать взаимодействие ФЦК с контрагентами.

Цели проекта

Цели проекта с точки зрения стратегического развития управления организации:

• эффективная реализация национального проекта «Производительность труда»;
• формирование лучших практик автоматизации документооборота;
• передача опыта управления процессами документооборота среди организаций-участниц нацпроекта;
• формирование условий для оптимизации и автоматизации документооборота в упомянутых организациях.

Описание заявки

Для оптимизации деятельности ФЦК потребовалось переложение новых бизнес-процессов и оптимизация ранее созданных на СЭД в части:

• взаимодействия с государственными органами;
• взаимодействие с предприятиями-участниками и прочими контрагентами через сервис электронного обмена;
• делопроизводства и архивирования юридически значимых документов;
• кадрового документооборота;
• интеграции с учетными системами (1С:ЗУП, 1С:НКО);
• гибкого управления проектами;
• контроля исполнительской дисциплины пользователей.

В связи с этим было принято решение о необходимости дальнейшего развития СЭД.

История проекта

Сроки проекта: январь 2022 – декабрь 2023.

Проект включал в себя следующие этапы:

• формирование функциональных требований и написание технических заданий на развитие СЭД;
• внедрение и адаптация новых модулей;
• корректировка созданных при внедрении системы бизнес-процессов;
• создание дополнительных правил согласования, этапов, ролей, шаблонов;
• выполнение необходимых доработок системы;
• опытно-промышленная эксплуатация;
• обучение пользователей и администраторов СЭД и подготовка инструкций;
• ввод в промышленную эксплуатацию;
• контроль исполнительской дисциплины.

В команду проекта были включены руководители всех подразделений ФЦК, фактические исполнители, аналитики, администраторы СЭД и разработчики.

В ходе проекта была проведена оценка функциональных требований владельцев процессов и определение способов их реализации.

Основной задачей стало значительное сокращение использования бумажного оформления таких документов как:

• договоры,
• дополнительные соглашения,
• акты выполненных работ,
• финансовые документы;
• кадровые документы,

А также предстояло организовать их надлежащее формирование и хранение в электронном виде для сохранения юридической значимости.

Кроме того, было принято решение максимально оптимизировать внутренние управленческие процессы:

• перейти на импортонезависимое решение для совместной работы кроссфункциональных команд;
• расширить интеграцию с учетной системой 1С для уменьшения количества избыточных операций при отправке на согласование документов, которые формируются в 1С;
• усилить контроль исполнительской дисциплины сотрудников для сокращения сроков выполнения работ;
• автоматизировать контроль исполнения договоров для приведения в соответствие с внутренними ЛНА;
• снизить количество ошибок, приводящих к необходимости отправки на новый круг согласования.

Проектные решения

Взаимодействие с государственными органами по МЭДО

В стандартное решение «Коннектор к МЭДО» внесены следующие модификации.

• Повторная отправка по МЭДО и/или эл.почте в случае выявления необходимости выполнения несутевых правок в документах для отмеченных пакетов МЭДО без необходимости создания новой версии документа и его повторного согласования (рисунок 1).
• Установка срока задач на регистрацию по МЭДО в соответствии с внутренними ЛНА (рисунок 2).
• Возможность отправки запроса на продление срока при выполнении задания на регистрацию входящих пакетов МЭДО участнику роли Руководитель службы делопроизводства.
• Скорректированная логика определения корреспондента МЭДО, когда есть подчиненные подразделения, созданные ранее головного (Правительства и Министерства): выбирается не та карточка, которая создана раньше, а та, которая подходит больше.

Рисунок 1.

Рисунок 2.

Описанные доработки позволили оптимизировать процесс обработки входящих писем, обеспечить контроль соблюдения принятых в организации норм обработки корреспонденции, исключить избыточные операции для согласующих и делопроизводителей.

Взаимодействие с предприятиями-участниками и контрагентами через сервис ЭДО

В ФЦК была настроена интеграция с учетной системой, внедрены регламенты согласования формализованных и договорных документов в системе оператора электронного обмена (СБИС). При этом договоры, дополнительные соглашения, в также акты исполнения этапов в рамках соглашений с предприятиями-участниками национального проекта продолжали согласовываться в СЭД с последующей выгрузкой и загрузкой в СБИС вручную, при этом согласование формализованных документов переносить в СЭД не планировалось.

Для оптимизации указанных процессов было приобретено и адаптировано под нужды организации решение «Обмен с контрагентами».

При внедрении необходимо было исключить массовый импорт в систему всех пакетов электронного обмена, тем самым избежать двойного хранения и сэкономить ресурсы.

Тем не менее, появилась необходимость согласовывать в СЭД неформализованные акты выполненных работ и отправлять их через сервис электронного обмена с приложением формализованных документов (счетов, счетов-фактур) – одним пакетом.

Модуль «Финансовый архив», который частично содержит необходимый функционал, в ФЦК отсутствует.

Для этих целей стандартный модуль «Обмен с контрагентами» дополнен следующим функционалом:

1. Переработан механизм обработки поступивших документов по каналам СБИС – фильтрация поступившей корреспонденции по принадлежности документов к требуемому подразделению. Правила распределения документов по подразделениям настраиваются в СБИС.
2. Создано действие «Импортировать XML файл для отправки» для загрузки формализованных документов, аналогично функционалу модуля «Финансовый архив».
3. Доработан функционал использования последней подписанной версии вместо последней версии и проставление регистрационных данных в колонтитулы документа слева от штампа СБИС.

Дополнительно было принято решений произвести обновление системы до версии 4.6. с целью в том числе получения возможности отправки документов через СБИС в филиалы и подразделения контрагентов.

Таким образом, после дополнительного обучения и инструктажа пользователей, отвечающих за взаимодействие с контрагентами, на безбумажный документооборот было переведено 48 % договорного документооборота за период с октября 2023 г. по март 2024 г.

Делопроизводство и архивирование юридически значимых документов

Для целей приведения пакетов документов в СЭД и механизмов их хранения и архивирования в соответствие с требованиями действующего законодательства было принято решение частично реализовать функционал модуля «Долговременный архив», а именно возможность массовой выгрузки документов в формате zip-контейнеров. Контейнер содержит PDF, оригинал документа, открепленную подпись, приложения, XML с метаданными документа для исходящих, входящих писем, договоров, доп. соглашений, ОРД (приказов, распоряжений).

Состав zip-контейнеров для документов приведен в соответствие с Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

На Рисунке 3 изображено окно параметров запроса.

Рисунок 3.

Учитывая зачастую значительные объемы выгружаемых архивов, стало необходимым дополнить функционал асинхронным процессом, который позволял сохранить быстродействие системы и скорость обработки других запросов. По завершении процесса автору отправляется уведомление в системе с вложением результата формирования zip-архива. Дополнительно разработан фоновый процесс, который отвечает за удаление временных файлов выгрузок в случае, если система находит по заданным параметрам более 100 документов.

Кадровый документооборот

В 2021 году был приобретен модуль СЭД «HR-процессы», в рамках которого внедрены следующие процессы:

• планирование графика отпусков;
• оформление отпусков;
• двухсторонняя синхронизация организационной структуры с учетной системой (1С: ЗУП).

В дополнение в 2023 году автоматизирован процесс оформления замещения.

Задачи по оформлению или подтверждению ранее запланированного отпуска были дополнены новыми этапами автоматического создания системой и оформления соответствующих документов:

• уведомление о замещении на период отсутствия;
• приказ «О назначении временно исполняющего обязанности» на срок отпуска;
• должностная инструкция замещаемого.

Кроме этого, для обеспечения высокого уровня исполнительской дисциплины (не менее 97%) разработан фоновый процесс по рассылке уведомлений, напоминающих о начале действия замещения отсутствующего сотрудника, дополненных инструкцией по работе с задачами и заданиями замещаемого.

Интеграция с учетными системами (1С:ЗУП, 1С:НКО)

Отпуска

В ФЦК у более чем 300 экспертов (руководителей проектов на предприятиях-участниках национального проекта), работа которых носит разъездной характер. Ранее при оформлении отпусков сотрудникам приходилось получать данные по запланированным командировкам из другой системы или новые периоды отпусков выбирались с накладками, что приводило с необходимости повторного переноса, так как уведомление о наличии другого согласованного отсутствия поступало из 1С:ЗУП только после завершения согласования в СЭД.

С целью решения данного вопроса расширена синхронизация с 1С:ЗУП в части кастомизации графика пересечений посредством получения данных обо всех видах отсутствий (рисунок 4).

Рисунок 4.

После внедрения нового графика пересечений количество задач по переносу отпуска сократилось более, чем на 30% (рисунок 5), что позволило оптимизировать трудозатраты кадровой службой.

Рисунок 5.

Коннектор

Учитывая функциональные особенности модуля «HR-процессы» и принятое решение вендора по поводу отказа от его дальнейшего развития в связи с появлением нового решения «HR-Pro», обновление СЭД на новые версии станет невозможным. По этой причине разработан новый модуль Коннектора 1С FCKConnector на основе базового модуля Connector решения IntegrationSolution1C с раскрытием возможности дальнейшей открытой разработки кода.

В дальнейшем рассматривается возможность перехода на использование «HR-Pro» c переносом кастомной доработки и миграции данных при содействии вендора, проявившего привычную клиентоориентированность при обсуждении условий предоставления лицензий на новый модуль.

Интеграция с 1С:НКО

Дополнительно создан функционал отправки задач на согласование по регламентам СЭД из 1С:НКО, включая разработку метода WebApi Directum RX для создания и отправки.

Особенности:

• Задача будет создаваться по регламенту по умолчанию, либо по указанному регламенту ИД которого будет указано в методе.
• Основные согласующие вычисляются в правилах регламента. Дополнительных согласующих можно добавить через соответствующий параметр.
• Инициатором задачи по умолчанию будет виртуальный пользователь, заранее созданный.
• Ошибки, которые будут возникать в процессе выполнения метода, будут возвращаться в виде ответа на запрос и дублироваться простой задачей администратору.
• Виды документов и правила согласования создаются в СЭД стандартным функционалом DirectumRX.

В результате за 6 месяцев, прошедших с момента использования описанной доработки СЭД, автоматизированы процессы согласования табелей учета рабочего времени (по каждому подразделению и общего) и инвентаризационных описей, исключены избыточные манипуляции сотрудников бухгалтерии по выгрузке из учетной системы и загрузке в СЭД с последующей отправкой по регламенту. Запросы на переход на описанный формат согласования других видов документов, создаваемых в 1С:НКО, учитывая полученные положительные отзывы, продолжают поступать от функциональных заказчиков.

Гибкое управление проектами

За победу в Directum Awards 2022 ФЦК получило право на льготное приобретение импортонезависимого модуля Agile-доски.

До внедрения данного решения различные проектные и кросс-функциональные команды использовали альтернативные и к тому же разные импортные приложения, что было неудобным, приводило к необходимости работать в двух и более системах и вызывало риски сохранности критичной проектной информации. После внедрения и адаптации модуля Agile-доски все работники ФЦК используют единое централизованное корпоративное решение, развернутое на внутренних серверах компании, для управления проектами, рабочими процессами и заданиями любых типов.

Несмотря на серьезную резистентность со стороны пользователей в начале использования, в дальнейшем сотрудники смогли оценить положительные эффекты от интегрированного в СЭД решения, которое регулярно развивается, все больше отвечая требованиям участников проектов, и, кроме того, не имеет риска ограничения доступа к его функционалу или запрета на его использование.

По прошествии полуторагодового периода использования команды отмечают повышение уровня контроля над задачами и поручениями по тикетам, а также эффективности взаимодействия в рамках портфелей проектов. Ключевым фактором успешного внедрения стали соответствующие управленческие решения, принятые руководителями высшего звена.

Контроль исполнительской дисциплины

Особое внимание в ФЦК уделяется исполнительской дисциплине (ИД) и ее фактическому соответствию установленному КПЭ – 97%. В ЛНА закреплено влияние фактического КПЭ работника на его вознаграждение.

Для осуществления оперативного самоконтроля было решено создать новые отчеты по ИД и соответствующие виджеты:

• «КПЭ: Исполнительская дисциплина подразделений ФЦК» - для руководителей;
• «КПЭ: Исполнительская дисциплина сотрудника ФЦК» - для работников.

Стандартные виджеты DirectumRX не во всем соответствовали требуемым параметрам. К примеру, по умолчанию в системе настроено, что если задание выполнено меньше чем за 4 рабочих часа после завершения срока, то оно считается как выполненное в срок.

В виджетах ФЦК и соответствующих отчетах по ИД результативный процент ИД использует вычисление просроченных заданий с первой секунды истечения срока выполнения. Процент ИД вычисляется только по заданиям в рамках задач на согласование по регламенту.

Кроме того, расширены некоторые параметры построения (рисунок 6).

«Период» – состоит из следующих вариантов выбора из списка:

• 1й квартал (с 01.01 по 31.03);
• 2й квартал (с 01.04 по 30.06);
• 3й квартал (с 01.07 по 30.09);
• 4й квартал (с 01.10 по 31.12);
• 1е полугодие (с 01.01 по 30.06);
• 2е полугодие (с 01.07 по 31.12);
• 1-3 кварталы (с 01.01 по 30.09);
• год (с 01.01 по 31.12) – состояние параметра по умолчанию;
• 30 дней;
• 90 дней.

«Год» – состоит из следующих вариантов выбора из списка:

• Текущий год – состояние параметра по умолчанию;
• Текущий год -1;
• Текущий год -2.

Рисунок 6.

Все предпринятые шаги позволили снизить нагрузку на ассистентов руководителей, которые до этого были вынуждены регулярно готовить выгрузки из СЭД по ИД, и повысить доступность механизмов контроля для самих работников, что в итоге позволило в целом обеспечить соблюдение сроков подготовки и согласования документов в рамках действующих проектов.

Использованные продукты и подходы

При автоматизации процессов максимальная ориентация была на коробочный функционал СЭД.

Приобретены и внедрены следующие решения:

• модуль «Agile-доски»;
• модуль «Обмен с контрагентами».

Реализованы следующие шаги:

• разработан новый коннектор к 1С;
• расширена интеграция с учетными системам;
• созданы новые инструменты контроля ИД;
• система регулярно обновляется на новые версии;
• активное использование функционала контроля исполнения договоров;
• доработаны дополнительные возможности фильтрации задач по текущему этапу для оперативного получения информации о статусе согласования;
• некоторые этапы согласования дополнены возможностью установки обязательности комментария или запрета отправки на доработку.

Результаты

Реализованное развитие обеспечило достижение следующих эффектов:

• более 98% официальной корреспонденции отправляется и почти 90% получается в электронном виде (сервис эл.обмена, МЭДО, эл. почта);
• 100% исходящих писем в государственные структуры направляются по МЭДО;
• 48% договорных документов проходят согласование в СЭД (от создания проекта до получения подписанного с двух сторон) более чем в 3 раза быстрее (12 дней вместо 39 дней при обмене бумажными экземплярами);
• за 4 месяца 50% контрагентов переведены на обмен через СБИС;
• на 50% сократились расходы на материальные ресурсы.

Достигнуты цели:

• полное соответствие требованиям действующего законодательства к составу и форматам документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
• сохранение высокого уровня соблюдения ИД;
• опережение целевых результатов национального проекта в целом.

Планы по развитию проекта

• переход на использование решения «HR-Pro» с сохранением выполненных модификаций;
• обновление на новую версию для получения возможности активного использования инструментов No-code;
• автоматизация закупок и тендеров.

Состав команды проекта

От ФЦК:

• начальник Управления информационных технологий Крылатов Константин;
• руководитель проекта Мурадян Мария.

От Rockitsoft:

• технический менеджер Олейник Максим;
• менеджер проекта Пахомкин Виктор;
• команда инженеров и разработчиков для реализации изменений, поддержки системы.