Завершение перехода на Directum RX и дальнейшее развитие

О компании

Группа компаний "Содружество" - международная агропромышленная группа, деятельность которой сконцентрирована на переработке соевых бобов и рапса, предоставлении широкого спектра логистических услуг, закупке зерновых и масличных культур, дистрибуции продукции до конечного потребителя. 4000+ сотрудников.

Цели и задачи проекта

После начала эксплуатации Directum RX была поставлена задача: до конца 2023 г. полностью перейти на использование Directum RX, а старую систему оставить в качестве хранилища архивных данных. Для достижения цели требовалось выполнить адаптацию (по сути, написав заново) порядка 10 модулей собственной разработки и частично осуществить миграцию данных (в основном - документов модуля договорной работы).

Хронология проекта

Проект перехода с Directum5 на Directum RX был запущен в начале 2021 г. К началу 2022 г. были выполнены необходимые доработки базового функционала и начата эксплуатация модуля Делопроизводство (данный процесс подробно описан в статье).

В течение всего 2023 года выполнялся процесс адаптации и перенос всех модулей системы, а также был полностью разработан с нуля модуль по работе с ВНД (внутренними нормативными документами). Также в ходе проекта было выполнено обновление с версии 4.0 до 4.4

Хронология выполнения работ по основным модулям системы (работа выполнялась совместно двумя разработчиками):

• январь-май: Договорная работа
• январь-февраль: Предложения по СПП (Снижение производственных потерь)
• март-май: Управление персоналом (подбор, обучение и оценка персонала)
• май-июнь: Работа с претензиями
• июнь-июль: модули юридической службы (Работа с исками, Доверенности)
• июнь-август: Заявки ИТ
• сентябрь: доработка механизма локализации текстов задач и заданий
• октябрь 2023 – февраль 2024: разработка и внедрение модуля ВНД

Описание работ

Ниже представлен краткий обзор функционала реализованных модулей.

Договорная работа

Согласование и хранение всех договорных документов компании, ведение претензионной работы.

Рисунок 1. Обложка модуля Договорная работа

Карточка договорного документа имеет вид:

Рисунок 2. Основная вкладка карточки договора

Рисунок 3. Вкладка с информацией о бюджете договора

При нажатии на кнопку Запросить остатки бюджета формируется запрос в 1С: УХ, и после обработки полученного ответа в колонке Доступный бюджет отображается доступный остаток по выбранной комбинации вида бюджета, ЦФО и статье затрат.

Из карточки договора можно просмотреть различные орг. документы по контрагенту, которые прикреплены к его карточке в учетной системе 1С ERP.

Рисунок

При нажатии на кнопку Документы контрагента формируется запрос к веб-сервису 1С, после чего информация о документах становится доступна для просмотра. Сканы выбранных в списке документов загружаются в систему и открываются для просмотра в соответствующем приложении.

Рисунок 4. Окно выбора документов по контрагенту для загрузки.

Здесь же по нажатию на кнопку Добавить док. по контрагенту можно при необходимости добавить новый документ – он будет отправлен через сервис интеграции в 1С и привязан к карточке соответствующей организации (в самом Directum RX данные документы не хранятся):

Рисунок 5. Добавление нового документа по контрагенту

Работа с претензиями

Согласование требований по претензиям, выставляемых компанией в сторону контрагентов (и наоборот).

Рисунок 6. Основная вкладка карточки входящей претензии

Модули договоров и претензий реализованы в рамках одного решения и потребовали наибольшего объема работ при переходе в Directum RX.

Выполненные работы:

• создано 10 справочников, 7 карточек документов и 6 типов задач
• с помощью брокера RabbitMQ настроена синхронизация данных с учетными системами 1С: Управление холдингом, 1С: ERP (передача информации о документе и статусе согласования, обмен данными по остаткам бюджета для резервирования средств по договору)
• доработан механизм конвертации в pdf для возможности постановки измененного штампа
• созданы фоновые процессы для автоматического назначения прав на документы

Модуль согласования предложений по снижению производственных потерь

На предприятии реализован процесс подачи заявок, призванных улучшить процессы производства. В Directum RX был полностью реализован механизм согласования заявки – с момента оценки поступающих предложений до момента расчета экономической выгоды по результатам внедрения и премирования автора.

Модуль работы с персоналом

Состоит из 3 отдельных процессов, связанных с управлением персоналом – заявки на подбор персонала, служебные записки на обучение и служебные записки на оценку персонала.

Пример заявки на подбор персонала:

Рисунок 7. Карточка заявки на подбор персонала.

Дополнительно в модуле реализована интеграция с программой по подбору персонала E-staff (посредством веб-сервиса).

Модуль согласования заявок службы ИТ

Предназначен для согласования доступов к различным информационным системам предприятия, запросов на установку ПО и обновления аппаратных ресурсов.

При создании новой заявки пользователю отображается страница, на которой необходимо выбрать требуемые виды заявок:

Рисунок 8. Стартовая страница создания новой заявки

После внесения данных о сотрудниках, для которых требуется доступ, и заполнения параметров самих заявок, запускается задача согласования (отдельная для каждого документа).

Одной из особенностей процесса согласования является возможность тонкой настройки списка согласующих для каждого вида заявки – например, если нужно разнести процесс по разным сотрудникам в зависимости от организации пользователя, указанного в заявке. Или задать разные маршруты в зависимости от значений какого-либо реквизита в карточке заявки. Настройки согласования задаются в отдельном справочнике «Виды заявок». Ниже приведен пример настройки согласования на установку дополнительного ПО: заявки на сотрудников организации Курскагротерминал поступают дополнительному согласующему (строка 1). В случае выбора в заявке нестандартного ПО (отсутствующего в списке предопределенных программ) заявка поступает на согласование в службу информационной безопасности. Также отдельный согласующий добавляется для согласования заявок на установку Business Studio:

Рисунок 9. Карточка справочника «Виды заявок» с настройками маршрута согласования

Реализация механизма локализации текстов задач и заданий

Поскольку в группе компаний «Содружество» работают как русско-, так и англоязычные пользователи, при переходе на Directum RX остро встал вопрос локализации тем и текстов задач и заданий. Проблема заключается в том, что формирование темы задания происходит на сервере, где установлена система. Это означает, что текст будет формироваться на языке локали самого сервера, вне зависимости от языковых настроек пользователя, для которого он предназначен. В связи с этим появилась необходимость реализации механизма локализации, который учитывал бы языковые настройки пользователя при формировании тем и текстов заданий.

Для решения задачи было создано перекрытие справочника «Персональные настройки пользователя» и добавлен реквизит для выбора языка локализации (рус/англ). Также во всех задачах собственной разработки и в перекрытых задачах (в т.ч. в задаче согласования по регламенту) на всех блоках заданий был добавлен код получения данной настройки. В итоге формирование темы выполняется уже с учетом установок пользователя.

Рисунок 10. Пример формирования заданий на разных языках локализации.

Модуль по работе с внутренними нормативными документами (ВНД)

Отдельного описания заслуживает модуль по работе с ВНД, поскольку автоматизация связанных с ним процессов затронула всех сотрудников группы компаний и потребовала внесения в систему ряда нетривиальных доработок.

Предпосылки для реализации проекта были следующие:

• не оптимальный по срокам процесс согласования и подписания ВНД;
• отсутствие контроля исполнительской дисциплины по процессам согласования и ознакомления;
• не оптимальный процесс выдачи и учета копий документов на бумажном носителе;
• затрудненный контроль процесса ознакомления с ВНД;
• хранение документов на общем портале без учета прав доступа.

Были сформированы цели проекта и требования к новому модулю:

• Автоматизация процесса учета и согласования ВНД;
• Автоматизация процесса ознакомления;
• Интеграция с порталом SharePoint: загрузка и выгрузка документов;
• Реализация отчетов;
• Реализация контроля исполнительской дисциплины.
• Учет, прослеживаемость и актуализация базы данных ВНД
• Вовлечение руководителей в процесс межфункционального взаимодействия путем согласования новых документов
• Подтверждение ознакомления сотрудников с ВНД для аудита, контрольных и проверяющих органов
• Обеспечение прозрачности процесса согласования
• Увеличения скорости согласования ВНД и внедрение контроля за данным процессом

Для реализации задачи потребовалось выполнить ряд доработок базовых справочников. В должности добавили поле-признак Категория:

Рисунок 11. Категории должностей

         В справочник сотрудников были добавлены поля Требуется отправка задачи ознакомления и Статус сотрудника:

Рисунок 12. Новые реквизиты в карточке сотрудника

Также была добавлена отдельная вкладка История статусов. Новые записи в таблицу истории добавляются автоматически при обновлении статуса. На рисунке ниже видно, что на данный момент сотрудник находится в командировке с 25.03.24:

Рисунок 13. История статусов сотрудника

Обновление информации о пользователях и оргструктуре предприятия выполняется автоматически путем выгрузки данных из 1С: ЗУП (раз в сутки отрабатывает SSIS пакет на sql-сервере)

На обложку нового решения вынесены ссылки на основные действия, выполняемые при работе с модулем, а также связанные с ним справочники:

Рисунок 14. Обложка модуля по работе с ВНД

Карточка ВНД имеет следующий вид:

Рисунок 15. Карточка внутреннего нормативного документа

Вкладка Сфера распространения документа используется для формирования списка сотрудников, на которых будут отправлены задания на ознакомление после утверждения документа. Также данная таблица служит для вычисления согласующих в процессе согласования ВНД. На представленном примере действие документа распространяется на 3 конкретные должности в подразделении ЗАО "Содружество - Соя" организации СОДРУЖЕСТВО-СОЯ, а также – на все должности руководителей подразделения АХО, всех специалистов и руководителей Маслоэкстракционное производство-1 и т.д. Это означает, что после утверждения документ будет отправлен на ознакомление всем сотрудникам с указанными должностями (там, где они указаны в явном виде), а также по всем сотрудникам указанных подразделений, должности которых попадают в выбранную категорию.

Рисунок 16. Сфера распространения документа

Справочник Сфера распространения предназначен для отображения ссылок на все документы ВНД, в сфере распространения которых указана текущая должность / категория должности. Ссылки на новые документы добавляются автоматически при утверждении ВНД

Рисунок 17. Карточка справочника «Сферы распространения»

Схема согласования ВНД выглядит следующим образом:

Рисунок 18. Схема согласования ВНД

        Для реализации всех особенностей схемы процесса было выполнено перекрытие задачи согласования по регламенту и выполнен ряд доработок:

• Реализована возможность редактирования списка доп. согласующих по задаче для определенного этапа согласования (Проверка ВНД)
• В справочник Роли согласования добавлены новые типы ролей: владелец процесса, владелец подпроцесса, подписывающие (для возможности утверждения документа двумя подписантами)
• В справочник Правила согласования добавлен признак Системное
• Доработаны вычисления ролей в справочнике Этапы согласования
• Добавлены этапы Конвертация в ПДФ и Автоматический запуск задачи на ознакомление

Итоговая схема задачи, реализованная в Directum RX, имеет следующий вид:

Рисунок 19. Схема правила согласования ВНД

После утверждения документ автоматически выгружается на корпоративный SharePoint портал, где становится доступен для просмотра пользователям. Общий список документов доступен по умолчанию всем сотрудникам компании. Сами документы на портале не хранятся – при нажатии на название документа выполняется его открытие в Directum RX в режиме чтения – таким образом, доступ к содержимому ограничен кругом сотрудников, для которых он предназначен согласно сфере распространения.

Рисунок 20. Страница с перечнем ВНД на корпоративном портале

По завершении процесса согласования автоматически запускается задача на ознакомление сотрудников с новым документом. Те сотрудники, у которых нет учетной записи, ознакомляются с документом в бумажном виде – в этом случае задание приходит сотруднику, который вычисляется по справочнику Ответственные за ВНД:

Рисунок 21. Задача на ознакомление с новым ВНД

Для автоматизации процессов ознакомления были созданы несколько фоновых процессов по рассылке задач:

• ознакомление с документами новых сотрудников - отправка задач новым пользователям, а также вернувшимся после длительного отпуска (например, по уходу за ребенком). Список рассылки формируется на основании данных из таблицы статусов в карточке работника
• отправка уведомлений для руководителей по ознакомлению с документами - формирует список работников, не ознакомленных в срок с какими-либо ВНД (формируется таблица вида сотрудник/документ)
• повторное ознакомление сотрудников - раз в месяц выполняется проверка просроченных заданий на ознакомление в бумажном виде и формируется повторная задача на ответственных (согласно настройкам в справочнике Ответственные за ВНД)

Для решения задачи контроля процесса согласования и исполнительской дисциплины были созданы отчеты:

• отчет по не ознакомленным сотрудникам - список всех просроченных заданий ознакомления с фильтрацией по нашей организации, подразделению, должности
• отчет по сферам распространения документа - список документов, подпадающих под выбранную сферу распространения (организация/подразделение/должность)
• отчет по исполнительской дисциплине - информация о сроках выполнения заданий согласования/ознакомления по всем документам за выбранный период.

Пример отчета по исп. дисциплине приведен ниже. В нем видно, что один из сотрудников просрочил срок согласования на 1 день, и задание еще не выполнено (строка 68), а другой - выполнил задание с опозданием на 1 день. Отдельно следует отметить, что при вычислении сроков выполнения учитывается время согласованного отсутствия сотрудника на рабочем месте (например, в случае отпуска или командировки) - этот период вычитается из количества дней превышения срока. Информация об отсутствии берется из таблицы статусов в карточке работника

Рисунок 22. Пример отчета по исп. дисциплине

В этом же отчете на отдельном листе выводится сводная информация о выполненных в срок заданиях согласования:

Рисунок 23. Доля выполнения заданий в срок по исполнителям

В ходе реализации проекта по ВНД все поставленные цели были достигнуты. На данный момент модуль полностью функционален и принят в промышленную эксплуатацию. Процесс автоматизации затронул всех сотрудников предприятия (~ 4000 чел, из которых около 1000 имеют учетные записи). В ближайших планах по развитию модуля - реализовать полностью автоматическое вычисление дополнительных согласующих в регламенте согласования ВНД.

Итоговые результаты и планы по дальнейшему развитию

Все топ-менеджеры компании работают в новой системе.

За год в новой системе создано 110000 задач, 100000 документов.

В течение 2023 г. процесс перехода на Directum RX был полностью завершен. Всего в ходе проекта в новой системе было создано более 40 новых типов документов, 50 справочников, 20 видов задач. В настоящее время нами выполняется обновление системы до версии 4.8. После завершения данного процесса планируется:

• начать активное использование инструментов no-code при модификации системы.
• приступить к внедрению модулей КЭДО, Фин. архив, Командировки.
• начать массовое использование мобильной платформы Directum Jazz.

Состав команды проекта

• Пономарев Кирилл – руководитель отдела разработки информационных систем
• Щукин Марат – бизнес-аналитик
• Сорокин Андрей – ведущий программист
• Зубков Владимир – программист
• Маркин Павел – тестировщик