пользователей охвачены автоматизацией по проекту
ускорение оформления Дополнительных соглашений к Трудовым договорам
сотрудников подключены к КЭДО
сократились расходы на материальные ресурсы
ускорился процесс приёма работников
снизились затраты на пересылку документов
ИНФАПРИМ – уже более 20 лет производит в России детское и лечебное питание:
Современное производство и тщательный контроль на каждом этапе (производство сертифицировано по системе управления качеством компании 9001:2015 и системе менеджмента качества и безопасности пищевой продукции ГОСТ Р ИСО 22000), обеспечивают высокое качество продукции, отвечающее международным стандартам. Производственное предприятие входит в Перечень системообразующих организаций российской экономики.
Ассортиментный портфель включает 130 видов продукции и представлен брендами Nutrilak (Нутрилак), Nutrien (Нутриэн), Nutrima (Нутрима), Винни, Нутриген и Афенилак.
Продукция ИНФАПРИМ присутствует во всех федеральных и региональных торговых сетях РФ и на всех ведущих маркетплейсах. Поставляется на экспорт в 12 стран мира.
СТАРКОВ Групп – российская IT-компания. Основное направление деятельности — внедрение систем электронного документооборота, генеральный партнер Directum. Специализируется на разработке, внедрении и сопровождении ИТ-решений в сегментах B2B и B2G.
Основа «СТАРКОВ Групп» — компетентные сотрудники и корпоративные знания. Мы создаем условия для постоянного развития, профессионального роста и реализации потенциала наших сотрудников. В нашей компании каждый имеет возможность реализоваться в своем деле. За годы работы компания СТАРКОВ Групп реализовала десятки проектов в более чем 20 регионах страны. Головной офис компании расположен в Екатеринбурге на стыке Европы и Азии, а обособленные подразделения — в Ярославле, Волгограде и Вологде.
С 2022 года компания Инфаприм проводит цифровизацию документооборота, с помощью продуктов на базе платформы Directum RX. На сегодняшний день согласование и подписание 95% внутренних первичных документов переведено в электронный вид.
Инфаприм – постоянный участник конкурса Directum Awards и победитель в 2023 году. За 3 года развития, работы по внедрению нового и адаптации текущего функционала системы не останавливались ни на день.
Два года назад в Инфаприм была переведена в цифровой формат работа с кадровыми документами в рамках модуля HR-Процессы в Directum RX. Была автоматизирована работа по:
Руководство компании высоко оценило результаты внедрения и полученный бизнес-эффект, в связи с чем было принято решение о дальнейшем развитии модуля КЭДО и расширении возможностей и функционала, на базе решения HR Pro.
АО «ИНФАПРИМ» - территориально-распределенная компания, сотрудники которой работают во всех часовых поясах в РФ, а также в ближнем Зарубежье. В связи с удаленным характером работы сотрудников у HR-службы возникали сложности при выполнении стандартных процедур по кадровому администрированию, так как, несмотря на то, что в модуле «HR-процессы» Directum RX уже была автоматизирована часть функционала – этого все равно было недостаточно, так как «на бумаге» оставалось достаточное количество процессов. По итогу компания сталкивалась со следующими трудностями:
Отдельно стоит отметить технические трудности, которые не позволяли компании развивать КЭДО в рамках модуля HR-процессы:
На основании перечисленных вызовов в компании образовался бизнес-запрос на получение современной платформы КЭДО, которая бы закрывала все потребности HR-службы и в тоже время не потребовала бы серьезного перестроения ИТ-ландшафта. Были сформулированы следующие цели на внедрение:
Для достижения поставленных целей была выбрана новейшая (на конец августа 2024 года) версия продукта HR Pro 2.3. В данной версии были реализованы последние важные изменения и новинки, которые как раз требовались для реализации проекта. Наиболее важным стал полный переход на No-Code всех процессов, в том числе и модуля «Командировки и авансовые отчеты» — это значительно снизило трудоемкость адаптации под уже оцифрованные процессы компании. В рамках проекта были внедрены абсолютно все модули HR Pro, с использованием стандартного функционала решения по максимуму.
В качестве учетной системы выступила 1С:ЗУП 3.1 в редакции КОРП, в совместимой версии. 1С:ЗУП также работает на стандартном «коробочном» функционале, что позволило использовать базовый коннектор из поставки HR Pro.
В качестве удостоверяющего центра был выбран УЦ «Директум», для выпуска облачных УНЭП сотрудников.
Проект инициирован в начале августа 2024 года. На реализацию было выделено 5 месяцев. Важным условием была возможность проведения планирования отпусков в рамках новой системы, в регламентированные законодательством сроки, то есть фактически необходимо было начать опытно-промышленную эксплуатацию в ноябре.
Масштаб внедрения HR Pro – все сотрудники «ИНФАПРИМ» (около 500 человек) без включения в проект сотрудников представительств в странах ближнего зарубежья.
В рабочую группу со стороны «ИНФАПРИМ» вошли: Директор по персоналу, сотрудник кадровой службы, главный бухгалтер, бухгалтер, 2 администратора Directum, администратор 1С, руководитель отдела сопровождения 1С и руководитель IT-департамента. Со стороны «СТАРКОВ Групп»: РП, аналитик, 2 консультанта, разработчик, системный инженер.
Проект выполнялся по классической схеме минимального внедрения, которая включала в себя следующие этапы:
На этапе инициации и подготовки РГ специалисты «СТАРКОВ Групп» провели развертывание тестового контура, настроили взаимодействие с сервисами СОП Директум, подключили тестовый контур 1С:ЗУП, а также провели обучение рабочей группы собственными силами, без привлечения ЦСО вендора. Консультанты Исполнителя провели обучение как в рамках курса HR-01 для кадровых специалистов-участников РГ, так и по курсу HR-02 для администраторов ИНФАПРИМ.
Сбор требований для адаптации и настройки системы вели GAP-анализом. Тут стоит отметить подход, который позволил сильно сократить время проекта: этап анализа и этап настройки были запараллелены. Работы велись по схеме Анализ – Формирование УТЗ – Согласование УТЗ – Настройка и адаптация – Тестирование – Приемка. И так по каждому процессу. Данный подход позволил уложиться в сроки по старту ОПЭ в рамках Планирования отпусков.
В рамках адаптации HR Pro под требования ИНФАПРИМ рабочая группа всегда стремилась закрывать потребности стандартным функционалом продукта, тем не менее, были особенности и специфика, которые не ложились в «коробку» и требовали модификаций. В рамках процессов реализованы следующие модификации и доработки.
В ходе проекта был реализован отдельный процесс по увольнению сотрудника из компании по заявлению. Обеспечена возможность полностью безбумажной процедуры без посещения офиса, что имеет не меньшее значение, чем удаленное трудоустройство, особенно учитывая географическую распределенность штата компании и наличие сотрудников в различных городах России.
Общая схема процесса представлена на рисунке. Стоит отметить следующие особенности:
При уходе сотрудника в отпуск на данный момент в HR Pro уже реализован достаточно полный процесс, который позволяет исключить дублирование операций на бумаге, позволяет ускорить сам процесс, а также есть дополнительные возможности (например, назначение замещения), которые значительно упрощают жизнь ответственным кадровым специалистам и администраторам системы. Тем не менее, остается еще один процесс, который пока что в HR Pro не был автоматизирован, но, по сути, также является частью общего бизнес-процесса по уходу в отпуск – это расчет, начисление и выплата денежных средств (отпускных), так как по законодательству сотрудник обязан получить отпускные не менее, чем за 3 дня до начала отпуска.
В рамках проекта в АО «ИНФАПРИМ» процесс выплаты отпускных был также автоматизирован. Система оказывает поддержку и помощь кадровым специалистам, а также сотрудникам бухгалтерии в части контроля перечислений денежных средств и позволяет не допускать просрочки по выплатам.
Схема работы такая:
Таким образом, благодаря предварительному процессу по расчету отпускных по отпускам сотрудников, которые планируются в ближайшее время, кадровые специалисты уверены в том, что отпускные будут начислены вовремя, и не произойдет недополучение денежных средств сотрудником и нарушение его прав.
В АО «ИНФАПРИМ» достаточно много сотрудников, у которых определен разъездной режим работы. Причем регламентировано 2 вида командирования: непосредственно командировка, а также особый вид – «Служебная поездка». Отличие заключается в том, что служебная поездка оформляется для сотрудников некоторых отделов, в основном медицинских представителей и вся необходимая документация для подготовки к служебной поездке, а также отчеты о поездке подписываются уполномоченным лицом. Для командировок подписантом всегда остается Генеральный директор. В компании утвержден регламент, по которому есть сотрудники, которые ездят исключительно в служебные поездки, а также сотрудники с возможностью оформления командировок.
Задача состояла в том, что разделить процессы логически по ролям, а также настроить варианты процессов для разных групп сотрудников таким образом, чтобы утвержденный регламент компании соблюдался.
По итогу были настроены:
На момент внедрения HR Pro в АО «ИНФАПРИМ», в версии 2.3 не было стандартной возможности передавать информацию по командировкам и авансовым отчетам в 1С. Таким образом, появлялся еще один процесс на стыке, который необходимо было контролировать кадровым специалистам и бухгалтеру вручную. Более того, в АО «ИНФАПРИМ» определено, что все приказы должны вестись в 1С:ЗУП, а финансовые документы, такие, как авансовые отчеты – учитываются в 1С:УПП.
Таким образом, стояла задача по реализации интеграции с 2-мя конфигурациями 1С с целью выгрузки информации из RX. Схема выгрузки представлены в таблице.
№ |
Вид документа |
Инициатор |
Направление |
1 |
Приказ по командировке |
1С |
RХ →1С |
2 |
Приказ об изменении командировки |
1С |
RХ →1С |
3 |
Приказ об отмене командировки |
1С |
RХ →1С |
4 |
Авансовый отчет |
1С |
RХ →1С |
Для реализации интеграции использовали стандартный API Directum RX для формирования запросов из 1С. Были разработаны кастомные функции для выгрузки информации из Приказов по командировкам в 1С, а также информации из Авансовых отчетов в 1С:УПП. 1C обращается GET-методом к функции и получает в ответ структурированный JSON, с информацией.
Для повышения прозрачности процесса, а также для возможности Администраторам выполнять поддержку интеграционного механизма дополнительно использовался справочник «Ссылки внешней системы», в котором создаются записи по завершению процесса в RX.
Таким образом, в рамках проекта получился законченный процесс по работе с модулем «Командировки и авансовые отчеты», который требует минимум контроля и лишней работы со стороны кадровых специалистов и сотрудников бухгалтерии.
Какой же проект обходится без сложностей? Естественно, мы столкнулись на проекте с определенными трудностями, что логично при внедрении нового продукта, а также при погружении в предметную область, по которой не так давно начались проекты цифровизации. Отмечу несколько особенностей, на которые стоит обратить внимание при внедрении HR Pro и автоматизации КЭДО в целом.
Команда столкнулась со следующей проблемой: 1С:ЗУП обладал абсолютно «коробочным» функционалом и не был каким-то образом адаптирован. Тем не менее, выявилась особенность, которая ранее не рассматривалась как препятствие в ведении учета – сложная «двойная» организационная структура компании по признаку подчиненности (руководитель – отдел – сотрудники) и по признаку территориальности (центральный офис – обособленные подразделения в регионах).
В 1С:ЗУП была заведена юридическая структура (с учетом обособленных подразделений). В RX же велась иная структура – функциональная (по подчиненности, независимо от того, где территориально находится сотрудник), в результате подразделение из RX не совпадало с подразделением в 1С. Все это вылилось в то, что функционал стандартного коннектора к 1С:ЗУП не отрабатывал штатно и не мог связать сущности из 1С и RX. Пришлось выполнять доработки коннектора, привлекать специалистов по 1С.
Выводы:
Обращать внимание не только на доработки и соответствие формальным требованиям, но и смотреть глубже, учитывать иные особенности, такие как организационная структура.
Быть готовыми на адаптацию коннектора и закладывать работы перед стартом проекта, так как находить в спешке специалиста по 1С посередине проекта очень затруднительно и непродуктивно.
При внедрении в рабочем контуре RX с уже функционирующими процессами необходимо очень внимательно выполнять настройки HR Pro и проверять степень воздействия на уже внедренный функционал. В рамках проекта в ИНФАПРИМ данная особенность была еще более усложнена тем фактом, что параллельно работали не какие-то иные процессы, а непосредственно кадровые, но в другом модуле и параллельно. Все это доставило немало трудностей, так как приходилось учитывать при настройке и текущие процессы, пытаться не задеть и не перекрыть их новым функционалом.
Выводы:
В наше время, когда кибербезопасность выходит на новый уровень, и каждая компания стремится оградить себя от внешних угроз и атак, достаточно сложно говорить о доступах. Иногда это может стать камнем преткновения, так как безопасники не дадут возможность вывода личного кабинета за рамки локальной сети, а это в свою очередь не позволит эффективно работать с кандидатами в рамках процесса удаленного приема, да и в целом, понизит привлекательность сервиса для действующих сотрудников и приведет к отсутствию мотивации работать в личном кабинете.
Выводы:
Отмечу несколько трудностей, с которыми мы столкнулись на проекте:
Различие в УКЭП и УНЭП для Руководителей. Сотрудники, которые имеют право подписи от лица работодателя УКЭП, пользующиеся давно этим функционалом, могут быть несколько озадачены тем фактом, что в процессе внедрения HR появится новый вид подписи – УНЭП. Причем данная подпись также обладает цифровым сертификатом и при подписании руководитель должен внимательно смотреть, какой документ какой подписью он подписывает: от лица компании (выбирает УКЭП) или как сотрудник (выбирает УНЭП). Вероятность ошибок, к сожалению, велика, а на уровне HR Pro пока нет возможности настроить по умолчанию вид подписи для подписания кадрового или иного документа.
Выводы:
Для АО «ИНФАПРИМ» проект ознаменовал прохождение еще одной важной вехи развития КЭДО. За 3 года в компании автоматизировано множество кадровых процессов. Основной целью проекта был переход на платформу HR Pro с внедрением облачных УНЭП, а также реализации процессов удаленного приема и формирования графика отпусков в электронном виде.
В установленные сроки команде проекта удалось реализовать все цели и задачи, получив следующие результаты:
Проект демонстрирует успешный опыт перехода к безбумажному документообороту в кадровой сфере с сохранением всех требований законодательства и повышением эффективности бизнес-процессов и создает основу для дальнейшего развития кадрового потенциала компании.
АО «ИНФАПРИМ» продолжает планомерное развитие всей системы электронного документооборота, как в части КЭДО, так и по «классическим» процессам. В числе ближайших перспектив намечены следующие работы по развитию:
От АО «ИНФАПРИМ»
От ООО «СТАРКОВ Групп»
Опубликовано:
18 марта в 11:24
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (3)
Используются все 5 модулей HR Pro. аналогов нет.
Представляю как было сложно)) Желаю победы!
Коллеги - браво! Отличный проект!