Новинки межкорпоративного документооборота в DirectumRX 2.8 и не только

В DirectumRX активно развиваются возможности обмена с контрагентами электронными юридически значимыми документами через сервисы обмена (межкорпоративный документооборот). Благодаря этому в системе выстраивается единый непрерывный процесс: от подготовки и согласования документов внутри организации до отправки контрагенту и контроля возврата. При этом вся работа происходит в одном интерфейсе без необходимости переключаться между разными приложениями.

Мы уже рассказывали о том, как подключиться к сервисам обмена документами. А об основных преимуществах и о том, как происходит работа в системе расскажет видеоролик по этой теме:

В этой статье мы расскажем о том, как в DirectumRX развиваются возможности межкорпоративного документооборота и подробнее рассмотрим, что появилось в системе в версиях 2.6, 2.7 и 2.8.

Но прежде, чем начать…

… вспомним основные термины, которые мы будем использовать дальше.

Все документы, которыми организации обмениваются через сервисы обмена, делятся на две группы:

• формализованные документы – это документы, которые передаются в едином утвержденном формате (XML). К ним относятся финансово-хозяйственные документы, для которых законодательно утвержден или рекомендован формат, порядок обработки и печатная форма. Например, накладные, акты, счета-фактуры и т.д.;
• неформализованные документы передаются в различных форматах, например, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PDF. К ним относятся договорные и прочие документы, для которых нет утвержденного формата.

Чтобы обмен прошел успешно, недостаточно одному контрагенту отправить документ, а другому получить его. Полная цепочка электронного юридически значимого документооборота включает еще и служебные документы сервисов обмена, например, извещения о получении. Когда все необходимые служебные документы сформированы, подписаны и получены участниками обмена, документооборот считается завершенным.

Теперь рассмотрим основные этапы обмена электронными документами с контрагентом через сервисы обмена, и что для них появилось нового в последних версиях DirectumRX:

• Распределение входящего потока документов по подразделениям
• Обработка поступивших документов
• Хранение и просмотр документов
• Оформления фактов совершения хозяйственных операций
• Отправка документа контрагенту
• Контроль завершенности документооборота

Распределение входящего потока документов по подразделениям

Ранее входящий поток документов из сервиса обмена поступал на обработку одному сотруднику, а он уже пересылал документы в нужное подразделение.

Чтобы снизить нагрузку на ответственного сотрудника, упростить разбор входящих документов и ускорить согласование, с версии 2.7 появилась возможность распределять документы по подразделениям. Например, финансово-хозяйственные документы от контрагентов могут поступать напрямую в бухгалтерию, а договорные – в отдел продаж.

Для этого в сервисе обмена администратору достаточно настроить подразделения организации, в которые контрагенты могут напрямую отправлять документы. При синхронизации с сервисом в DirectumRX в справочнике «Абонентские ящики» автоматически создаются абонентские ящики подразделений:

Ответственному за абонентский ящик организации приходит задание, в которое вложены карточки созданных абонентских ящиков подразделений. Остается настроить их – и документы от контрагентов станут поступать сразу в нужное подразделение.

Обработка поступивших документов

Все полученные документы поступают на обработку ответственным сотрудникам. Для каждого комплекта документов формируется свое задание на обработку.

Неформализованные документы заносятся в систему с промежуточным типом «Входящий документ эл. обмена». При обработке нужно сменить тип документа, например, указать, что поступивший документ – договор. Это позволит вести корректный учет, поиск, согласование и выполнять другие работы с документом. При смене типа сохранятся электронные подписи документа и его связи с другими документами.

С версии 2.6 в DirectumRX стал доступен обмен формализованными документами. У них есть четкий формат, поэтому при занесении система сама определяет, какой документ поступил из сервиса. Для документа сразу создается карточка нужного типа, в которой автоматически заполняется сумма, валюта, номер, дата документа, информация о корректировках и т.д., а также импортируются электронные подписи.

Остается только проверить поступившие документы и прямо из карточки задания на обработку отправить, например, на согласование.

Хранение и просмотр документов

Формализованные документы заносятся в систему в формате XML, а чтобы их было удобно просматривать и распечатывать, сразу при поступлении в систему на основе XML-файлов формируются версии в формате PDF.

Начиная с версии 2.8 договоры и другие неформализованные документы при поступлении или отправке через сервис также преобразуются в PDF.

Преобразуются документы форматов doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, tif, png, pdf, tiff, bmp, txt, odt, ods, gif.

Если понадобится обратиться к содержимому документа в том формате, в котором он занесен в систему, то есть возможность открыть его:

При преобразовании в PDF на каждую страницу документа добавляются штампы с указанием идентификатора документа в сервисе обмена и номера страницы, а на последнюю страницу штамп визуализации электронных подписей организаций. Штампы позволяют убедиться в подлинности документов, а так же распечатывать их для предоставления в налоговые органы или суд в соответствии со всеми требованиями ФНС.

Оформления фактов совершения хозяйственных операций

Для корректного оформления хозяйственных операций при обмене электронным документами в финансово-хозяйственных документах необходимо заполнить информацию покупателя(заказчика) и продавца (исполнителя). В DirectumRX она заполняется автоматически при подписании документа. А если нужно указать дополнительные сведения, например, что документ подписан по доверенности, есть возможность заполнить необходимые данные вручную.

  

Заполнение дополнительных сведений для документов из сервисов обмена реализовано в версии 2.6. В версии 2.8 такая возможность появилась для документов, которые импортированы в DirectumRX из учетных систем (о самом импорте рассказано чуть ниже).

Отправка документов контрагенту

Договоры и другие неформализованные документы сразу создаются в системе, поэтому они легко отправляются контрагентам через сервисы обмена прямо из DirectumRX. Это можно сделать из задания на отправку документа при согласовании по регламенту или из карточки документа.

Формализованные документы формируются в учетных системах, поэтому для подписания электронной подписью и отправки контрагенту их следует предварительно импортировать в DirectumRX. Это стало возможным в версии 2.8. Для импорта предназначено действие на обложке модуля «Финансовый архив».

После импорта для документа автоматически создается карточка, в которой заполнена часть данных. Затем импортированный формализованный документ подписывается и отправляется контрагенту прямо из DirectumRX, аналогично неформализованным документам.

К слову, есть еще один способ отправить контрагенту формализованный документ – напрямую из учетной системы с помощью интеграционного решения, которое предоставляет сервис обмена. В этом случае при синхронизации данных сервиса обмена и DirectumRX отправленные документы автоматически занесутся в систему.

Контроль завершенности документооборота

Выше мы говорили, что обмен документом успешно завершен, когда необходимые служебные документы сформированы, подписаны и получены участниками обмена. Проверить, что все документы действительно сформировались, поможет отчет «Протокол электронного обмена». Он открывается из карточки документа, который получен или отправлен через сервис обмена. В отчете отображается цепочка служебных документов, а также текущее состояние документооборота.

А что нужно сделать, чтобы сформировались необходимые служебные документы, например, извещения о получении? Они формируются автоматически при выполнении задания на обработку документов. Все, что для этого надо – сертификат квалифицированной электронной подписи (ЭП), зарегистрированный в сервисе обмена. При выполнении задания на обработку он используется для подписания служебного документа. По этой причине раньше обработкой документов мог заниматься только сотрудник с подходящим сертификатом ЭП.

С версии 2.7 это ограничение снято: сотрудник без сертификата может спокойно обработать документы и выполнить задание. Например, если сертификаты есть только у директора и главного бухгалтера, а обработкой документов занимается секретарь. В таком случае служебные документы, которые нужны для завершения документооборота, подпишутся ЭП и отправятся в сервис:

• при выполнении задания на обработку любым сотрудником с подходящим сертификатом;
• при отправке или возврате контрагенту других документов;
• при выполнении задания на подтверждение получения документов. Для этого в системе ежедневно проверяется, остались ли документы, по которым еще не отправлены извещения о получении. Если они есть, ответственный за абонентский ящик нашей организации получает задание.

Выполнив задание, ответственный в один клик подтвердит получение сразу всех документов. Если у него нет сертификата, задание можно переадресовать сотруднику, у которого он есть.

Ну и напоследок…

… расскажем еще о нескольких возможностях, которые появились в системе в версии 2.7:

• если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, то есть возможность получать от него документы через все используемые сервисы. Достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. При этом отправлять документы из DirectumRX можно в любой из сервисов, даже в тот, с которым настроен роуминг. Подробнее о том, что такое роуминг, вы узнаете из этой статьи;
• между несколькими филиалами одной компании тоже можно установить обмен электронными юридически значимыми документами. Достаточно отправить приглашение к обмену из карточки контрагента, который является копией нашей организации (в справочнике «Организации» для них указано значение «[Копия нашей организации]»);
• прямо из системы можно быстро открыть документ в сервисе обмена, достаточно нажать на кнопку в карточке документа:

***

Возможности обмена электронными юридически значимыми документами через сервисы обмена развиваются с каждой версией DirectumRX. А вы уже обмениваетесь с контрагентами через сервисы обмена? Делитесь с нами своими впечатлениями и полезным опытом.