Документооборот со скоростью ветра

О компании

Red Wind B.V. — совместное предприятие ГК «Росатом» и нидерландской компании Lagerwey, созданное для реализации первого в России проекта развития ветроэнергетики. Компания занимается поставкой ветроэнергетических установок под ключ с учетом построения локальной цепочки поставщиков и является носителем технологий семейства современных безредукторных ветроустановок. Текущий портфель заказов составляет 1 ГВт зеленой энергии.

Ситуация «До»

Ежедневно сотрудникам компании Red Wind B.V. приходилось вручную обрабатывать большое количество документов. Регламенты работы с входящими, исходящими, внутренними и договорными документами в компании включают в себя сложные процессы согласования с большим количеством исполнителей, что проводило к повышенным рискам утери документов, непрозрачности и медленными темпами внутреннего согласования.

Моменты, требовавшие повышенного внимания:

• До старта проекта внедрения компания Red Wind B.V. включала несколько филиалов, отличающихся централизованной формой согласования договорных документов: ряд должностных лиц, принимающих решения, находились в разных регионах.
• Большое количество согласующих, особенно в части договорных документов. Это приводило к повышению трудозатрат, связанных с поиском актуальных версий документов.
• Учет финансовых документов в 1С после бумажного согласования. Некоторые первичные финансовые документы согласно внутренним бизнес-процессам компании требуют предварительного согласования, после чего вручную заносятся в учетную систему.

Цели проекта

Автоматизация работы сотрудников в части документооборота и договорной деятельности.

Внедрение гибкого механизма согласования документов, интеграция с имеющейся учётной системой, использование мобильных решений Jazz, Solo и чат-бота Viber. Автоматизация базовых процессов работы с документами проводилась по блокам:

• Делопроизводство;
• Договоры;
• Финансовый архив;
• Контроль исполнительской дисциплины и чат-бот Viber.

Задачи проекта

Сократить время на обработку документов по блоку «Делопроизводство» для:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Служебных записок;
• Протоколов совещаний;
• Приказов;
• Распоряжений.

Сократить время на обработку документов по блоку «Договоры», для:

• Заявок на договор/дополнительное соглашение;
• Решений (наблюдательного совета, общего собрания акционеров, управляющего совета).

Автоматизировать процесс обработки документов по блоку «Финансовый архив», включающий:

• Интеграцию с 1С:ERP Управление предприятием (обмен данными справочников систем и договорными документами);
• Обмен финансовыми документами через веб-сервисы (накладные, счета-фактуры, заявки на оплату, реестры платежей);
• Обмен информацией по изменениям состояний документов внутри систем через веб-сервисы.

Организовать удобную работу по блоку «Контроль исполнительской дисциплины и управление бизнес–процессами», включающий в себя:

• Автоматизацию сервисных заявок с помощью чат-бота;
• Формирование отчётов по контролю сроков исполнения поручений.

Описание проекта

В ходе проекта по внедрению системы Directum RX была проведена исследовательская и аналитическая работа по бизнес-процессам Заказчика. Выявлены основные моменты, покрывающиеся базовыми возможностями системы Directum RX, выделены блоки, требующие настройки и адаптации как со стороны внедряемой системы, так и со стороны используемого на стороне Заказчика программного обеспечения. Проведено обучение администраторов, разработчика и рядовых пользователей системы Directum RX.

В качестве интересных решений и особенностей в подходах предлагаем обратить внимание на следующие реализации по поставленным задачам.

Решение чат-бот Viber

Для работы через мессенджер Viber, было установлено и настроено техническое решение «Чат-бот Viber», что предоставило возможность производить процесс ознакомления с распорядительными документами, а также работу с сервисными заявками без использования прямого подключения к системе Directum RX.

Рисунок 1. Работа с чат-ботом Viber.

Работа с конфиденциальными документами

Для документов добавлена возможность отметки о конфиденциальности информации, хранящейся в документе. Для выбора доступны следующие грифы конфиденциальности: коммерческая тайна, для служебного пользования. Настройка грифа секретности вынесена на карточку документа, при использовании влияет на:

• Уровень доступа к свойствам и действиям с документами;
• Формирование регистрационных данных;
• Автоопределение информации о хранении документа.

Рисунок 2. Гриф секретности.

Штамп регистрации

При работе с входящими письмами в момент регистрации организована работа по автоматическому преобразованию последней версии документа в PDF с проставлением штампа регистрации.

Рисунок 3. Штамп регистрации.

Лист согласования

Среди прочих созданных отчетов в рамках проекта внедрения особенно выделяется отчет «Лист согласования».

В рамках работы с договорными документами в компании используется двуязычный лист согласования индивидуального формата, заполнение которого автоматизировано.

Рисунок 4. Лист согласования.

Интеграция с 1С: ERP Управление предприятием

При подходе к задачам по интеграции Directum RX с внешней системой было определено использование трёх отдельных путей взаимодействия.

Directum RX sync 1C – при работе использует коннектор 1С, что позволяет производить удобную настройку и запуск синхронизации данных по расписанию. Но вследствие нестандартной конфигурации 1С сопровождается формированием новых правил обмена, требовался индивидуальный подход к каждому из выбранных объектов синхронизации. Использовался для синхронизации по объектам: Валюты, Банки, Контрагенты, Договоры и т.д.

WebApi Directum RX – позволяет в необходимый момент времени отправить запрос на внесение, изменение или получение данных из Directum RX путем формирования запроса со стороны внешней системы. Формирование новых моделей обмена позволило реализовать необходимое внесение информации в систему Directum RX по событиям и действиям, требующим моментального переноса или запроса данных из внешней системы. Один из примеров применения на проекте - передача информации и тел первичной учётной документации, такой как накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, входящие счета и реестры платежей. Связь переданных данных осуществляется через идентификаторы со стороны 1С (GUID).

Рисунок 5. Передача тел документов через веб-сервис.

Web сервис 1С – по аналогии с вышеописанным предоставляет возможность отправки необходимой информации, только уже при срабатывании событий или действий со стороны Directum RX. Средствами .Net framework организована передача данных на сторону 1С в случае изменения состояния жизненного цикла или состояния согласования определённых в обработке типов документов.

Применение такого подхода позволило организовать корректную, быструю и своевременную синхронизацию данных между системами.

Ключевые результаты

Существенный объем работы с документами в компании перешел в электронный формат. Автоматизированы процессы:

• регистрации и рассмотрения входящей документации;
• внутреннее согласование и отправка исходящих писем корреспондентам;
• согласование, подписание договорных документов и перевод их в учетную систему;
• согласование финансовых документов и реестров платежей, передача результатов согласования в учетную систему;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями, протоколами и решениями);

Также внедрены инструменты, позволяющие контролировать эффективность исполнительской дисциплины сотрудников и функциональных подразделений компании.

Статистика

Разработано:

• 5 проектных решений по каждому блоку бизнес-процессов;
• 3 новых модуля для обеспечения комфортной работы пользователей.

Показатели:

• 17 бизнес-процессов автоматизировано
• 300 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту, в т.ч. 50 обученных специалистов
• 15 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 20 специалистов команда проекта от исполнителя и заказчика
• Срок выполнения – 9 месяцев

Результаты работы с Системой с момента запуска:

• 15 500 документа;
• 14 000 задачи, из них 2 200 – задачи на согласование по регламенту.

Отзывы

“Для меня главный результат внедрения Directum RX заключается в улучшении и ускорении внутренних процессов, в обеспечении прозрачной работы с документами. Мы оптимизировали рабочий процесс и повысили скорость работы с документами внутри компании. Теперь легко создавать, согласовывать документы и отслеживать их статус”,  - Белов И.А., руководитель проекта Red Wind B.V.

Команда