Старый добрый СЭД в новом федеральном проекте

Об ФЦК

Федеральный проект «Производительность труда» (ФП), входящий в состав национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика» является продолжением национального проекта «Производительность труда», реализованного в 2019 – 2024 годах.

В рамках проекта предприятия базовых несырьевых отраслей могут получить квалифицированную помощь экспертов по устранению неэффективности производственного процесса, а также обучение сотрудников методам повышения производительности труда.

Организации социального сектора будут реализовывать проекты по повышению производительности труда при поддержке ФЦК, отраслевых центров компетенций, а также самостоятельно.

В ФКЦ начали использовать Directum RX с 2019 года, о чем рассказывали ранее на Awards 2019, Awards 2022 и Awards 2024.

Цели и задачи проекта

Основные факторы развития:

• рост количества участников федерального проекта за счет новых направлений;
• изменения действующего законодательства в сфере кадрового документооборота, ЭДО, МЧД и МЭДО;
• увеличение объема как внутреннего, так и внешнего документооборота;
• необходимость безопасного хранения информации и документов, а также их быстрого и удобного поиска;
• регулярное выявление избыточного или хаотичного согласования.

Были поставлены следующие задачи:

• максимально перевести взаимодействие с контрагентами (участниками ФП) на использование сервиса электронного обмена;
• продолжить автоматизацию КЭДО;
• повысить компетентность пользователей системы;
• сократить фактические сроки по внутренним регламентам.

Цели проекта

Цели проекта с точки зрения стратегического развития управления организации:

• эффективная реализация ФП;
• соответствие действующему законодательству РФ;
• применение современных подходов к автоматизации процессов;
• обеспечение надлежащей защиты конфиденциальной информации и персональных данных;
• повышение коммерческой выручки за оказываемые услуги.

Описание заявки

Для оптимизации деятельности ФЦК потребовалось следующее:

• выпуск МЧД и импорт в систему;
• обновление системы до версии RX 4.9.;
• переход на HR-Pro;
• запуск дополнительного механизма повышения исполнительской дисциплины.

В связи с этим было принято решение о необходимости дальнейшего развития СЭД.

Использованные продукты и подходы

При автоматизации процессов максимальная ориентация была на коробочный функционал СЭД.

Внедрены следующие решения:

• решение «HR Pro. Кадровый ЭДО»;
• решение «HR Pro. Личный кабинет»;
• решение «HR Pro. Расширение для 1С:ЗУП»;
• решение «База знаний».

Реализованы следующие шаги:

• произведено обновление системы на версию 4.9.;
• установлено решение HR Pro 2.2;
• доработан ФП «Кадровый ЭДО. Отправка оповещений о заданиях с истекающим сроком выполнения»;
• установлен модуль «База знаний Freemium»;
• скорректированы настройки и права подписи в связи с переходом на использование МЧД.

История проекта

Сроки проекта: январь 2024 – декабрь 2024.

Проект включал в себя следующие этапы:

• формирование функциональных требований и написание технических заданий на развитие СЭД;
• внедрение и адаптация новых модулей;
• корректировка созданных при внедрении системы бизнес-процессов;
• создание дополнительных правил согласования, этапов, ролей, шаблонов;
• выполнение необходимых доработок системы;
• опытно-промышленная эксплуатация;
• обучение пользователей и администраторов СЭД и подготовка инструкций;
• ввод в промышленную эксплуатацию;
• контроль исполнительской дисциплины.

В команду проекта были включены внутренние функциональные заказчики, аналитики, администраторы СЭД и разработчики.

В ходе проекта была проведена оценка функциональных требований владельцев процессов и определение способов их реализации.

Основной задачей стало значительное сокращение использования бумажного оформления таких документов как:

• соглашения с предприятиями-участниками ФП;
• договоры,
• дополнительные соглашения,
• акты выполненных работ,
• финансовые документы;
• кадровые документы,

А также предстояло организовать их надлежащее формирование и хранение в электронном виде для сохранения юридической значимости.

Проектные решения

Кадровый документооборот – гибкий переход

В 2021 году был приобретен модуль СЭД «HR-процессы», в рамках которого были внедрены и кастомизированы следующие процессы:

• планирование графика отпусков;
• оформление отпусков;
• двухсторонняя синхронизация организационной структуры с учетной системой (1С: ЗУП);
• оформление замещения на время отпуска.

В ноябре 2024 года приобретена подписка на лицензии «HR Pro. Кадровый ЭДО» в составе:

• модуль «КЭДО» HR Pro;
• модуль «Ознакомление с ЛНА»;
• модуль «Прием на работу»;
• модуль «Отпуска».

В рамках установки и настройки функционала HR Pro было принято решение использовать Directum СОП для выпуска УНЭП, а также облачный сервис сообщений Directum для доступа в личный кабинет.

Сложность проекта заключалась в том, что система ФЦК значительно модифицирована, особенно в части работы с кадровыми документами и интеграции с учетной системой, часть процессов автоматизирована, пользователи (работники ФЦК) и исполнители по основным организационным этапам (кадровые администраторы) преодолели изначальную резистентность и адаптировались к действующим процессам в модуле «HR-процессы».

Команда внедрения HR Pro приняла решение реализовать переход с применением гибких методик управления.

После проработки всех ограничений решено было выделить следующие основными этапы:

1. Установка HR Pro на тестовую и продуктивную системы ФЦК, продолжение использования HR-Процессов для планирования отпусков на 2025 год, работы с отпусками и синхронизации организационной структуры;
2. Настройка модуля HR Pro для работы с кандидатами и приемами новых работников без интеграции с учетной системой, демонстрация внутреннему функциональному заказчику и совместное тестирование коробочных процессов HR-Pro;
3. Выборочная (по результатам этапа 2) адаптация ранее выполненных модификаций в HR Pro, переключение на новое расширение к 1С:ЗУП и отключение HR-Процессов;
4. Автоматизация работы с кадровыми изменениями, заявлениями, ознакомлением с ЛНА.

Этап 1 успешно завершен в январе 2025 года.

Работы по настройке системы и сервисов в рамках Этапа 2 произведены, осуществляется тестирование ответственными со стороны внутреннего функционального заказчика.

Переход на HR Pro позволит ФЦК оптимизировать трудозатраты на дальнейшее обновление системы, а также сократить расходы на модификацию новых автоматизируемых кадровых процессов.

Исполнительская дисциплина

Обеспечение высокого показателя исполнительской дисциплины (ИД) в СЭД – Уведомления о приближении срока выполнения. Функционал коробки HR Pro тиражировали на все задания.

С 2021 года пользователями ФЦК регулярно формировались запросы на создание механизма уведомления о скором наступлении срока выполнения по входящим заданиям.

Ввиду трудозатратности разработки такого процесса «с нуля», а также по причине периодического возникновения более приоритетных задач проект откладывался.

Идея удачной реализации посетила команду ФЦК в процессе обучения на курсе настройки HR Pro. Было решено в рамках ФП «Кадровый ЭДО. Отправка оповещений о заданиях с истекающим сроком выполнения» произвести следующие изменения:

• создать справочник «Типы заданий» для настройки типов заданий, для которых нужно настроить уведомления о подходящем сроке выполнения;
• в справочник «Настройки модуля» в модуле «Кадровый ЭДО» добавить поле финального уведомления об истечении срока задания в часах – «Запускать финальную рассылку о заданиях до истечения срока выполнения, ч.» (Рис.1);
• в карточке организации и сотрудника добавить новый способ отправки уведомления «Уведомление СЭД» в разделе «HR Pro» в настройке «О приближении срока ознакомления и подписания» (Рис. 2).

Рис. 1.

Рис. 2.

Сотрудники получают сообщения за сутки и за 2 часа до истечения срока выполнения заданий.

Уведомления поступают в папку «Входящие» и содержат ссылку на задание, срок выполнения которого скоро наступит (Рис. 3).

Рис. 3.

Вопрос соблюдения ИД всегда был особенно важен для ФЦК. В связи с этим команда решила подойти к задаче повышения ИД комплексно. Параллельно с изменением ФП и доработкой уведомлений в СЭД было запущена кампания по популяризации Directum Jazz. Push-уведомления на мобильном устройстве дополнительно напоминали о сроке выполнения задания, даже если сотрудник забывал проверить корпоративную почту.

Таким образом, инструментарий ФЦК по мониторингу выполнения заданий в системе еще больше расширился, практически не оставляя шансов просрочить задание.

Средняя ИД по 48 подразделениям увеличилась на 10%, достигнув показателя в 96% (Рис. 4).

Рис. 4.

База знаний вместо Общих папок с инструкциями

В ФЦК несколько основных систем. Инструкции по работе с ними размещены на нескольких ресурсах для удобства пользователей. Команде ФЦК давно стало понятно, что инструкция должна быть под рукой, должна быть короткой и понятной.

Если разместить в Общих папках в системе и направить ссылку на карточку документа, то содержимое видно не сразу. Некоторые сотрудники путаются, особенно те, кто присоединился к ФЦК недавно.

Мы попробовали использовать для этих целей модуль «База знаний» Premium.

По клику на полученную ссылку работник попадает в нужную статью Области знаний с удобной навигацией на странице.

Рис. 5.

В рамках поставки Freemium доступна 1 область знаний и до 15 статей в ней.

По результатам публикации пилотных статей будет принято решение о приобретении персональных лицензий модуля.

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Формализованные документы и машиночитаемая доверенность (МЧД) после обновления на 4.9.

С целью возможности работы с МЧД формата 003 и получения доступа с расширенному функционалу аннулирования при работе через сервис электронного обмена ФЦК перешло на версию системы 4.9.

К сожалению, возможности интеграции с операторами электронного обмена разные. С Контуром они значительно шире, чем со СБИСом.

Выяснилось также, что некоторым контрагентам, использующим Контур, от ФЦК, использующего СБИС, не передаются сведения о МЧД. Как сообщил вендор, ситуация исправлена в более позднем билде системы.

Согласно внутренним ЛНА в ФЦК утверждено четкое разделение полномочий по подписанию определенных видов документов с различными лимитами в зависимости от потока документации.

Необходимо было обратить особое внимание на приоритеты прав подписи, настроенных для соответствующих ролей. У руководителей, для которых была выпущена Электронная доверенность (МЧД), необходимо повышать приоритет для корректного выполнения подписания.

Несмотря на возникающие ограничения, срок согласования документов сократился в 2-3 раза. Например, соглашение с предприятиями со способом доставки «Сервис эл.обмена» согласовывается и подписывается обеими сторонами за менее чем 13 дней по сравнению с 41 днем при обмене по почте бумажными экземплярами. К концу 2024 года доля обмена документами с предприятиями-участника НП составила 84,5%.

Кроме того, в системе согласовываются отчетные и закрывающие документы по коммерческим проектам ФЦК, что обеспечивает их оперативное завершение. Акты выполненных работ, сопровождаемые счетами и счетами-фактурами порой согласовываются внутри и возвращаются подписанными от контрагентов в течение пары часов.

Результаты

Реализованное развитие обеспечило достижение следующих эффектов:

• cредний показатель исполнительской дисциплины по 48 подразделениям увеличилась на 10%, достигнув показателя в 96%;
• доля документов, подписывающихся через сервис электронного обмена, составила 84,5%;
• срок согласования документов и получение подписанных экземпляров от контрагента сократился в 2-3 раза.

Достигнуты цели:

• успешно завершен национальный проект «Производительность труда», реализованных в 2019 – 2024 годах;
• реализован бесшовный переход на обслуживание нового Федерального проекта «Производительность труда»;
• соответствие требованиям действующего законодательства к составу и форматам документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
• повышена компетентность и лояльность работников ФЦК и готовность использовать систему для организации большего числа внутренних и внешних процессов.

Планы по развитию проекта

• активный перевод функционала на No-code и Low-code для предоставления удобства настройки функционала администраторами системы без необходимости доработок разработчиками;
• развитие КЭДО.

Состав команды проекта

От ФЦК:

• начальник Управления информационных технологий Крылатов Константин;
• руководитель проекта Мурадян Мария.

От Рокитсофт:

• технический лидер Маслов Юрий;
• команда инженеров и разработчиков для реализации изменений, поддержки системы.