Модернизация бизнес-процессов по согласованию договорных документов в АО «ОДК-Авиадвигатель»

Характеристика проекта

АО «ОДК-Авиадвигатель» – ведущее российское конструкторское бюро по разработке газотурбинных двигателей авиационного и промышленного назначения, входит в состав АО «Объединенная двигателестроительная корпорация» – 100-% специализированной дочерней компании АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» по управлению двигателестроительными активами.

Акционерное Общество «ОДК-Авиадвигатель» известно в мире как ведущее в России конструкторское бюро – разработчик двигателей для гражданской и военной авиации, а также промышленных газотурбинных установок и электростанций на базе авиационных технологий.

АО «ОДК-Авиадвигатель» – головной разработчик двигателей ПД – семейства отечественных турбореактивных двухконтурных двухвальных двигателей с эффективной системой шумоглушения, предназначенных для ближне-, среднемагистральных самолетов и промышленных ГТУ.

Основные направления деятельности АО «ОДК-Авиадвигатель»:

• разработка газотурбинных двигателей для гражданской и военной авиации;
• разработка, серийный выпуск, монтаж «под ключ», пусконаладочные работы, ремонт, гарантийное и текущее обслуживание газотурбинных установок мощностью 2.5, 4, 6, 10, 12, 16, 25 МВт; газотурбинных электростанций мощностью 2.5, 4, 6, 12, 16, 25 МВт; редукторов для электростанций мощностью 2.5, 4, 6 МВт; трансмиссий и муфт для приводов компрессоров, насосов и электрогенераторов;
• оказание инжиниринговых услуг в области машиностроения.

Задачи проекта

С момента внедрения системы Directum на предприятии в 2012-2013 годах к реализованным процесса согласования договорных документов накопился целый ряд пожеланий по настройкам и доработкам, а также ряд недостатков. В 2014 году процесс был незначительно модернизирован, но основа осталась прежней. В 2015 году стало понятно, что бизнес-процесс перестаёт отвечать требованиям компании, и необходима его модернизация.

Основные недостатки:

• поменялись требования к составу согласующих в процессе;
• не было возможности штатно добавить новых согласующих или изменить состав имеющихся;
• не было возможности штатно добавить новые документы для согласования;
• не было четкого разделения на согласуемые документы и сопроводительные документы;
• не было возможности привязать расходный договор к коду затрат из финансово-учетной системы;
• проблемы при согласовании протокола закупки у единственного поставщика: нет информации о списке согласующих для данного документа, невозможно добавить в запущенную задачу согласования договора.

Цель доработки существовавших бизнес-процессов:

• сокращение трудоемкости запуска договорных документов, уменьшение вероятности ошибок при запуске;
• исключение случаев искажения информации о договоре (корректировка атрибутов договорного документа в процессе согласования);
• устранение описанных выше недостатков;
• увеличение степени управляемости и контроля над документооборотом договорных документов;
• наполнение единого электронного архива договорных документов.

Проектные решения

Термины:

ЦФО – центр финансовой ответственности – тематический руководитель, ответственный за расходную часть бюджета.

РТН – руководитель тематического направления по доходным договорам.

Обязательные постоянные согласующие – согласующие, список которых постоянен и не зависит от типа и темы договорного документа.

Обязательные переменные согласующие – согласующие, список которых зависит от типа и темы договора. Определяется выбором РТН или ЦФО.

ОКЗ – Ответственный за код затрат – сотрудник, закрепленный за конкретным ЦФО, который подтверждает в системе корректность указания кодов затрат для договорных документов.

Протокол ЕП – протокол закупки у единственного поставщика, в соответствии с положением о закупках и внутренними стандартами этот протокол согласовывается совместно с договором, при этом имеет свой особый список согласующих.

Расходный упрощенный договор – расходный договор, заключаемый по итогам проведенных закупочных процедур.

 

Основные требования к новому бизнес-процессу:

1. Разработать мастер по запуску договорных документов и максимально простой интерфейс по занесению и запуску на согласование договорных документов;
2. В зависимости от выбора РТН (для доходных и прочих договоров) или ЦФО (для расходных договоров) должен определяться состав обязательных переменных согласующих в процессе согласования и этапы, на которых они должны быть;
3. Добавить визуальное отображение информации по согласующим протокола ЕП, в мастере и в задаче
4. Обеспечить механизм указания и подтверждения кода затрат к договору;
5. Обеспечить возможность смены РТН или ЦФО на этапе доработки с автоматическим переопределением списка обязательных переменных согласующих в процессе;
6. Обеспечить возможность добавления дополнительных согласующих в процесс на этапе доработки;
7. Обеспечить возможность добавления документов для согласования (например: протокол ЕП, приложение к договору, спецификация, протокол разногласий) на этапе доработки.

 

Реализация

1. Мастер по запуску на согласование договорных документов.

Первоначально работа с договорами была реализована через стандартный справочник «Договоры» модуля «Управление договорами» – пользователь создавал запись справочника, заполнял необходимые атрибуты, заносил документы и стартовал из справочника задачу по ТМ. Данный формат работы стал неудобным, т.к. атрибутов было довольно много, заполнять их было сложно для пользователей. К тому же необходимо было реализовать функционал, который позволил бы визуально отображать список согласующих задачи, которая будет запущена. Поэтому вариант работы через мастер стал отличным решением.

Описание мастера

Этап 1. Выбор вида договора.
Вид договора: договор, доп. соглашение, спецификация, протокол разногласий, соглашение о сотрудничестве, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации

Этап 2. Заполнение основных реквизитов.

Набор реквизитов зависит от вида договора:

1. Для видов договор, соглашение о сотрудничестве, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации:
2. Для расходного упрощенного договора (устанавливается связь с закупочной документацией):
3. Для дополнительного соглашения, спецификации, протокола к договору и т.п.:

Этап 3. Заполнение основных реквизитов (продолжение)

1. Для Расходного упрощенного договора
2. Для дополнительного соглашения, спецификации, протокола к договору и т.п.:

Этап 4. Выбор документов

На данном этапе пользователь прикрепляет электронные документы. Так же в зависимости от вида документа окна есть возможность прикрепить протокол ЕП.

Стоит отметить, что выбор основного документа и протокола ЕП всегда производится из файловой системы компьютера, а приложения и сопроводительные документы можно выбирать как с компьютера, так и из системы.

Этап 5. Заполнение параметров согласования

На этом этапе заполняются основные параметры маршрута согласования. Список параметров так же зависит от вида и типа договора:

• Расходный договор или соглашение о сотрудничестве/намерениях – Ответственный исполнитель, Руководитель ЦФО, необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества
• Расходный упрощенный договор – Ответственный исполнитель, Руководитель ЦФО
• Дополнительное соглашение, протокол к договору, заказ к договору, спецификация, протокол разногласий, протокол согласования разногласий, протокол урегулирования разногласий – Ответственный исполнитель, Руководитель ЦФО, необходимость согласования с ЦФО, необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества
• Для всех договорных документов с типом «Доходный» и «Прочее» – Ответственный исполнитель, Руководитель тематического направления, необходимость согласования с руководителем по экспертизе качества

Этап 6. Выбор согласующих

На данном этапе пользователю предлагается заполнить код затрат, источник финансирования, дополнительных согласующих и определить утверждающего договора и протокола (при наличии). В этом же окне так же отображается информация об обязательных постоянных и переменных согласующих, которые будут участвовать в задаче согласования документа. Вид окна и список полей также определяется видом и типом договорного документа, а так же параметра «Согласовать с ЦФО – Да/Нет» (заполняется на этапе 5):

Расходные договорные документы с протоколом ЕП, установлен параметр «Согласовать с ЦФО – Да»:

Расходные договоры без протокола ЕП, установлен параметр «Согласовать с ЦФО – Да»:

Дополнительно соглашение, протокол, спецификация, заказ к расходному договору, установлен параметр «Согласовать с ЦФО – Нет»:

Доходные и прочие договорные документы

Этап 7. Заполнение списка рассылки

Пользователю предлагается заполнить список рассылки договорного документа, определить, требуется ли перевод документа, а также требуется запускать задачу по согласованию договорного документа.

В случае если параметр «Отправить на согласование» будет снята, система лишь создаст запись справочника «Договоры» и занесет документы в систему, но не запустит задачу по их согласованию.

Этап 8. Проверка параметров типового маршрута

Система предлагает проверить список направляемых на согласование документов, состав согласующих договора (с разбивкой по этапам), состав согласующих протокола ЕП при его наличии (с разбивкой по этапам).

При нажатии кнопки «Готово» система совершает следующие действия:

1. Сохраняет запись справочника «Договоры» со всеми атрибутами;
2. Заносит в систему и в связанные документы к созданной записи справочника «Догворы» файл с договором и файл с протоколом ЕП (при его наличии);
3. Заносит в систему и в связанные документы приложения и сопроводительные документы (если был выбран вариант занесения «Из компьютера». Если был выбран вариант выбора «Из системы», то только заносит в связанные документы к записи справочника;
4. Создает задачу по типовому маршруту (маршрут выбирается в зависимости от вида договорного документа), заполняет все параметры ТМ, заносит договор, приложения к нему и протокол ЕП во вложения к задаче, создает папку «сопроводительные документы» и помещает в неё сопроводительные документы, затем стартует задачу;
5. После старта задачи для доп. соглашений, спецификаций, протоколов к договорам создается дополнительная папка «Связанные договорные документы», куда помещаются ссылки на документы в системе вида «договорные документы», которые связанные с ведущей записью справочника «Договоры», а так же всеми имеющимися ведомыми на момент запуска задачи.

Мастер позволяет пользователю перейти по шагам назад для корректировки атрибутов и настроек при такой необходимости до старта задачи.

 

2. Типовые маршруты

Всего для бизнес-процесса «Согласование договорных документов» создано пять типовых маршрутов:

• Согласование договора – расходные, доходные и прочие договоры, кроме договоров по итогам закупочных процедур
• Согласование доп. соглашений – доп. соглашения, спецификации, протоколы к договорам
• Согласование договора (Упрощенный) – расходные договоры по итогам закупочных процедур
• Согласование сог. о неразгл. конф. инф. – соглашения о неразглашении конфиденциальной информации
• Согласование сог. о сотр/намерении – соглашения о сотрудничестве или намерениях

Типовые маршруты отличаются количеством этапов согласования, а также рядом других особенностей, характерных для каждого из видов договорных документов.

Обязательные постоянные согласующие определены в матрице согласующих. На каждый типовой маршрут есть соответствующая запись, в которой прописан перечень согласующих, указан этап согласования и необходимость подписания протокола ЕП.

Обязательные переменные согласующие для расходных договоров определяются в справочнике «Ответственные ЦФО», в котором для каждого ЦФО определяется какой согласующий в каком типовом маршруте на каком этапе будет находиться и в какой роли. Помимо этого, в этом же справочнике определяется ответственный сотрудник договорного отдела за данное направление.

Таким образом, для большинства договорных документов полный перечень согласующих полностью определен и пользователю необходимо указать только дополнительных согласующих.

Одним из требований было ограничение возможностей по редактированию карточки справочника «Договоры». В первую очередь это касалось таких атрибутов как ответственный за ЦФО, коды затрат и источник финансирования. Для выполнения данного требования введено ограничение на редактирование части полей карточки справочника «Договоры» после старта задачи по согласованию договорного документа. Ограничение снимается в случае прекращения задачи, либо на определенных этапах маршрута. В рамках задания по согласованию документа с ответственным за код затрат (сотрудник определяется в справочнике «Ответственные ЦФО» введен запрос параметра «Код затрат», в котором данный сотрудник может изменить/добавить/удалить код затрат для указанного в договоре ЦФО. Выбрать код затрат другого руководителя ЦФО или поменять руководителя ЦФО данный сотрудник не может. Так же возможность изменения ЦФО и кодов затрат имеется в рамках задания на доработку документа (в этот момент данные поля в карточке разблокированы). В случае, если инициатор в рамках задания на доработку документа изменяет руководителя ЦФО, то автоматически меняется список согласующих – согласующие от прежнего ЦФО убираются из процесса, а от нового добавляются на соответствующие этапы. В случае если этап согласования был пройден, то согласующим от ЦФО формируется задание на текущем этапе согласования.

Помимо возможности изменения кодов затрат и руководителя ЦФО на этапе доработки так же может добавить новые документы для согласования (например, приложения к договору, протокол ЕП, протокол разногласий и т.п.). В случае, если это Протокол ЕП, система укажет, что документ будет направлен членам комиссии по закупкам, которые уже рассматривали данный договорной документ и предложит указать дополнительных согласующих так же из числа уже согласовавших (но не являющихся обязательными членами закупочной комиссии).

В случае если это приложение к договорному документу, протокол разногласий и т.п., то будет только запрос, с кем из согласующих, которые уже смотрели первоначальный комплект документов, необходимо согласовать этот новый(ые) документ(ы)

Прочие доработки и изменения:

В маршруте хранятся два списка согласующих: кто должен согласовать договор, и кто должен согласовать договор с протоколом ЕП.

В случае если к договору приложен протокол ЕП:

• Реализованы этапы для обязательных членов закупочной комиссии, в случае, если они не участвуют в согласовании основного договора
• Реализована проверка, согласована ли последняя версия протокола с Руководителем ЦФО, если нет, то добавлен этап
• Введен отдельный этап для распечатки и утверждения протокола ЕП
• Добавлен этап публикации протокола ЕП – при необходимости задание формируется сотруднику отдела закупок

 

3. Эффект от внедрения

1. У пользователей появился четкий и понятный интерфейс для заведения и отправки на согласование договорных документов. Заполнение всех атрибутов идет последовательно и логично. Нет необходимости запоминать многообразие вариантов всех требуемых согласующих, система подставляет всех автоматом. Минимизируется вероятность ошибок и дублирования при заполнении согласующих и других параметров маршрута, так же имеется возможность исправить параметры до запуска на согласование. Процесс стал проще для освоения новыми пользователями.
2. Получены инструменты по оперативному внесению изменений в бизнес-процесс при такой необходимости без изменения программ, только корректировка справочников.
3. Повысилась управляемость процесса, уменьшилось количество ошибок пользователей и связанных с ними вмешательств администраторов.
4. Повысилось качество заполнения справочника «Договоры».

 

Описание текущего состояния проекта и решений

Общие особенности системы «Директум» в АО «Авиадвигатель»

• Используется система версии 5.2.1 (переход осуществлен в июне 2016).
• Авторизованы все пользователи компьютерной сети предприятия (примерно 2000 из 2700 работников);
• Электронную цифровую подпись может получить любой сотрудник предприятия;
• Методический совет по внедрению системы состоит из руководителей различного уровня и специалистов по тематическим направлениям, во главе метод совета первый заместитель генерального директора;
• В основном руководство предприятия работает самостоятельно в системе, но часть руководителей работает через секретарей;
• Все бизнес-процессы реализованы через типовые маршруты
• Реализован механизм экспорта/импорта данных о работниках и структуры подразделений из кадровой системы в систему Директум, а также данных о кодах затрат из финансовой системы;
• Сценарий автоматического распознавания документов формата PDF созданных за день с использованием ABBYY Recognition Server;
• Реализован полнотекстовый поиск по документам формата PDF;
• Реализован удаленный доступ в систему для филиалов предприятия и сотрудников, работающих из дома и в командировках через VPN-канал;
• Реализована интеграция с системой обмена корреспонденцией и поручениями АО «ОДК»;
• Реализована работа с системой через мобильные приложения Jazz и Solo

Иллюстрации и скриншоты приведены в приложении.

Общая характеристика проекта

• Сроки: август 2015 – март 2016.
• Опытно-промышленная эксплуатация: апрель 2016.

Статистика использования

• в системе работают 1200 пользователей, до 500 одновременно;
• 1200 задач в день;
• 2200 заданий в день;
• 900 документов в день.

Дополнительно

Другие публикации по системе Directum в АО «ОДК-Авиадвигатель» в 2016 г.

• Интервью Дан Олейников, «Авиадвигатель»: С внедрением DIRECTUM мы получили высокоэффективный инструмент взаимодействия между сотрудниками
• Описание проекта на конкурсе GlobalCIO "Проект года" Внедрение и развитие DIRECTUM в АО «Авиадвигатель»

Ранее опубликованные проекты на DIRECTUM Awards 

2014 г. Внедрение бизнес-процессов по согласованию документов, сопутствующих процедуре закупки товаров (работ, услуг) для нужд ОАО «Авиадвигатель»

2013 г. Внедрение системы электронного документооборота на ОАО «Авиадвигатель»

2013 г. Перспективный кейс Развитие системы электронного документооборота на ОАО «Авиадвигатель»