P&G - Система электронного документооборота таможенных деклараций (Digital customs)

Характеристика проекта

Проктер энд Гэмбл - транснациональная компания, один из лидеров мирового рынка потребительских товаров. В России на момент завершения проекта было 6 юридических лиц в 4 субъектах РФ, имеющих внешнеэкономическую деятельность, включая 3 завода.

Компания работала на 12 таможнях, имела контракты с 13 таможенными представителями, работающими в трех таможенных системах (Альта-софт, ТКС, ВЭД-Декларант).  

Объем оформляемых таможенных деклараций - порядка 2000 шт. в месяц.

Задачи проекта

Цель проекта - переход на электронный юридически значимый документооборот таможенных деклараций.

Основные задачи проекта:

- Внедрение электронных таможенных деклараций  как юридически значимых документов без необходимости дублирования на бумажных носителях

- получение юридически значимых таможенных деклараций в единую систему по всем импортирующим/экспортирующим юридическим лицам Компании.

- Создание единого информационного пространства для всех участвующих в обороте таможенных деклараций технологических систем, включая системы P&G, таможенных операторов, таможенных брокеров, таможенных органов.

- Автоматизация процессов обработки электронных таможенных деклараций без дополнительных ручных операций с документом (распечатка, ручное перенесение данных из декларации и т.п.)

- Упрощение процессов подбора и предоставления таможенных деклараций для камеральных проверок в налоговые органы.

- Получение единого электронного архива юридически значимых электронных документов.

- Получение единой базы с информацией о таможенном декларировании с возможностью формирования и выгрузки любых отчетов

Проектные решения

Для реализации пунктов А-Е используется DIRECTUM.

A. Получение и загрузка таможенных деклараций в формате xml с соответствующими подписями из систем таможенных операторов.

Данная задача была решена посредством разработанной  специально для реализации проекта автоматизированной службы ввода.

Служба ввода позволила объединить потоки xml-докуметов из трех систем таможенного декларирования  (Альта-Софт, ТКС, ВЭД-Декларант). Функционал службы ввода:

1. Подключение к выделенному серверу, дублирующему траффик таможенных деклараций P&G в системе Альта Софт.

2. Подключение к выделенному e-mail адресу, куда происходила отправка таможенных деклараций P&G по электронной почте из систем ТКС и ВЭД-Декларант.

3. Анализ обновлений на сервере/ e-mail адресе, поиск xml-документов таможенных деклараций, отправка их на загрузку.

4. Выполнение следующих проверок:

1. Проверка целостности xml-контейнеров.
2. Проверка наличия подписей в xml-контейнерах.
3. Проверка  валидности сертификатов, использованных для подписания контейнеров.
4. Проверка сертификатов, использованных для подписания контейнеров, по спискам отозванных сертификатов, публикуемых на сервере ФТС.
5. Проверка наличия в xml-файле подписей таможни.
6. Проверка соответствия таможенного поста перечню таможенных постов в Директум.
7. Проверка, по коду ИНН, соответствия декларанта перечню организаций P&G.
8. Проверка наличия даты ДТ, даты и времени выпуска ДТ.
9. Проверка страны происхождения и страны назначения по перечню стран грузоотправителей и грузополучателей в Директум.
10. Проверка наличия в декларации кода органа въезда/выезда.
11. Проверка наличия в декларации номера договора.

5. Загрузка xml документа в Справочник таможенных деклараций, создание и заполнение карточки документа, формирование PDF-формы документа, приложение к карточке как самого xml-документа, так и его PDF-формы.

B. Обработка полученных таможенных деклараций.

Данная задача была решена посредством создания системы справочников, а также налаживания взимосвязей с текущими справочниками системы Директум. Были созданы следующие справочники:

1. Справочник Декларации на товары – содержит всю необходимую сотрудникам P&G информацию из таможенных деклараций с возможностью настройки любых фильтров, а также выгрузки данных справочника в Excel.
2. Справочник Таможни – информация о таможенных постах, их кодах, номерах вендоров во внутренних системах (SAP номер контрагента).
3. Справочник  Стран – информация о странах происхождения и назначения товаров.
4. Справочник  Валют – валюта договора, по которому импортируется/экспортируется товар.

Были созданы связи с существующими справочниками:

1. Справочник Паспортов сделок – содержит номера паспортов сделок, оформленных для Компании. .

C. Автоматизация процесса подбора и предоставления таможенных деклараций в налоговые органы.

В связи с неготовностью налоговых органов на момент разработки принимать таможенные декларации в xml-формате, Партнерами из Директум был разработан функционал, позволяющий автоматически выгрузить таможенные декларации в PDF-формате по определенному списку.

Функционал представляет собой сценарий, позволяющий ввести любое количество таможенных деклараций и запустить их массовую выгрузку в заданную папку на компьютер с уведомлением, если какая-либо декларация отсутствует в справочнике. 

D. Хранение таможенных деклараций в едином электронном архиве.

Созданный справочник таможенных деклараций представляет собой электронный архив, поскольку каждая карточка содержит xml- и PDF-версии таможенной декларации.

E. Передача информации в системы P&G.

Для более удобной дальнейшей передачи информации в системы P&G Партнерами из Директум были созданы дополнительные таблицы в Директум sql-базе данных. Таблицы содержали только информацию, необходимую для совершения бухгалтерских проводок по таможенной декларации, и обеспечивали безопасное и эффективное подключение собственных разработок P&G к базе таможенных деклараций, созданной в Директум.

Полный размер

Полный размер

Полный размер

Результаты проекта

В результате внедрения проекта были достигнуты следующие результаты:

• Экономия рабочего времени сотрудников до 8000 часов в год.
• Полностью электронный документооборот, таможенных деклараций от создания до архивирования.
• Единая система для всех 12 таможен, 6 юрлиц, 5 вовлеченных функций P&G.
• 0% технических ошибок при обработке таможенных деклараций.
• Наличие  любых необходимых отчетов и единого архива.таможенных деклараций.