Управление проектами в «НИПИ «Нефтегазпроект». Рабочее место главного инженера проекта.

Задача

1. Структурировать и сделать прозрачной работу главных инженеров проектов. 2. Создать единое информационное пространство для управления проектами и получения информации. 3. Уменьшить время, затрачиваемое главным инженером проекта, на подготовку отчетности по объектам. 4. Создать инструменты, которые позволят главному инженеру проекта планировать работу отделов.

Описание решения

Данное решение состоит из следующих модулей:

1. Реестр проектов, фаз проектов и управление финансовой стороной проектов.
2. Структура проекта.
3. Модуль обмена заданиями между смежными отделами проектировщиков.
4. Контроль выполнения заданий отделами.
5. Отслеживание этапов выполнения проекта.

Реестр проектов, фаз проектов и управление финансовой стороной проектов

Реестр проектов реализован в виде справочника «Проекты», который содержит плановую информацию и информацию по договорам обо всех проектах организации и их этапов (фазы проектов).

Справочник фазы проектов содержит информацию о каждом этапе проекта:

В организации работают 12 Главных инженеров проектов (ГИП).  В год каждый ГИП закрывает порядка 500 этапов. Для того, чтобы ГИП не тратил время на подготовку отчетов по закрытию этапов, в справочнике фазы проектов он проставляет «Плановая Дата закрытия ГИП» и используя фильтр по этой колонке он может получать всю финансовую информацию по плановому закрытию своих этапов с помощью вычисляемых полей «Сумма по акту», «Сумма по суб.акту», «Наличие накладной», «Наличие акта». Если же фильтр использовать по колонке «дата конца (план)» то информация будет по договорным датам.

Организация часто работает с подрядчиками, для автоматизации финансовых отчетов и по работе  с подрядчиками написан отчет, который разбивает справочник фазы проектов по подрядчикам. Информация та же самая, что и в справочнике фазы проектов только с разбивкой по подрядчику. Например, если у этапа будет два подрядчика, то для данного этапа в отчете будет две записи, с информацией о каждом подрядчике.

Помимо финансовой отчетности и закрытием этапов Главный инженер проекта контролирует всю работу по проекту, поэтому справочник проектов было решено сделать рабочим местом, откуда ГИП полностью смог бы управлять работами по своим объектам.

Возможности ГИПа в карточке проекта:

1. Установка плановых дат завершения этапов проекта (фаз проектов).

2. Создание структуры проекта.

3. Контроль выполнения проекта.

4. Выдача заданий на разработку проектно-сметной документации по проекту.

Структура проекта

В проектировании используются такие понятия, как «Ведомость комплектов рабочих чертежей» и «Состав проектной документации» для упрощения восприятия и систематизации этих понятий, была разработана масштабируемая, гибкая «Структура проекта», которая представляет собой древовидную структуру, в качестве узлов выступают тома, части, книги, комплекты и другие элементы, являющиеся продуктом разработки проектно-сметной документации. Каждый элемент структуры это папка в системе Directum.

Пример структуры проектной документации:

Пример структуры рабочей документации:

Добавление элементов в структуру происходит через контекстное меню на пустой области или уже существующем элементе.

Перечень создаваемых элементов зависит от корневого узла (если создается дочерний элемент) и прав пользователя (всё кроме рабочей документации – полностью создает ГИП, а рабочую документацию создаёт ГИП совместно с начальниками и главными специалистами производственных отделов).

Зеленым цветом выделяются элементы, которые зарегистрированы в архиве организации и которым были выданы инвентарные номера, т.е. документация работы по которой уже завершены.

Создание данной структуры не только систематизировало и структурировало хранение проектно-сметной документации, но и позволило генерировать различные отчеты (в том числе стандартизованные ГОСТ’ами, такие как «Состав проектной документации», «Ведомость комплектов рабочих чертежей», «Состав отчетной и технической документации по инженерных изысканиям.»).

Модуль обмена заданиями между смежными отделами проектировщиков

При проектировании производственные отделы (Электрики, ГенПлан, Строители и т. д.) обмениваются заданиями между собой, чтобы передать нужную информацию в другой отдел – данный термин в проектировании называется «Обмен заданий между смежными отделами».

Основной проблемой в проектных институтах является то, то часто при обмене заданий отделы забывают выдать задание в смежный отдел или отправляют в отдел, которому данное задание вовсе не нужно или же передают не всю информацию. На всех этих мелочах теряются драгоценные дни, которые переходят в срыв сроков по объектам.

Для исключения таких ситуаций общими силами с начальниками производственных отделов разработано 13 шаблонов отработки различных проектных решений для нефтяных и газовых месторождений. Ниже представлена схема отработки на проектирование трубопровода. Данная схема отражает последовательный график выдачи заданий между отделами, начиная от выдачи задания ГИПа на производство инженерных изысканий и заканчивая заданиями на разработку прочей документации. Красные точки (Контрольные точки) отображают информацию о том, какой отдел, какому отделу и что конкретно должен выдать.

Процесс проектирования включает не только разработку проектно-сметной документации, но и отработку замечаний по разработанной документации. В связи с этим выдача заданий делится на два вида:

1. Выдача заданий на разработку документации.
2. Ответы на замечания.

Выдача заданий на разработку документации

(прим. На схеме представлено всего 5 производственных отделов, в организации же их 12)

Для того чтобы приступить к разработке проектно-сметной документации, ГИП в карточке проекта указывает шаблон отработки и выдаёт задания в отделы. Каждое задание это одна из контрольных точек шаблона отработки. Для выдачи задания ГИП заполняет диалог, открываемый по кнопке «Выдать разделы в работу». Выбирает стадию, в рамках которой нужно разработать документацию, Контрольную точку «Приступить к разработке». В табличной части отделы проставляются автоматически из контрольной точки, ГИП указывает разделы/объекты проектирования (элементы структуры), указывает текст, сроки для каждого отдела и отправляет в работу.

В результате задача появляется в справочнике «Задание смежным отделам». Каждая запись данного справочника это отдельное задание между отделами или внутри отдела. Карточка задания содержит основную информацию об этом задании, область с вложенными файлами и действиями, такими как «Создать задание смежному отделу», «Изменение срока задачи» и «Просмотр выполнения проекта».

Отправка заданий внутри отдела выполняется через вкладку «Отправка заданий внутри отдела» - каждое задание внутри отдела это новая запись справочника, у которой реквизит «Отдел инициатор» и «Отдел исполнитель» эквиваленты.

Если заданиями обмениваются смежные отделы, то схема выдачи заданий немного видоизменяется:

Отдел инициатор формирует проект задания (кнопка «Создать проект задания смежному отделу»). Указывая стадию, в рамках которой они выдают задание, контрольную точку (при выборе контрольной точки, система будет подсказывать какие уже были выданы контрольные точки по данному проекту, а какие нет), специалистов внутренней экспертизы, согласующих и вкладывают документы в задание по кнопке «Вложения».

Отправляет на согласование ГИПу. Согласование происходит по типовому маршруту «Согласование заданий смежным отделам»:

На блоке «Задание для ГИП». У ГИПа есть возможность как утвердить задание, так и не согласовать, тогда задания будут удалены из системы. В случае же если ГИП «Утверждает» система откроет диалоговое окно «Установка срока отделам». По умолчанию срок подставляется из задачи на разработку документации от ГИПа на отдел исполнителя по текущему заданию (такое задание называется – ведущей задачей ГИПа). Если ГИП укажет срок больше, чем срок ведущей задачи ГИПа, то система, помимо установки срока на согласуемую задачу, поменяет срок у ведущей задачи.

Только в случае согласования задания ГИПом, отделы исполнители получат задание.

Общая схема отработки внутри отдела:

Как видно из схемы, каждое задание  проходит через цепочку исполнителей разных уровней в отделе. Выполненное задание также проходит проверку на каждом из уровней.

Выдача заданий на отработку замечаний

Отправка задач на отработку замечаний происходит через тот же диалог с той лишь разницей, что диалог вызывается из контекстного меню документа вида «Замечания», «Письмо входящее» и контрольная точка всегда автоматически выбирается «Отработка замечаний». Документ, который отправляется на отработку замечаний, будет вложен во вложение заданий. Через контекстное меню этого документа, можно открыть все задания, которые отрабатываются на основании этого документа, получить все файлы, вложенные исполнителями заданий.

Контроль выполнения заданий отделами

Основными задачами ГИПа являются контроль выполнения заданий отделами и распределение нагрузки на отделы. Для этого каждый ГИП работает в справочнике заданий, имеющий следующий вид:

Данный вид позволяет видеть по датам, когда, по какому проекту, и что конкретно должно быть сдано. Через контекстное меню ГИП может изменить срок заданий, тем самым у отдела задание поменяет срок, так как используют один и тот же справочник и вид в нем.

Справочник заданий делает работу внутри организации прозрачной на 100%, так как позволяет наблюдать всю загрузку отделов и сотрудников производственных отделов ориентировочно на полгода вперед (в организации есть приказ, который обязывает ГИПов раздавать задачи с примерными сроками, как только в организации появляется новый объект). Для получения этой нагрузки надо сделать группировку по колонке «Исполнитель работник»:

Для простого визуального восприятия справочника используется раскраска записей справочников:

Синий - Мои исходящие задачи (Инициатор раб = Я)

Зеленый -  Мои задачи в работе (Исполнитель раб = Я и срок >= сегодня)

Красный - Мои просроченные задачи (Исполнитель раб = Я и срок < сегодня)

Отслеживание выполнения проекта

Важной информацией для Руководства, ГИПов, Начальников отделов является отслеживание процесса выполнения проекта. Шаблоны отработки объектов и модуль задания смежным отделам дали нам такую возможность. Как было сказано ранее, все задания привязываются к контрольным точкам из соответствующего шаблона отработки, что позволяет нам сформировать из шаблона отработки схему-график выполнения проекта. Делается это по кнопке «Выполнение проекта» из карточки «Проекта» или «Карточки задания» справочника заданий смежным отделам.

В данной схеме, зеленым показываются выданные задания по объекту. Опытному сотруднику, эта схема показывает всю информацию по выполнению проекта.

Результаты применения решения

Отзыв главного инженера, первого заместителя генерального директора, Майсюка Сергея Михайловича: «Главным результатом данного решения вижу возможность эффективного управления проектами компании, благодаря которой увеличилась прозрачность многих процессов, что позволяет не допускать срыва договорных обязательств. Одновременно компания ведет более 100 различных проектов. За счет структурированности и нахождения информации в едином информационном пространстве, мы получили полную автоматизацию контроля за всеми этапами ведения проектов.»

Другие решения Directum для планирования проектов.