Внедрение Механизма обмена документами между СЭД Directum и другими СЭД согласно ГОСТ Р 53898-2013 в ГК ОДК

Характеристика проекта

«Объединенная двигателестроительная корпорация» (ОДК) – интегрированная структура, производящая двигатели для военной и гражданской авиации, космических программ, установки различной мощности для производства электрической и тепловой энергии, газоперекачивающие и корабельные газотурбинные агрегаты. ОДК объединяет более 85% активов отрасли и является дочерней компанией Объединенной промышленной корпорации «ОБОРОНПРОМ».

В 2013-2014 году в головной организации холдинга - АО "ОДК" - была автоматизирована работа делопроизводства на системе Directum. Используется полный функционал модуля Канцелярия: регистрация и исполнение и подготовка и согласование документов номенклатуры организации. Сотрудники используют в работе web-доступ, мобильные решения для руководства (iDecide, Solo) и планируют использовать мобильные решения для исполнителей.

В 2015 г. возникла необходимость обмена канцелярскими документами и поручениями с предприятиями нашего холдинга в электронном виде. В предприятиях используются СЭД Directum разных версий, 1С и некоторые другие системы.

Задачи проекта

Заказчиком были поставлены следующие задачи:

• Создание единого регламента обмена регистрируемыми документами между предприятиями холдинга в СЭД разных производителей.
• Соответствие созданного механизма государственным стандартам обмена электронными документами (ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»).
• Возможность гибкой настройки решения для расширения списка обменных документов в будущем (обмен нерегистрируемыми документами, например, договорными, протоколами совещаний и т.д.)

Организовать проект необходимо было следующим образом:

1. Создать единый регламент, универсальный для всех предприятий и используемых в них СЭД.
2. Реализовать пилотный проект в АО «ОДК» и 2 предприятиях холдинга, использующих СЭД и СЭД на платформе 1С.
3. Подключать другие предприятия холдинга по мере поступления заявок.

Проектные решения

Рассмотрев существующие интеграционные механизмы, было принято решение создать собственный прикладной механизм. Наша организация создавала решение в СЭД АО «ОДК», специалисты других предприятий холдинга создавали в СЭД механизмы самостоятельно, пользуясь при необходимости нашими наработками.

Общая схема процесса взаимодействия с внешней системой:

1. Формирование пакета для загрузки во внешнюю систему, согласно формату (справочник «Структуры XML-документов, входящих в состав электронного сообщения») в рамках ТМ, и выгрузка его в папку обмена.
2. Мониторинг получения пакета внешней системой и анализ успешности загрузки во внешнюю систему.
3. Ожидание пакета-ответа из внешней системы.
4. Загрузка и анализ ответа из внешней системы.

Описание решения подробно можно  посмотреть в нашей прошлогодней заявке по адресу http://club.directum.ru/award/Servis-obmena-registriruemymi-dokumentami-v-formate-GOST-R-53898-2013.aspx

Достигнутые результаты

В ходе внедрения системы было проведено тестирование созданных механизмов в тестовых базах головной организации и предприятий холдинга и созданы инструкции для делопроизводителей и других ролей пользователей системы.

Затем по итогам опытно-промышленной эксплуатации подсистема была «опробована», доработана по итогам замечаний и признана годной к промышленной эксплуатации.

Благодаря составленному подробному регламенту обмена, согласованного организационными и техническими службами сложностей в реализации механизма практически не возникло.

На данный момент в системе работают АО "ОДК", 7 дочерних предприятий. Так же 3 предприятия проходят тестирование и готовятся к переходу в промышленную эксплуатацию.Поток документов – около 2000 ежемесячно.

В будущем планируется строить через подсистему обмен другими видами документов и подключить все дочерние организации холдинга.

Уникальность проекта на наш взгляд в его географии: все работы выполнялись и выполняются нашими специалистами из г. Саратова удаленно и трудностей во  взаимодействии с предприятиями из Москвы, Перми, Ярославля, Уфы и других городов не возникало.

отзыв о внедрении ОДК Интеграция.PDF