Разработка и внедрение решения по управлению локальными нормативными документами в АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ»

Утверждено 44 2

Характеристика проекта

АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» ведет свою историю с 1994 года.

Предприятием были получены лицензии на разведку и разработку газовых залежей на двух участках: Восточно-Уренгойский и Ново-Уренгойский. В 2004 году был впервые выполнен полномасштабный подсчет запасов нефти, газа и газового конденсата по Ачимовским, Валанжинским и Юрским пластам Уренгойской группы месторождений.

На сегодняшний день АО «РОСПАН ИНТЕРНЕШНЛ» - один из ключевых газовых активов НК «Роснефть» в ЯНАО. Предприятие обладает правом на разведку и разработку меловых и юрских отложений трех месторождений: Уренгойского, Восточно-Уренгойского и Северо-Есетинского, Ево-Яхинского в пределах трех лицензионных участков. Суммарные запасы углеводородов составляют около 1 трлн м3 природного газа, 150 млн тонн газового конденсата и 46 млн тонн нефти.

С 2012 года в Обществе внедрена система электронного документооборота DIRECTUM. Автоматизированы бизнес-процесс по делопроизводству и управлению договорами.

ПАО «НК «Роснефть» и ее Дочерние общества уделяют значительное внимание соблюдениям норм и правил: требований по охране окружающей среды, требований к технике безопасности, к деятельности по нефтепереработке. На уровне Компании и дочерних Обществ ежегодно создается и актуализируется большое количество локальных нормативных документов (ЛНД). Кроме того, всем сотрудникам должен быть организован доступ к актуальным нормативным документам. В связи с этим в 2016 году у общества АО РОСПАН Инт. возникла необходимость по автоматизации бизнес-процесса по управлению локальными нормативными документами.

В качестве разработчиков решения была выбрана компания DIRECTUM и с 1 июля 2016 проект по разработке и внедрению решения был запущен.

Задачи проекта.

Перед командой проекта стояла задача по автоматизации процесса работы с локальными нормативными документами (ЛНД) как Общества, так и Компании ПАО «НК «Роснефть».

Правила работы с локальными нормативными документами в дочерних обществах ПАО «НК «Роснефть» устанавливаются Компанией. Таким образом работа с ЛНД в Обществе жестко регламентирована и должна строиться по определенным правилам, под которые необходимо было подстроить систему DIRECTUM.

В ходе проекта было проведено исследование по работе с ЛНД в Обществе, проанализировано множество документации как утвержденной в Обществе, так и утвержденной Компанией для соблюдения в Обществе. По результатам исследования было выполнено проектирование и разработка решения. В ходе выполнения работ ушли от стандартной технологии внедрения: проектирование и разработка решения велись параллельно. Были установлены контрольные точки для демонстрации решения Заказчику. Всего было проведено 5-6 удаленных демонстраций разработки, после чего команда проекта выехала на проведения опытно-промышленной эксплуатации непосредственно в офисе Заказчика.

Проектные решения.

Разработанное решение на базе системы DIRECTUM позволяет обеспечить организацию ресурса ЛНД и поддерживает полный цикл работы с ЛНД.

В целом можно выделить следующие блоки процессов:

  • Планирование разработки и актуализации ЛНД;
  • Разработка и актуализация ЛНД;
  • Проведение дискуссии по ЛНД Компании в Обществе;
  • Ввод в действие, изменение или отмена ЛНД Компании в Обществе.

Для работы с модулем была разработана обложка, на которую вынесены основные функции модуля:

Далее более подробно рассмотрим блоки процессов по работе с ЛНД. (Все данные на скриншотах тестовые).

Планирование разработки и актуализации ЛНД

Прежде всего работа начинается с планирования разработки и актуализации ЛНД. На этом этапе специалист отдела по работе с локальными нормативными документами (ОЛНД) осуществляет сбор инициатив от структурных подразделений Общества. Для автоматизации процесса сбора инициатив был разработан типовой маршрут «Сбор инициатив для включения в план-график». В рамках данного типового маршрута отправляются задания на подготовку инициатив ответственным за работу с ЛНД в структурных подразделениях Общества.

Ответственные исполнители получают задания на подготовку инициатив:

На ленту задания вынесены все необходимые действия для ответственного, таким образом работая из одного окна задания он может:

  • делегировать подготовку инициатив своим подчиненным;
  • подготовить служебную записку об отсутствии инициатив/ о наличии инициатив для согласования с руководством;
  • создать инициативы в справочнике инициатив;
  • выполнить задание с результатом Инициативы подготовлены либо Инициативы отсутствуют.

Инициативы создаются отдельно на каждое планируемое действие с локальным нормативным документом (актуализация, разработка, техническая переработка и т.д.). После подготовки инициатив они поступают на проверку и приему специалисту ОЛНД.

Справочник инициатив имеет следующий вид:

По результатам сбора инициатив специалисты ОЛДН строят План-график по работе с ЛНД в Обществе на планируемый год. Ранее данный график строился вручную, сейчас система строит график автоматически на основе подготовленных инициатив. Пример плана-графика.

 

При необходимости создать инициативу на разработку ЛНД вне плана-графика пользователи могут воспользоваться мастером действий, который доступен на обложке модуля.

В ходе работы мастера действий создается карточка инициативы и отправляется на утверждение в ОЛНД. После регистрации проекта ЛНД в отделе по работе с локальными нормативными документами и при наступлении срока разработки ЛНД ответственному за разработку данного ЛНД поступит задание на разработку.

Разработка и актуализация ЛНД

За два с половиной месяца до наступления срока разработки/актуализации ЛНД исполнитель получает задание на выполнение работ. Аналогично заданию на подготовку инициатив все действия, которые необходимо выполнить пользователю, доступны на ленте задания. В области вложений задания автоматически размещается карточка проекта ЛНД из справочника в системе:

Карточка справочника ЛНД Общества/Компании выглядит следующим образом:

Табличная часть Приказы заполняется автоматически в ходе работы с проектом ЛНД. При утверждении приказа, связанного с данным ЛНД, он отобразится в табличной части записи справочника.

На закладке Дерево ЛНД можно ознакомиться с историей изменения данного ЛНД:

Если планируется разработка нового ЛНД, то исполнитель создает новый ЛНД на основе шаблона в СЭД. При этом система автоматически создаст папку для ЛНД в каталоге проектов ЛНД. Пример дерева папок и папка, созданная автоматически, для одного из проектов ЛНД Общества:

Позднее в этой папке будут автоматически размещаться ссылки на документы: ЛНД, приложения к ЛНД, если они идут отдельными файлами, распорядительный документ.

Если планируется актуализация ЛНД, то исполнитель создает новую версию или изменение к ЛНД путем копирования последней действующей версии ЛНД. При этом для новой версии/изменения также создается папка в каталоге проектов ЛНД.

После подготовки проекта ЛНД исполнитель запускает дискуссию на обсуждение данного проекта. Для этого создает дискуссию в справочнике Дискуссии по ЛНД Общества/Компании и по кнопке   отправляет ее в работу всем заинтересованным.

Карточка дискуссии в системе DIRECTUM выглядит следующим образом:

После проведения дискуссии необходимо проведение экспертизы ЛНД. Для этого исполнитель создает экспертизу и отправляет ее в работу экспертам. Данные действия также доступны на ленте задания:

По кнопке Создать экспертизу создается запись справочника Экспертизы по ЛНД Общества:

По кнопке Запустить экспертизу проект ЛНД автоматически отправляется в работу экспертам. Расчет срока проведения экспертизы происходит автоматически в зависимости от количества страниц в проекте ЛНД.

После проведения экспертизы исполнитель подготавливает приказ об утверждении подготовленного проекта ЛНД. И после утверждения приказа выполняет задание.

Ввод в действие, изменение или отмена ЛНД Компании в Обществе

Для отмены/изменения/введения в действия ЛНД Компании в Обществе в Общество направляется приказ с информацией о действиях, которые нужно произвести с ЛНД. Для автоматической переадресации и контроля работ по поступившим из Компании приказам по ЛНД в справочнике Входящие РКК был добавлен реквизит, который идентифицирует такие письма.

Все поручения по данному входящему документу будут автоматически в первую очередь отправляться специалистам ОЛНД, которые проведут проверку оформленного поручения и приложенных документов, при необходимости внесут корректировки и отправят на исполнение. Для этого им поступает задание на проверку и при необходимости корректировку поручения:

По кнопке Скорректировать исполнителей специалист ОЛНД корректирует исполнителей по поручению.

По кнопке Скорректировать приказ специалист ОЛНД должен заполнить табличную часть приказа, для связи приказа с необходимыми ЛНД и указания действий для этих ЛНД:

Проведение дискуссии по ЛНД Компании в Обществе

В ходе разработки ЛНД Компании проекты таких ЛНД поступают в дочерние общества для проведения дискуссий.

Для организации дискуссии по проекту ЛНД Компании специалисты отдела административной поддержки регистрируют входящее письмо и создают запись в справочнике Дискуссии по ЛНД Компании:

Заполняют все необходимые реквизиты:

  • связывают дискуссию с проектом ЛНД;
  • указывают плановый срок окончания дискуссии и плановый срок согласования;
  • заполняют ответственных за ЛНД со стороны Компании;
  • и указывают экспертов по данному ЛНД в Обществе. Для каждого из экспертов можно установить свои сроки напоминания о проведении дискуссии.

По кнопке Отправить на рассмотрение отправляют дискуссию на рассмотрение специалистам ОЛНД.

Специалист ОЛНД получает задание на организацию дискуссии:

С помощью кнопок на ленте задания специалист ОЛНД может как прекратить работы по документу, отправить дискуссию в работу, так и сформировать ответное письмо в Компанию без проведения дискуссии.

Если дискуссия была отправлена экспертам в работу, то каждый из экспертов получает задание на проведение дискуссии и подготовку ответного письма:

С помощью кнопки на ленте Создать письмо в Компанию эксперт формирует необходимый ответ. Система предложит выбор шаблона для формирования письма:

Документы создаются автоматически по нужному шаблону и вкладываются в область вложения задания.

Если срок проведения дискуссии подошел к концу, а эксперт так и не выполнил свое задание, то оно автоматически прекратиться. Так как сроки проведения дискуссии жестко прописываются Компанией.

После того, как все эксперты выполнили задания (либо у кого-то они были прекращены, так как срок вышел), специалисту ОЛНД поступает задание на формирование сводного письма:

В области вложения задания собраны все ответы экспертов и специалист ОЛНД по кнопке Создать сводное письмо формирует сводное письмо. Все данные из подготовленных экспертами писем попадают в сводное письмо автоматически. Специалисту остается лишь проверить корректность и отправить письмо в Компанию.

Дополнительные возможности

Решение по работе с локальными нормативными документами также позволяет реализовать следующие дополнительные возможности:

  • В случае поступления ЛНД из Компании специалист ОЛНД учитывает документ в реестре ЛНД Компании. По итогам рассмотрения ЛНД он может автоматически сформировать информационное письмо по трем шаблонам: «согласовано в редакции разработчика»; «замечания/предложения к ЛНД»; «бизнес-процесс отсутствует».
  • При открытии проекта ЛНД в документ подставляется подложка «Проект», при открытии утративших силу ЛНД – «Утратил силу». Подробнее о вариантах реализации механизма написано в статье на DIRECTUM Club.

  • Всегда при открытии ЛНД в нижний колонтитул подставляется информационная строка с датой и временем открытия документа и системой, откуда этот документ открывается;
  • После отмены ЛНД, все связанные с ним документы автоматически переносятся в архив фонда ЛНД и права на просмотр и изменение данных ЛНД будут только у специалистов ОЛНД.

Результаты реализации проекта

Быстрое и автоматическое формирование отчетности

  • Решение позволяет быстро формировать отчеты по ЛНД в различных разрезах по требованиям Компании (в том числе разнообразные рейтинги), а также формировать перечень ЛНД, которые необходимо включать в договоры;
  • Автоматически формируется план-график по работе с ЛНД, который раньше собирался вручную;
  • Благодаря справочникам Реестр ЛНД Общества и Реестр ЛНД Компании, в которых хранится вся информация по нормативным документам, специалисты ОЛНД могут анализировать информацию в самых разнообразных разрезах. Раскраска записей справочников позволяет проще определять статус ЛНД (проект/действующий/утративший силу).

Анализ и контроль работы с ЛНД

  • Решение позволяет анализировать информацию по обращению пользователей к ЛНД;
  • Связь технического решения с модулем «Канцелярия» позволяет контролировать исполнение поручений, связанных с нормативными документами;

Решение ориентировано на работу пользователей

  • Все действия которые необходимо выполнять в процессе работы с ЛНД вынесены на ленты заданий, что значительно упрощает работу пользователей и ускоряет выполнение необходимых действий;
  • Реализована автоматическая рассылка заданий на разработку/актуализацию ЛНД;
  • Реализован механизм рассылки напоминаний для заблаговременного оповещения исполнителей и контролеров о приближении сроков исполнения заданий по ЛНД;
  • Реализовано автоматическое уведомление сотрудников о вводе в действие/ изменении/ отмене ЛНД, что помогает не пропустить важные этапы в работе с ЛНД;

Организован фонд ЛНД на базе DIRECTUM

  • Импортирован фонд ЛНД Общества/Компании, который был сформирован до внедрения решения. Таким образом работа с ЛНД в Обществе будет вестись в одном месте, в том числе с архивом ЛНД.
  • Структура каталога ЛНД, организованная в Обществе, перенесена в систему DIRECTUM.

Таким образом специалисты отделов по работе с ЛНД получают возможность ведения реестров ЛНД Общества и Компании, формирования планов графиков и отчетов по требованиям Компании.

Все сотрудники Общества получают возможность обращаться фонду ЛНД Общества и Компании, применяемых в Обществе, и работать всегда с актуальными версиями ЛНД.

Состав участников

Команда проекта от исполнителя

Работы выполняла команда от компании ООО «ДИРЕКТУМ».

Команда проекта от заказчика

Ноздрунова Марина Владимировна – Начальник управления сервисной поддержки;

Вовенко Татьяна Евгеньевна – И.О. начальника отдела по работе с ЛНА;

Семкин Руслан Петрович – Начальник отдела информационных технологий;

Калашник Андрей Николаевич – Ведущий специалист отдела информационных технологий.

Дополнительные материалы:

Пример отчета "План-график разработки/актуализации ЛНД" План-график разработкиактуализации ЛНД Мобил-Авто ООО на 2016 год.xls

 

Владимир Борисов

Думаю, на обложке нужно пересмотреть иконки: для "Справочников" и "Поиска" логично поставить общепринятые иконки для Справочников и Поисков.

Елена Грозова

Владимир, спасибо, за комментарий. Да, возможно, мы не везде заметили шероховатости. И решение еще будет на сопровождении приобретать более благопристойный вид. Но те объемы, которые были сделаны с середины июля по ноябрь, колоссальны. Было разработано полностью новое большое решение, проведена миграция исторических данных. 

Требования, которые выставил заказчик, покрыты. Заказчик доволен.

Дальше будем совершенствовать решение + добавлять новый функционал.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий