Управление конкурсными заявками

Системы электронного документооборота значительно облегчили жизнь при работе с документами. Однако каждый день мы сталкиваемся в работе с большими пакетами документации, проведением конкурсов и подачей заявок. Для таких ситуаций был бы очень полезен модуль «Управление конкурсными заявками». Данный модуль позволит собрать всю документацию по конкурсу воедино и оперативно отследить результаты проведения конкурса. Иногда даже одна минута может решить исход конкурса. Описанное ниже решение, разработанное и внедренное в нашей компании – пример решения подобной задачи.

Есть проблема? Есть решение!

Оптимизация процессов и исключение рутинных операций в системе DIRECTUM у нас и наших заказчиков не останавливается ни на один день. Для нас и наших заказчиков критически важно не только проводить регулярный мониторинг официальных веб-площадок с конкурсами, но и иметь возможность быстро и объективно принимать решение об участии в конкурсной процедуре с оценкой возможных рисков при исполнении контракта.

Модуль «Управление конкурсными заявками» предназначен для любых организаций, принимающих участие в конкурсных процедурах в качестве участника.

• Сотрудникам, работающим с электронными площадками, модуль помогает легко выдерживать контрольные сроки подачи документации.
• Профильным специалистам модуль позволяет своевременно получить полный комплект конкурсной документации и сделать заключение о возможности участия.
• Юридической службе и бухгалтерии модуль дает возможность проанализировать юридические и налоговые риски на основании формы контракта и условий его исполнения.
• Финансистам модуль упрощает своевременное планирование взаиморасчетов по обеспечению конкурсных заявок, исполнения контрактов и гарантийных обязательств.
• Руководству модуль предоставляет инструмент для принятия решений об участии в конкурсных процедурах, позволяет выполнить оценку рисков и планируемой прибыли.
• Всем сотрудникам модуль значительно облегчает поиск и анализ информации по конкурсам, так как все данные хранятся централизованно.

Описание решения

Например, компания-организатор проводит конкурс на подрядные работы. Наша компания-участник принимает в данном конкурсе участие. Ответственный сотрудник нашей организации создает запись для нового конкурса в справочнике Конкурсы, заполняет все необходимые поля в карточке (рисунок 1) и прикрепляет все необходимые документы. Это обеспечивает удобный и быстрый доступ ко всей необходимой документации, позволяет хранить ее упорядоченно.

Рисунок 1 – Пример заполненной карточки записи справочника Конкурсы

После отправляет проект конкурса на согласование. Процесс проходит в электронном виде в строго определенной последовательности (рисунок 2) с возможностью добавления дополнительных согласующих.

Рисунок 2 – Пример работы маршрута «Согласование участия в конкурсах»

Далее происходит согласование конкурсной заявки. Во время согласования можно скорректировать суммы заявки конкурса, приложить всю необходимую документацию, отследить срок подачи заявок для конкурса.

В итоге модуль позволяет еще на стадии согласования заявки исключить возможные срывы по причине неподготовленности полного пакета документов, или, к примеру, опоздания по срокам подачи заявки на конкурс.

После согласования заявки на конкурс ответственный сотрудник за подачу заявки передает уже согласованный в нашей компании пакет документов компании-организатору конкурса и ожидает результатов. После проведения конкурса имеет возможность указать, с каким результатом для нашей компании прошел конкурс, а также победителя и цену победителя (рисунок 3).

Все участники процесса согласования получают уведомление об отмене конкурса, об отмене заявки, о выигрыше в конкурсе или о проигрыше в конкурсе в зависимости от результата согласования и проведения конкурса.

По результатам конкурсов существует возможность сформировать отчет.

Рисунок 3 – Пример закладки «Итоги конкурса» записи справочника Конкурсы

Модуль «Управление конкурсными заявками» делает все этапы работы с конкурсной документацией прозрачными, контролируемыми и управляемыми.

Вы оцените простоту и эффективность работы с конкурсными заявками.

Особенности модуля «Управление конкурсными заявками»

Особенностями модуля являются:

• прозрачный процесс согласования конкурсной документации с профильными специалистами, юридической службой, финансистами, бухгалтерией и принятия решения об участии руководством компании;
• автоматическое назначение обязательных участников для согласования конкурсной документации и добавление дополнительных согласующих при необходимости;
• предоставление полной информации о закупке (включая документацию с площадки, плановых показателях рентабельности сделки, потенциальных рисках, конкурентах) для принятия объективного решения об участии или не участии в конкурсе;
• информирование участников процесса о ходе согласования пакета конкурсной документации и об итогах конкурса;
• напоминания о контрольных сроках по конкурсным процедурам для специалистов, работающих с торговыми площадками;
• простота поиска исчерпывающей информации о конкурсной процедуре, пакетах конкурсной документации и поданных заявках в системе DIRECTUM;
• анализ информации по завершенным конкурсным процедурам в разрезах: период публикации, тип конкурса, вид деятельности, выигрыш/проигрыш, участники, победитель, % падения от начальной цены и т.п.

Результаты применения решения

Внедрение модуля «Управление конкурсными заявками» позволяет оперативно и объективно принимать решения об участии в конкурсах, упростить и обеспечить прозрачность процесса согласования пакета конкурсной документации, а также решить проблему поиска полной и актуальной информации о конкурсах и анализа данных о завершенных конкурсных процедурах. Все вышеперечисленные достоинства нашего модуля позволяют многократно сэкономить рабочее время ваших сотрудников.