Внедрение DIRECTUM в АО "Востсибнефтегаз"

Характеристика проекта 

АО «Восточно-Сибирская нефтегазовая компания» («Востсибнефтегаз») начинает свою историю с апреля 1994 года. В мае 2007 года компания присоединяется к группе компаний НК «Роснефть».

Предприятие осуществляет подготовительные работы к полномасштабному освоению Юрубчено-Тохомского нефтегазоконденсатного месторождения, расположенного в Эвенкийском районе Красноярского края, а также ведет пробную добычу нефти. Сырье приобретают предприятия ЖКХ и промышленные компании Северо-Енисейского и Эвенкийского и районов.

В 2014 году «Востсибнефтегаз» приступил к реализации проекта по освоению расширенного первоочередного участка Юрубчено-Тохомского месторождения. Начало промышленной эксплуатации намечено на 2017 год и предполагает выход на долгосрочную полку по добыче нефти 5 млн. тонн/год в 2019 году.

Проект внедрения начался 21.03.2016 и на данный момент находится в стадии завершения. Сотрудники активно работают в системе. Автоматизировано 600 сотрудников, в среднем создается более 2000 задач в день.

Задачи проекта

В Обществе действует классический документооборот. Использовалось согласование электронных документов средствами электронной почты. До момента внедрения можно было выделить ряд точек улучшения в процессе работы, с которыми сталкивались сотрудники компании:

• существующий подход позволял выполнять в электронном виде отдельные операции с документами, но не исключал необходимость оформления и подписания бумажного документа и не позволял организовать полный цикл согласования и контроля исполнения документов в электронном виде;
• отсутствие прозрачных процессов между структурными подразделениями Общества, связанных с документооборотом;
• отсутствие контроля и отчетности по выполняемым операциям;
• неудобство при коллективном использовании документов;
• ручная децентрализованная регистрация документов, что как следствие создавало дополнительные проблемы при поиске необходимых данных и при отсутствии конкретного работника;
• сложности защиты данных от несанкционированного доступа;
• неструктурированное хранение файлов и бумажных документов влекло за собой дублирование информации и возможность безвозвратной утери данных.

Можно выделить следующие основные задачи автоматизации в АО «Востсибнефтегаз»:

• ускорение процессов за счет постоянного мониторинга состояния документа, автоматизированных напоминаний пользователям, автоматического движения документа по заданному маршруту;
• соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов;
• повышение исполнительской дисциплины и улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;
• единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек и тексту документов;
• повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;
• анализ и контроль за содержимым объектов системы.

Автоматизацией были охвачены следующие процессы:

• работа с входящими документами;
• работа с исходящими документами;
• работа с протоколами совещаний;
• работа с распорядительными документами (приказы, распоряжения, указания);
• работа со служебными записками, в том числе работа по оформлению заявок в рамках контрольно-пропускного режима;
• исполнение поручений.

Проектные решения

После проведения глубокого исследования и выявления основных проблем, был составлен перечень функциональных требований, которые предстояло реализовать в рамках проекта:

• регистрация и хранение входящей, исходящей и внутренней (приказы, распоряжения, указания, служебные записки, протоколы) документации;
• согласование организационно-распорядительной документации по основной деятельности (приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы) и исходящей корреспонденции;
• перевод внутрикорпоративного документооборота по автоматизируемым бизнес-процессам в электронный вид;
• обеспечение потокового ввода документов в систему с официальных адресов электронной почты предприятия;
• обеспечение контроля процедуры согласования (визирования) документов;
• обеспечение контроля исполнения заданий и поручений;
• поддержка маршрутов документов (workflow);
• поддержка возможности отслеживания местонахождения бумажной версии документа;
• обеспечение формирования управленческой отчетности для анализа исполнительской дисциплины и работы с документами в рамках Общества;
• обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к единому архиву;

Для решения поставленных задач был использован (с доработками) функционал базовой системы и модуля «Канцелярия».

Большинство процессов были разработаны однотипно и начинались с работы в мастерах действий, которые отличались лишь набором полей. Данное решение позволило пользователям быстрее освоить новый принцип работы и систему в целом.

Входящие письма – Быстрое занесение из электронной почты

Главной задачей было сделать процесс занесения и регистрации входящей корреспонденции быстрым, понятным и при этом исключить возможность попадания в Систему различного спама, который имеется в любом почтовом ящике.

Стандартный функционал интеграции с Outlook нам, к сожалению, не подходил, в виду того, что приходилось отдельно заполнять карточку на каждый документ. Нами было найдено решение, которое заключалось в пересылке необходимой корреспонденции на специально созданный для этих целей почтовый ящик.

Процесс занесения получился быстрым и позволял проводить секретарям первоначальный отсев не нужной корреспонденции, пересылая только то, что необходимо зарегистрировать и передать на рассмотрение руководителю.

После непродолжительного времени (для обработки требовалось не более 30 секунд), секретарь приемной получал в системе DIRECTUM задание на регистрацию, со всеми вложениями, которые были в письме, а также с текстом и, при их наличии, с картинками из тела письма.

Пересылать допускается как одно письмо, так и несколько писем одновременно. Все письма обрабатываются отдельно и на каждое из них формируется отдельное задание в системе.

Однако, ошибиться может каждый, поэтому в задании присутствует возможность удаления данного задания и всех его вложений дабы не копить мусор в системе. Но любая попытка секретаря удалить через такое задание документы, занесенные в систему, обрабатывалась службой безопасности, которая могла подтвердить удаление или оказать в нем.

Процесс регистрации и рассмотрения был реализован с помощью стандартного функционала модуля канцелярия с незначительными доработками. Более подробно с данным проектным решением можно ознакомиться по ссылке ниже.

http://club.directum.ru/post/Organizacija-raboty-priemnykh-po-registracii-vkhodjashhikh-pisem-Kejjs.aspx

Исходящие письма – Полностью безбумажный процесс

Процесс начинается с задания параметров согласования в мастере действий. Отличительной особенностью мастера действий по данному процессу является то, что он позволяет проводить обязательное согласование с руководителями согласно организационной структуре предприятия. Возможно несколько различных ситуаций:

Для тех случае, когда необходимо указать заместителя генерального директора по направлению деятельности, необходимо чтобы на того, кто будет указан в реквизите была заведена запись в справочнике Приемные.

 

Записи данного справочника участвуют во многих процессах. В первую очередь он необходим для правильного формирования заданий по типовым маршрутам. В элементах справочника можно задать регистратора, ответственного за нормоконтроль, электронную почту приемной (этот реквизит позволяет формировать задания на регистрацию входящих правильному пользователю, как мы с вами рассматривали выше). Также в справочнике указываются факсимиле и журнал регистрации, которые необходимы для полностью электронного согласования исходящего письма. Данный момент будет рассмотрен ниже.

В рамках типового маршрута появилась возможность полностью безбумажной работы с исходящими письмами.

Для корректной безбумажной работы необходимо для Подписанта в справочнике Приемные завести запись и заполнить реквизиты Факсимиле и Журнал регистрации. В зависимости от заданных в мастере действий параметров, после процесса согласования формируется задание для Инициатора на распечатку документа и передачу его на подписание, либо на Подписанта. Если для последнего задана приемная, в которой указано факсимиле и журнал регистрации, и он выполнит своё задание с результатом Факсимиле, то пройдет автоматическая регистрация документа, на него вставится факсимиле и документ преобразуется в PDF формат с простановкой штампа, после чего секретарь приемной Подписанта, получит задание на отправку документа. Поскольку случиться может, что угодно, процесс был подстрахован дополнительным блоком для Инициатора, которому все же придется распечатать документ и донести его руками до Подписанта, если по каким-то причинам автоматически не вставиться факсимиле.

Таким образом процесс позволяет проводить полностью безбумажную работу с документом. Пользователи, от которых поступали пожелания по данной возможности, по достоинству оценили новую возможность и лучшим показателем их удовлетворенности стало то, что они стали им пользоваться и не высказали каких-либо замечаний к новому функционалу.

Исполнение поручений – «Умные» уведомления

Основным вопросом, с которым нам пришлось столкнуться в данном процессе, было то, что Инициатор не видел, что же происходит с его документом после рассмотрения, он не видел, как выполняются поручения по его документу. Для решения этого вопроса были использованы уведомления. Однако, чтобы не засорять папку Входящие у Инициатора (порой поручений выдавалось очень много и разным службам, что порождало практически бесконечную череду делегирований) было принято решение присылать уведомления в тот момент, когда создается и выполняется головное поручение.

Для удовлетворения интереса других пользователей, кому необходимо быть в курсе выполнения поручений, использовался реквизит Уведомлять, но использовался он исключительно на усмотрение автора поручения.

Вторым важным для Заказчика моментом в поручениях было желание указывать ответственного человека (например, в тех случаях, когда поручение одновременно выдается на 5 человек), который бы осуществлял промежуточный контроль выполнения работ всеми исполнителями в рамках одного поручения. Это было особенно важно для ЗГД, которым просто чисто физически могло не хватать времени каждому конкретному исполнителю указывать на недоделанную работу. И тут на помощь пришел, разработанный нами, признак Сбор. Исполнитель, получивший в данном признаке значение Да, брал на себя ответственность за всех остальных исполнителей и дабы этот пользователь не позабыл о своей ответственности СЭД не давала ему выполнить его поручение до тех пор, пока все остальные исполнители не сдадут ему свою работу. Важным отличием признака Сбор от признака Ответственный является то, что признак Ответственный позволяет исполнителю выполнить своё поручение и решить, что делать с поручениями других исполнителей (прекратить или нет). Признак же Сбор не дает подобной возможности главному Исполнителю. Он не сможет выполнить свое задание, пока все остальные исполнители не выполнят свои поручения.

Распорядительные документы – Список рассылки и ознакомление под подпись

Особо важных отличий мастера действий по данному процессу нет, однако пару слов все же стоит сказать. Можно упомянуть о возможности указания признака, который заставлял адресатов знакомиться с документом под подпись (удобно в том случае если необходимо распечатать лист со всеми, кто согласовывал документ и, кто с ним позже ознакомился). Также стоит сказать о формировании списка рассылки, который позволял указав головное подразделение, добавить в список рассылки все подчиненные. Список также мог быть сформирован только из конкретно указанных подразделений или пользователей, а могут использоваться все три возможности одновременно (например, указываем одно управление целиком со всеми подразделениями, один отдел и 2 человек). После формирования список рассылки вкладывался отдельным документом в область вложений задачи.

Мастер действий позволяет работать сразу с тремя вида распорядительных документов (приказы, распоряжения, указания) при это обязательный список согласующих будет изменяться и в МД будут выводиться только те пользователи, которые должны согласовывать тот или иной распорядительный документ, которые в свою очередь могут делиться на несколько видов, в том числе по признаку РД по ЛНД (признак, означающий является ли документ локально-нормативным документом, если да, то в обязательных согласующих добавляется сектор по работе с данным видом документов). Также документу можно придать дополнительный признак, указав что он новый, создается для изменения другого или для отмены (все зависит от целей создания данного документа, цель возможно описать более подробно в специальном текстовом поле при работе с МД).

Все самое интересное начинается со справочников Виды приказов, Виды распоряжений и Виды указаний. В данных справочниках указывается информация, которая больше всего влияет на то как пойдет процесс согласования. В записях данных справочников можно указать какие РД необходимо согласовывать с Сектором по работе с локально-нормативными документами, какие РД в обязательном порядке должны проходить через сотрудника Управления экономической безопасности. В том числе там можно указать обязательных согласующих, список рассылки, даже тему документов, чтобы привести их к единообразию.

Благодаря этому справочнику и условий в типовом маршруте можно весьма эффективно согласовывать все РД, при этом не опасаясь, что УЭБ не поучаствует в процессе или на Начальника управления делами придет указание, которые не согласуются данным пользователем и т.д.

При этом, чтобы избежать дублирования заданий, которые неизбежны, если Инициатор процесса невнимателен и укажет обязательных пользователей в согласующих, была создана проверка на наличие обязательных согласующих. Последняя встала стеной на страже спокойствия Сектора по работе с ЛНД, Управления экономической безопасности и Начальника Управления делами, чтобы им не формировалось больше одного задания, если их участие и так заложено по типовому маршруту.

Протоколы совещаний

Отличительной чертой данного процесса является то, что МД и ТМ самые простые из всех представленных, как сточки зрения, затраченного на них времени, так и с точки зрения освоения рядовым пользователем (при условии использования по назначению).

В МД меньше всего этапов, а ТМ содержит лишь один этап согласования, после чего, в зависимости от того, является ли председатель совещания генеральным директором или нет, задание формируется для председателя или секретаря.

Служебные записки

К данному процессу пришлось приложить немало сил, т.к. в рамках одного МД и ТМ решались по сути две разные задачи. Во-первых, это согласование самих служебных записок, а во-вторых это согласование заявок на пропуска/технику/транспорт с ведением реестра и отправкой согласованных заявок охране.

Согласование служебных записок общего вида

Наиболее примечательные особенности в МД для согласования СЗ такие же, как и для согласования заявок. Первая из них это справочник Виды служебных записок, который по сути работает также, как и в выше описанных процессах, то есть в нем можно задать ряд параметров, которые автоматически будут подставляться в МД при использовании конкретного вида СЗ.

Часть СЗ согласовываются с внешними контрагентами, для этого в МД был добавлен признак Внешний документ. При указании того, что документ внешний в рамках ТМа, после Подписанта формируется задание на Инициатора для печати документа.

Сам процесс согласования отличается от остальных, наличием дополнительных согласующих после подписанта. Регистрация проходит автоматически в рамках ТМ, после чего документ преобразуется в PDF формат и проставляется штамп, после чего СЗ уходит на рассмотрение. Если в рамках ТМ не удалось поставить штамп, пользователь может воспользоваться кнопкой Штамп в карточке документа, чтобы поставить его. Сам штамп содержит в себе ИД документа, регистрационный номер и дату регистрации документа в системе, а также ФИО подписанта.

Согласование служебных записок с видом заявка на технику/пропуск/транспорт

Вернемся к нашему МД и пройдем все шаги заново, но теперь работая с заявками на транспорт/пропуска/технику. С реализацией данного процесса можно ознакомиться по ссылке, предоставленной ниже.

http://club.directum.ru/post/Organizacija-kontrolno-propusknogo-rezhima-na-predprijatii-Kejjs.aspx

Другие приятные мелочи

Мы постарались удовлетворить потребности большинства пользователей, дабы дать возможность всем чувствовать себя комфортно при работе с системой. Для этого пользователям был дан ряд приятных мелочей:

• Быстрое создание приложений в мастерах действий. Перейдя по ссылке Массовое создание приложений, пользователь выбирает любое количество документов у себя на компьютере и они заносятся в МД в реквизит Сопроводительные документы. Сами документы хранятся в папке Избранное и более того связываются стандартным механизмом с основным документом процесса согласования. Очень удобно;
• Шаблон + мастер действий. В мастерах действий присутствует возможность создания основного документа из шаблона, воспользовавшись которой пользователю уже не приходилось в документе заново указывать Подписанта, контрагента, тему письма и т.д. Все данные подтягивались из реквизитов МД, оставалось вставить основной текст и отправить на согласование;
• Полезные связи. В МД по служебным запискам и исходящим письмам была добавлена возможность связывания документа с другим документом в системе. Например, мы создаем исходящие письмо в ответ на входящее;
• Возможность вернуть документ на доработку в любой момент согласования реализована для инициатора. Например, для случаев, когда были получены критичные замечания, которые необходимо изменить прямо сейчас, а остальные согласующие еще не торопятся посмотреть документ;
• Быстрое внесение e-mail в СЭД. Посмотрев на то с какой легкостью приемные заносят документы с почты, все пользователи захотели реализовать такую же возможность. Любой пользователь, у которого в справочнике Работники, указан адрес электронной почты, может переслать письмо на специальную почту и в его папку Входящие поступит уведомление с вложенными в него всеми документами из письма;
• Специальный сценарий для создания замещения запускается каждым конкретным пользователем и указывается кто будет замещать и с какого по какое число, без участия администратора системы;
• Проверка на дубликаты в справочнике Организации. Проверка осуществляется Администратором, который при обнаружении дубликата может заменить все дубли на один эталонный элемент справочника, даже если дубликаты использовались уже где то;
• Настроен агент рассылки о непрочитанных заданиях, который присылает раз в сутки уведомления на почту пользователя о том, что у него имеются непрочитанные задания;

и многое другое.

Результаты

Команде проекта пришлось столкнуться с рядом трудностей в ходе процесса внедрения от внешних (например, строгие стандарты оформления всей проектной документации по стандартам Заказчика, существенное увеличение количества сотрудников у Заказчика к моменту начала ОПЭ) до внутренних (например, смена основного консультанта на этапе проектирования и смена основного разработчика перед началом опытно-промышленной эксплуатации, как следствие уменьшение численности команды внедрения).

Тем не менее проект был завершен в срок, автоматизации были подвергнуты все подразделения компании и почти 600 сотрудников, размещенных в двух зданиях, находящихся в общей сети.

Заказчик получил эффективный механизм для работы и контроля за выполнением этой работы, который закрывает большинство требований как высшего руководства компании, так и рядовых сотрудников.

Пользователи с первых дней ОПЭ активно стали работать в системе, это подтверждалось на первый момент горящими от звонков телефонами и объемом создаваемых задач, который достигал в среднем более 2000 в день. В данный момент практически перестали обращаться за консультациями.

Особо хочется отметить позицию руководителей высшего звена, которые не только принимали активное участие в решении возникающих вопросов, но и активно работали в системе, вникая во все тонкости работы, показывая тем самым пример своим подчиненным.

В целом проект считаем успешным. Это свидетельствует мнение Заказчика о том, что ОПЭ прошла хорошо и были выполнены все договоренности по автоматизации процессов в рамках согласованных технических решений и дополнительных требований, полученных в течении ОПЭ.

Несомненным показателем является благодарственное письмо от АО «Востсибнефтегаз», которое приложено отдельным документом.

Перспектива

Планируется как развитие уже автоматизированных процессов, так и использование новой функциональности, такой как мобильный доступ, развитие использования веб-доступа, реализация решения по работе с локально-нормативными документами и многое другое. Но это уже совсем другая история.

Команды проекта

Команда Заказчика

Амельченко Яна Валерьевна – Начальник управления делами

Данилов Виктор Юрьевич – Главный специалист сектора ПО отдела ИТ

Копнина Анна Владимировна – Начальник сектора по работе с ЛНД

Коренев Максим Александрович – Главный специалист Отдела ИБ и инженерно-технической защиты

Небальзина Елена Андреевна – Ведущий специалист канцелярии управления делами

Паршенцев Павел Михайлович – Главный инженер

Сарычев Александр Александрович – Начальник отдела планирования и организации проектных работ

Устимова Наталья Андреевна – Ведущий специалист отдела документационного обеспечения

Команда Исполнителя

Пермяков Артем Владимирович – Руководитель проекта

Зорин Яков Александрович – Консультант

Щеглов Михаил Алексеевич – Консультант

Дерюшев Алексей Владимирович – Разработчик

Приложения

Типовые маршруты.docx

Письмо №1_1-429 от 12.10.2015 из Востсибнефтегаз Благодарность по результатам внедрения.TIF