Автоматизация процесса управления служебными записками

На текущий момент в системе DIRECTUM регистрируется порядка 10 тысяч служебных записок в месяц. Каждая служебная записка должна быть подписана руководителем и зарегистрирована в канцелярском журнале в системе DIRECTUM. Большая нагрузка по регистрации и оформлению служебных записок в системе ложится на секретарей.

Текущая ситуация

Чтобы направить в подразделение корпорации  служебную записку, требуется: сформировать текст документа,  зарегистрировать служебную записку, внести в текст документа регистрационный номер и дату регистрации, распечатать документ, получить подпись руководителя подразделения, отсканировать документ в файл в ОС, занести документ в систему, прикрепить его к РКК и отправить задачу. 

Порядок действий может варьироваться в разных подразделениях и в зависимости от типа служебной записки, но такая схема в любом случае имеет следующие недостатки:

• Создается или печатается экземпляр документа на бумажном носителе
• Необходимость рукописной подписи руководителя
• Необходимость сканирования служебной записки
• Поиск сканированных документов не может быть произведен по содержанию документа
• Множество этапов перемещения документа между руководителем и секретарем
• Регистрацией документов, как правило, занимается только секретарь руководителя подразделения
• Множество атомарных действий секретаря, что чревато ошибками

Задача

Требуется разработать модуль в DIRECTUM, который позволял бы упростить процесс подготовки и отправки служебной записки, избежать её печати и сканирования на этапе подписания руководителем, регистрировать служебную записку без участия секретаря и формировать служебные записки на основе шаблонов документов.

Проблематика

Для реализации такого модуля нужно решить следующие проблемы:

• Пользователи, которые будут использовать этот модуль должны иметь права на канцелярские справочники и права на регистрацию карточек РКК. При этом, они не должны иметь доступа к журналам регистрации, которые ведет секретарь, так как там может содержаться конфиденциальная информация.
• Требуется выбрать формат документа, в котором он будет формироваться. Формат должен поддерживать отображение форматированных данных, таких как таблицы, изображения, заголовки параграфы и т.д. Должна быть возможность программной вставки в "скелет" служебной записки соответствующих частей документа и возможность редактировать пользователем документ такого формата в распространенном приложении редакторе.
• Требуется разработать механизм шаблонов служебных записок. Шаблоны могут определять, как текст служебной записки, так и параметры рассылки: с кем нужно согласовать и на кого направить на ознакомление. Если шаблон определяет текст документа, то у пользователя должны запрашиваться параметры шаблона и текст служебной записки должен заполнятся на основе заполненных параметров.
• Чтобы пользователь имел представление о том, какой вид примет готовый документ, особенно в случае формирования его из шаблона, требуется реализовать возможность предпросмотра документа до его регистрации и сохранения в системе.
• Модуль должен автоматизировать действия с документом, которые следует произвести после его создания и регистрации: подписание документа ЭП и отправка задач на согласование и ознакомление.

Описание решения

Реализованный модуль состоит из сценария, запускающего процесс создания служебной записки, диалогов и справочников, участвующих в заполнении данных перед регистрацией. Сценарий размещен в предопределенной папке в системе DIRECTUM и доступен пользователям на запуск.

Отдельные журналы регистрации

Принято решение для автоматической регистрации служебных записок создать отдельные журналы для каждого места регистрации. У этих журналов будет установлен признак "Упрощенная регистрация".

При запуске сценария проверяется, к каким журналам с признаком "Упрощенная регистрация" текущий пользователь имеет доступ. Если таких больше 1, то пользователю предоставляется выбор журнала. Такая ситуация возможна, если секретарь работает с несколькими местами регистрации. Фильтрация журналов по признаку "Упрощенная регистрация" уменьшит количество ошибок, связанных с выбором журнала, упростит сам выбор и не даст регистрировать в журналах секретаря.

Для ограничения просмотра журналов секретаря, пользователям будут устанавливаться фильтраторы, ограничивающие ему доступ к журналам регистрации.

Диалог формирования служебной записки

После выбора системой или пользователем журнала, на экране отображается диалог формирования служебной записки. Диалог визуально разделен на 2 части.

Левая часть диалога отвечает за заполнение реквизитов карточки РКК, выбор шаблона служебной записки и заполнение текста служебной записки.

Правая часть содержит табличные части, в которых указываются участники задач: с кем согласовать, кому отправить на ознакомление, кому следует передать документ на бумаге. Табличная часть "Согласующие" доступна только на просмотр, а на основе табличной части "Список рассылки", заполняется реквизит "Адресаты (в документе)" информацией о работниках в дательном падеже. В дальнейшем текст из этого поля попадает в текст документа. Должность в дательном падеже берется из системы "Кадры", а склонение фамилии производится с помощью функций для поддержки склонений.

С помощью линка "Заполнить", пользователь может заполнить список рассылки предопределенным списком работников, на основе подразделения, общих списков работников или личного списка. При этом, в поле "Адресаты (в документе)" будет добавлена информация, кому предназначен документ. Например, если пользователь заполняет список рассылки из предопределенного списка "Цехи и отделы", то в поле "Адресаты (в документе)" будет добавлена строчка "Цехам и отделам".

Поле "Адресаты (в документе)" доступно пользователю на изменение, а его содержание переносится в текст документа в то место, где указываются адресаты, кому документ предназначен.

Формат и структура документа

В качестве формата документа был выбран RTF формат. Это текстовый формат, который поддерживает таблицы и изображения, а так же форматированный текст. Документ формата RTF может быть отредактирован в приложении MS Word, что означает, что у абсолютного большинства пользователей есть инструмент его просмотра и редактирования, а так же, что этот документ может быть распечатан со штампом ЭП. Также, в системе DIRECTUM существует набор стандартных функций по генерации форматированного RTF текста и таблиц. В отличие от бинарного формата Doc и текстовых зашифрованных Docx и PDF, RTF документ можно редактировать как текстовый документ, что позволяет создать "скелет" служебной записки, в котором тегами разметить места вставки частей документа и при формировании документа простой заменой вставлять части текста документа вместо соответствующих тегов.

Создан "скелет" служебной записки, в который будут вставляться: текст документа, заголовок, данные исполнителя, список ознакомления, список согласующих, подписант, регистрационный номер и дата регистрации.

Шаблоны документов, и их события

На форме диалога расположен реквизит "Шаблон документа". С его помощью из справочника "Шаблоны регистрируемых документов" можно выбрать запись, которая определяет: с кем требуется согласовать документ, кому направить на ознакомление и как формировать текст служебной записки. В шаблоне служебной записки может быть предопределен заголовок документа. Существует настройка, скрывающая реквизит "Текст документа" на форме основного диалога. В табличной части "Параметры формирования текста" можно указать набор параметров, запрашиваемых у пользователя при выборе шаблона. При необходимости, пользователь может перезаполнить параметры, нажав на кнопку "Параметры" на форме основного диалога.

Существует возможность определить 3 события, на языке ISBL: "Заполнение параметров", "Заполнение списка согласующих" и "Генерация текста". Событие "Заполнение параметров" выполняется каждый раз после заполнения параметров. Оно позволяет вывести специализированный диалог запроса параметров и обработать результаты ввода параметров. Событие "Заполнение списка согласующих" позволяет программно добавить каких-либо согласующих в соответствующую таблицу на форме диалога. Событие "Генерация текста" позволяет переопределить текст в документе, согласно логике, заложенной в шаблон и исходя из параметров, заполненных пользователем.

Предпросмотр документа

Служебная записка может формироваться по шаблону. Пользователь заполняет параметры шаблона, но не видит результат. Чтобы пользователь имел представление о содержании документа до того, как зарегистрирует и сформирует документ, реализован функционал предпросмотра документа. На форме диалога расположена кнопка "Предпросмотр", нажав на которую система генерирует текст документа в RTF формате, преобразует его в PDF формат с помощью приложения MS Word и открывает на экране пользователя. В отличие от результирующего текста, в предпросмотре не заполнены регистрационный номер и дата регистрации.

Автоматизация действий после регистрации

На форме диалога группе "Что делать после регистрации" размещены галочки: "Открыть РКК", "Открыть документ", "Подписать документ" и "Запускать задачу в фоновом режиме", определяющие дальнейшее поведение сценария.

 После того, как реквизиты и параметры заполнены, пользователь может нажать кнопку "Создать и зарегистрировать документ". Сценарий зарегистрирует карточку РКК, создаст и заполнит электронный документ служебную записку.

• Если была отмечена галочка "Открыть РКК", то пользователю будет открыта форма карточки РКК.
• Если отмечена галочка "Открыть документ", то пользователю будет открыт на изменение текст документа.
• Если будет отмечена галочка "Подписать документ", то система откроет диалог подписания созданного документа.
• Если не будет отмечена галочка "Запускать задачу в фоновом режиме", то, если требуется запустить задачу, будет отображена форма задачи с выбранным типовым маршрутом. Если галочка отмечена, то задача будет запущена автоматически без дополнительных диалоговых окон

Значения галочек для пользователя запоминаются и ему не требуется их устанавливать каждый раз.

Сценарий автоматически определяет, по какому маршруту отправить задачу. После этапа подписания документа, пользователь, чья подпись установлена на документ, исключается из списка согласующих.

Такое поведение обусловлено тем, что использовать этот механизм может и сам руководитель подразделения. Он может поставить ЭП на документ сразу после его формирования и тогда не требуется отправлять этому же руководителю задание на согласование.

Если после этой обработки список согласующих не пуст, то задача отправляется по маршруту "Согласование служебных записок". В противном случае, если не пуст список рассылки, то задача запускается по маршруту "Ознакомление с документом". Если не пуст только список "по местонахождению", то задача запускается по маршруту "Передача входящих документов секретарям".

Сложные маршруты согласования служебных записок

Доработан маршрут согласования служебных записок. Теперь он поддерживает поэтапное согласование. В рамках одного этапа согласование идет параллельно, а этапы идут друг за другом последовательно. При заполнении списка согласующих, каждому присваивается номер этапа, тем самым определяется тот порядок в котором требуется согласовать документ. При отправке на доработку с одного из этапов, задача не идет на следующий этап, а возвращается инициатору. После доработки, он может отправить на согласование повторно, откорректировав список согласующих и их этапы согласования.

После согласования всеми участниками задачи, маршрут проверяет список рассылки в карточке РКК и запущена ли задача с этой карточкой на ознакомление и если список не пуст, и задача не найдена, предлагает отправить задачу на ознакомление.

Примеры реализации шаблонов

Механизм шаблонов позволяет автоматизировать отправку некоторых типов служебных записок буквально до нескольких кликов. Например, что бы отправить служебную записку на подключение к информационным системам, требуется запустить сценарий, выбрать соответствующий шаблон, заполнить параметры: отметить галочками системы и выбрать работника, которого нужно подключить. Далее, нажать на кнопку "Создать и зарегистрировать документ" и задача на согласование будет отправлена. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут запомнены и  заполнены с предыдущего раза.

 

Заполнение шаблона "На подключение к информационным системам"

 

Заполнение шаблона "На предоставление (отзыв) электронного ключа подписи для использования в СЭД".
Если при заполнении параметров шаблона пользователь ставит галочку "Согласование с руководителем АГД", то в список согласующих добавляется руководитель аппарата генерального директора.

 

Заполнение шаблона "Произвольная СЗ с предварительным согласованием". Так как список согласующих закрыт от изменения, разработан шаблон, позволяющий добавить согласующего и направить на него служебную записку с произвольным текстом.

Выводы и планы

На текущий момент данный модуль находится на этапе внедрения. 

Его внедрение позволит существенно упростить работу со служебными записками, сократить время их оформления и уменьшить расходы на бумагу, так как не требуется ставить подпись на бумажном носителе, а так же, улучшить систему полнотекстового поиска, так как документы изначально будут размещены в DIRECTUM в текстовом формате.

На данный момент разработано 5 шаблонов документов. При необходимости или по запросу других подразделений будут разрабатываться новые шаблоны служебных записок.

Состав участников.

Исполнители:

Колесов А.Д. Разработка проектных решений.

Тарасов М.В. Разработка программной части.

Максимова Т.В., Светлолобова Е.О., Андреева Л.С., Туктарова А.В. Внедрение и сопровождение.