Модуль "Протоколы тендерной комиссии".

Задача

Основные задачи:

1) Автоматизировать и ускорить процесс формирования ПТК и его последующее согласование;

2) Создание единого места хранения ПТК, актов конкурентной закупки (АКЗ)

3) Ускорение и упрощение работы финансово-экономического отдела;

4) Осуществление контроля за закупочной деятельностью на предприятии;

5) Формирование отчетности по закупочной деятельности;

Описание решения

Общество с ограниченной ответственностью «Холдинговая компания «Сибирский цемент» входит в пятерку крупнейших производителей цемента в РФ, лидер на рынке цемента в Сибирском федеральном округе. Компания контролирует следующие цементные предприятия общей мощностью 7,2 млн т в год:

• ООО «Топкинский цемент» (Кемеровская область);

• ООО «Красноярский цемент» (Красноярск);

• ООО «Комбинат «Волна» (Красноярск);

• ООО «Тимлюйский цементный завод» (республика Бурятия);

• ОАО «Ангарскцемент» (Иркутская область);

• ООО «Карьер «Перевал» (Иркутская область);

• ООО «Сибирский бетон» (Кемерово, Новосибирск, Красноярск);

• ООО «Кузбасстрансцемент» (Новосибирск);

• ООО «ТД «Сибирский цемент» (г. Кемерово).

• ООО «ЗапСибЦемент» (г.Кемерово)

• ООО «Яшкинский цемент» (Кемеровская область)

• ООО «Сибцемстрой» (Кемеровская область)

• ООО «Сибцемсервис» (Кемерово)

• ООО «Горная компания» (Республика Бурятия)

Общая численность сотрудников всех предприятий более 5 тысяч человек.

Данный модуль внедрен как в управляющей компании, так и на всех активах холдинга.

Модуль "Протоколы тендерной комиссии" состоит из:

1) Справочников: "Протоколы тендерной комиссии" (далее ПТК), "Заказы на покупку" (далее ЗНП), "Годовая программа закупок" (далее ГПЗ), "ПТК бюджет виды услуг", "ПТК бюджет затрат", "ПТК бюджет подгруппы затрат", "ПТК тип конкурса", "Заказчик".

2) Типовых маршрутов: "Согласование протоколов ТК", "Согласование заказа на покупку (ХК)", "Согласование заказа на покупку (УО)".

3) Обложки:

Детальное описание

Справочник "Годовая программа закупок"

Работа со справочником осуществляется через обложку.

Доступ к справочнику предоставляется через настроенные фильтры (сценарии): доступ имеют только специалисты по тендерным закупкам и администраторы.

Форма записи справочника "ГПЗ" состоит из одной владки.

После заполнения всех реквизитов есть возможность из ГПЗ перейти к созданию заказа на покупку. Для этого необходимо нажать на ленте кнопку "Заказ на покупку".

После чего откроется форма записи справочника "Заказ на покупку".

P.S. На данный момент всего в справочнике 122 записи.

Справочник "Заказы на покупку"

​Работа со справочником осуществляется через обложку или через ГПЗ.

Доступ к справочнику предоставляется через настроенные фильтры (сценарии): каждый работник имеет доступ только к своим созданным записям. Также настроен фильтр доступа к записям справочника по НОР или должности.

Форма записи справочника "ЗНП" состоит из одной вкладки.

Нажав на реквизит "ПЗК", специалист по тендерным закупкам может перейти в справочник протоколов, и сделать связку с ранее созданным протоколом или создать новый и связать их. 

После того, как реквизиты заполнены, инициатор может отправить ЗНП по типовому маршруту. Для этого ему необходимо будет нажать на кнопку "Сохранить и отправить". Все параметры маршрута автоматически подтягиваются. В зависимости от организации инициатора будут разные согласанты ЗНП.

В зависимости от того к активу (УО) или управляющей компании (ХК) относится инициатор заявки, она пойдет или по маршруту "Согласование заказа на покупку (ХК)" или "Согласование заказа на покупку (УО)". Если в ЗНП установлена галочка "Согласование сметной группой ХК", то перед основным согласованием ЗНП должен пройти согласование сметной группой.

При старте процесса согласования все реквизиты на форме блокируются.

Схема маршрута "Согласование заказа на покупку (УО)"

Схема маршрута "Согласование заказа на покупку (ХК)"

Во всех блоках типовых маршрутов доработана лента окна задания (убраны лишние кнопки и вынесены результаты выполнения на ленту).

Прекратить процесс согласования может как инициатор с администратором, так и директор по тендерным закупкам, нажав на соответствующую кнопку на форме ЗНП. Видит эту кнопку только директор и администраторы.

P.S. На данный момент в справочнике 291 запись.

Справочник "Протоколы тендерной комиссии"

Работа со справочником осуществляется через обложку или через ЗНП (доступно только специалистам по тендерным закупкам).

Доступ к справочнику предоставляется через настроенные фильтры (сценарии): каждый работник имеет доступ только к своим созданным записям. Также настроен фильтр доступа к записям справочника по НОР или должности.

Форма записи справочника "ПТК" состоит из нескольких вкладок.

1. "Основная".

Данная вкладка заполняется реквизитами, которые в дальнейшем попадут в печатную форму протокола + будут использоваться как параметры для типового маршрута (далее ТМ) "Согласование протоколов ТК".

В зависимости от выбранного значения в реквизите "Количество вопросов", отобразится соответствующее число вкладок. Максимальное число вопросов - 5.

  2. "Вопрос".

В реквизиты "ГПЗ" и "Заказ на покупку" можно прикрепить созданные ранее записи из этих справочников. При этом в записях справочников "ГПЗ" и "ЗНП" эта связь также будет отображена и переход между связанными записями в этих справочниках возможен!

Если по одному вопросу более одного победителя, то все последующие победители добавлябются по нажатию на кнопку "Победитель 2" и т.д.

При нажатии на кнопку "ИНН" можно найти контрагент в справочнике "Организации" по его ИНН. Также есть функционал добавления новых контрагентов в справочник "ОРГ", если специалист по тендерным закупкам знает ИНН или ОГРН данной организации. 

После нажатия на кнопку "ОК" реквизиты автоматически заполняются.

Всего по каждому вопросу может быть до восьми победителей.

Также в справочнике "ПТК" кроме "оконной" работы есть возможность растянуть форму: по нажатию на кнопку "Развернуть" автоматически форма записи справочника масштабируется включая все реквизиты и табличную часть, что более удобно для просмотра и работы с записью справочника. 

После заполнения всех реквизитов есть возможность сформировать печатную форму для протокола. Для этого необходимо нажать на ленте кнопку "Протокол".

И автоматически создастся электронный документ, который прикрепится к данной записи справочника. 

В зависимости от организации-заказчика в печатном протоколе меняется шапка, которая содержит в себе логотип и название!

После того, как реквизиты заполнены, инициатор может отправить протокол по типовому маршруту. Для этого ему необходимо будет нажать на кнопку "Сохранить и отправить". Все параметры маршрута автоматически подтягиваются.

При старте процесса согласования все реквизиты на форме блокируются.

Схема маршрута "Согласование протокола ТК"

В процессе согласования протокола автоматически обновляется лист согласования в печатном протоколе!

P.S. На данный момент в справочнике 2019 записей.

Результаты применения решения

Отзыв директора по тендерным закупкам АО "ХК "Сибцем":

Добрый день! В качестве отзыва по компонентам «Протоколы тендерной комиссии» (ПТК):

Необходимость в данном журнале была обусловлена: унификацией (единая форма) оперативным согласованием, оставлением следа согласования, хранением и систематизацией Протоколов.

Ранее данный процесс проходил на бумаге, далее построен на портале через MS Sharepoint: заполнение было достаточно трудоемким, часто возникали ошибки, приводящие к потере набранных данных, сложный поиск и отсутствие группировки.

После внедрения СЭД Директум и организации в нем процесса все вышеперечисленные недостатки были устранены. Также появилась возможность дополнять процесс как в части изменения процесса согласования, так и новыми ячейками в карточке, которые связаны с другими журналами «Годовая программа закупок» и «Заказы на покупку».

«Годовая программа закупок» - это второй блок, который включает в себя Годовую программу закупок, которая формируется из карточек и Отчета о закупках, который формируется из Протоколов закупочных комиссий.

Первый является планом, второй фактическим его исполнением.

«Заказы на покупку» - это третий блок, который состоит карточек заказок, формируемых Инициаторами закупок. Причем они могут формироваться на основании карточек Годовой программы закупок. Необходимость в нем возникла для исключения «ненужных» заявок, которые отменяются на этапе согласования финансовым или управляющим директорами Заказчика, если они не включены в бюджет или не имеют технического основания. Также журнах «Список заказов на покупку» позволяет отслеживать этап согласования и этам исполнения Заказов, у исполненных Заказов имеется привязка к Протоколам закупочной комисиии.

Все указанные мероприятия в своё время были рекомендованы Департаментов внутреннего аудита в Планах корректирующих мероприятий по итогам аудита. Процесс прописан в Положении о закупках и дорабатывается параллельно с ним.

Использование справочников на текущий момент:

• Справочник "Годовая программа закупок" - 122 записи.
• Справочник "Заказы на покупку" - 291 запись.
• Справочник "Протоколы тендерной комиссии" - 2019 записей.

Команда проекта

Алтынцев Константин Германович - ведущий специалист по информационным системам.

Хрипушина Наталья Николаевна - ведущий специалист по информационным системам.