Автоматизация процесса отправки продукции

Дальнейшее развитие решения "Заявки на Экспресс-почту 2014" http://club.directum.ru/award/Zajavki-na-Ehkspress-pochtu.aspx

Основная выпускаемая продукция - тома ПСД (проектно-сметной документации). При отправке все тома ПСД собираются в коробки и отправляются экспресс-почтой. Основная задача - исключить ошибки при отправке. Упростить саму процедуру для персонала.

Описание решения

1. Автоматизируем создание накладной и её согласование

2. Для исключения ошибок при отправке - разрабатываем "свидетеля" отправки со штрих-кодом.

3. Создаем единую базу отправок ПСД.

4. Был разработан новый модуль к программе "Управление ПСД" - Отправки ПСД . Теперь можно посмотреть кто, что, когда и куда отправлял. Поскольку практически вся ПСД имеется в сканированном виде - можно сразу посмотреть и сами отправляемые тома.

Решение

1. Создаем типовой маршрут: Накладная/Сопроводительное письмо

Т.к. отправки могут быть и очень срочными. Была разработана служба сообщений. Если задание по согласованию накладной не согласовано более 10 мин - приходит сообщение:

Это окно всплывает поверх всех окон в операционной системе. К Директуму не привязано, т.е. сообщение приходит и при выключенном Директуме. Кнопка "перейти к срочной задаче" запускает isb-файл - задание согласования накладной.

2. Был разработан новый модуль к программе "Управление ПСД" - Отправки ПСД:

Можно посмотреть кто, что, когда и куда отправлял. Поскольку практически вся ПСД имеется в сканированном виде - можно сразу посмотреть и сами отправляемые тома.

Руководитель проекта создает "Состав проекта" - список всех томов (разделов/подразделов) проекта. Документ word, который макросом "загоняется" в базу данных. По созданному составу проекта уже идет работа по комплектации отправки. Каждая отправка оформляется в программе:

и ей присваивается свой идентификатор. Распечатывается "этикетка":

Своеобразный маркер для комплектации одной отправки. Также распечатываются обложки на каждый том из состава проекта. Две титульных и последний лист - свидетель отправки, лист тома со штрих-кодом. Разделенный на две части - одна отрывная. Каждый том отправляемой документации заканчивается этим листом.

Штрих-код специально сделан немного крупнее - чтобы распознавался web-камерой: http://club.directum.ru/award/Upravlenie-skanirovaniem.aspx. Если в секторе выпуска сканируется документ и он заканчивается свидетелем отправки, агент сканирования распознает штрих-код и сканированный документ автоматически привязывается к нужному тому и его можно посмотреть в программе "Управление ПСД".

Руководитель проекта создает накладную:

И отправляет её на согласование по маршруту.

Согласованная накладная приходит в "Сектор выпуска" - специальный отдел занимающийся распечаткой, тиражированием, переплетом и т.д. Это сигнал к формированию самой отправки. Сотрудники сектора выпуска по накладной запаковывают тома ПСД в коробки и отрывают нужную "половину" свидетеля отправки - листочек с идентификаторами и штрих-кодом. Все свидетели отправки собираются и подшиваются. Это гарант того что в коробках находятся "учтенные"  тома.

Вид программы на стадии комплектации отправки:

Потом ответственный сотрудник сканером штрих-кодов сканирует все листы свидетелей отправки. Данные автоматически заносятся в базу:

Программа отмечает: не отправленные тома, лишние, с не совпадающим количеством. И уже на стадии комплектации видны все ошибки.

Результат

    Весь процесс отправки продукции находится под управлением и максимально облегчен для пользователей.