Пользовательская настройка замещений

Задача

Эффективность и качество управленческой деятельности зависит от скорости информационных потоков. Даже незначительное по длительности отсутствие того или иного сотрудника не редко приводит к замедлению или остановке ключевых бизнес-процессов, что в свою очередь увеличивает вероятность возникновения значительных убытков и потерь в бизнесе. В ECM-системах для минимизации подобных рисков используется механизм замещения пользователей.

Как правило, в системе DIRECTUM настройку замещения пользователей осуществляет администратор системы. Когда в организации работает небольшое количество человек, то настройка замещений не требует больших трудозатрат администратора. Однако при расширении бизнеса и увеличении штата сотрудников администрирование замещений существенно усложняется. Для упрощения процесса настройки замещений пользователей разработано техническое решение «Пользовательская настройка замещений».

Описание решения

Настройка пользовательского замещения.

Создание и настройка замещений осуществляется в справочнике «Пользовательские замещения»:

При открытии в справочник «Пользовательские замещения» загружаются данные из системного справочника «Замещение пользователей», при этом встроенный фильтр оставляет видимыми только те записи, в которых текущий пользователь указан как Замещающий или как Замещаемый.

Для настройки нового замещения рядовой пользователь создает запись справочника «Пользовательские замещения», в которой указывает кто будет замещать его или для кого он сам должен стать заместителем, срок действия замещения, если это требуется.

Для того, чтобы замещение было успешно настроено, оно должно пройти согласование в системе. По умолчанию замещение согласует сотрудник, выступающий замещаемым, но при необходимости вместо него можно указать его прямого руководителя.

Согласование пользовательского замещения

После сохранения записи справочника «Пользовательские замещения» система автоматически формирует задачу по согласованию замещения задачи по ТМ «Настройка и отзыв замещения».

После старта задачи формируется задание для Согласующего на согласование пользовательского замещения:

При положительном результате согласования система автоматически настраивает замещение с указанными ранее параметрами. После этого Замещающему и Замещаемому отправляются уведомления об успешной настройке замещения.

При отрицательном результате согласования Замещающий и Замещаемый получают уведомления об отклонении заявки на замещение.

Отзыв пользовательского замещения.

Для отзыва замещения пользователь нажимает кнопку «Отозвать» в карточке справочника «Пользовательские замещения». При этом система автоматически снимает настроенное ранее замещение и отправляет соответствующие уведомления Замещающему и Замещаемому.

Контроль процесса настройки замещения.

Пользователь может отслеживать состояние замещения по полю «Статус». Статус замещения изменяется автоматически, как по ходу ТМ, так и в зависимости от указанных сроков замещения.

Результаты применения решения

Использование технического решения «Пользовательская настройка замещения» позволяет:

• снизить трудозатраты администрирования справочника «Замещение пользователей» за счет автоматизации создания и изменения его записей;
• повысить исполнительскую дисциплину и соответственно снизить финансовые, материальные и трудовые потери бизнеса за счет своевременной настройки замещения;
• сотрудникам самостоятельно осуществлять контроль создания и отзыва любого числа замещений, основанных на положении сотрудников в административной системе управления предприятием.