Внутренний ЭДО с применением ЭЦП в компании Леви Штраусс Москва

Задача

Компания Леви Штраусс Москва имеет в России 74 собственных розничных магазина. Поставки товара во все магазины осуществляются с центрального склада в Московской области. Ежегодно между магазинами и складом осуществляется порядка 20 тысяч отгрузочных операций, каждая из которых приводит к созданию большого числа бумажных сопроводительных документов. Была поставлена задача оптимизации (сокращения) бумажного документооборота для операций внутренних перемещений товара.

Описание решения

В качестве решения для поставленной задачи было предложено перевести в электронный вид один из двух формируемых на складе (или в магазине) документов - накладную ТОРГ-13. Перевод товарно-транспортной накладной в электронный вид потребовал бы значительного вложения средств, поэтому ТТН пока остаётся в привычном бумажном виде. Для обмена электронными накладными ТОРГ-13 договорились использовать платформу Synerdocs (неформализованные документы) с использованием квалифицированных усиленных ЭЦП (эквивалент собственноручной подписи). Сотрудники склада на момент старта проекта уже имели сертификаты ЭЦП, необходимо было создать сертификаты для ответственных сотрудников магазинов (примерно 140 сотрудников). В рамках проекта были спроектированы процессы массовой выдачи сертификатов, определены ответственные за процесс сотрудники внутри компании, подготовлены и записаны тренинги для сотрудников склада и магазинов, произведена доработка ERP системы компании.

Результаты применения решения

Переход на электронный формат не привёл к изменению бизнес-процессов компании. В результате внедрения электронного процесса повсеместно в январе 2017 года прогнозируется значительное снижение операционных затрат (более 1 миллиона рублей в год) за счёт отказа от бумажной формы документа (экономия бумаги, тонера, исчезновение расходов на пересылку бумажных документов и их архивацию/хранение в бумажном виде) и экономии времени (до 30 минут на операцию) сотрудников склада и магазинов.