Внедрение DIRECTUM в АО "ББР Банк"

Характеристика проекта

ББР Банк – универсальное финансово-кредитное учреждение, основан в 1994 году в Калининграде под именем «Карбо-банк», в 1995 году название было изменено на «Балтийский Банк Развития». В 2012 году переименован в ББР Банк. Проведенный ребрендинг отражает новое видение миссии Банка: используя накопленный опыт, предоставлять финансовые услуги, учитывая потребности и пожелания каждого Клиента. 

ББР Банк — современное решение для вас и для вашего бизнеса.

ББР Банк (АО) имеет лицензии Центрального банка Российской федерации на осуществление банковских операций в рублях и иностранной валюте, успешно работает на рынке банковских услуг и в настоящее время является универсальным кредитным учреждением, предлагающим широкий комплекс современных банковских продуктов различным категориям клиентов. ББР Банк входит в систему обязательного страхования вкладов.

ББР Банк занимает достойное место на рынке финансовых услуг благодаря:

• взвешенной стратегии развития;
• человеческим и профессиональным качествам своих сотрудников;
• постоянству в отношениях с Клиентами;
• своевременному использованию новых технологий бизнеса.

Миссия ББР Банка — поддерживать эти качества на высоком уровне, для развития и процветания Клиентов.

Рейтинг активов нетто ББР Банк занимает 103 место по размеру активов нетто. Рейтинг присвоен информационным порталом «Banki.ru» по данным на декабрь 2016 года. Рейтинг определяют ключевые показатели деятельности, которые присвоены банкам РФ отечественными и международными рейтинговыми агентствами.

Банк имеет распределенную организационную структуру: несколько отделений находятся в Москве, так же филиалы и отделения филиалов в городах: Химки, Красногорск, Санкт-Петербург, Владивосток, Красноярск, Краснодар, Нижний-Новгород,  Пенза, Псков, Сочи, Хабаровск, Находка, Уссурийск, Петропавловск-Камчатский.

Задачи проекта.

Перед каждой крупной организацией встает вопрос автоматизации. Автоматизация, как правило, охватывает процессы классического делопроизводства, и процессы, являющиеся специфичными для той или иной организации. Для ББР Банка также было необходимо решать как вопросы классической канцелярии, так и узконаправленные, касающиеся своей области. После просмотра всех возможностей разных ECM-систем, выбор был сделан в пользу DIRECTUM.

Общие задачи, которые были поставлены при внедрении системы:

1. Сокращение времени, затрачиваемого на согласование документов.
2. Предоставление единого инструмента для взаимодействия всех сотрудников отделений и филиалов банка.
3. Изменение корпоративной культуры, повышение исполнительской дисциплины.
4. Унификация процессов во всех филиалах банка.
5. Исключение возможности потерь документов при передаче и обмене.

 

Внедрение системы было принято реализовывать поэтапно:

1 этап: Пилотный проект, в рамках которого реализовывался процесс рассмотрения кредитных заявок. Сроки реализации: июль - август 2014. Первым было принято решение автоматизировать не процессы канцелярии, а один из основных процессов деятельности организации – «Рассмотрение кредитных заявок». Данный этап был очень важен, так как по итогам его внедрения будет понятно решение готова система решать индивидуальные, узконаправленные задачи, что повлияет на развитие системы в дальнейшем. В рамках этапа был разработан функционал по рассмотрению кредитных заявок, установлена система, проведено обучение персонала кредитного отдела и подключены кредитные отделы всех филиалов банка. С конца августа 2014 все кредитные заявки проходившие согласование с кредитным комитетом проходили через систему.

2 этап: Внедрение процессов канцелярии и правления банка. Сроки реализации: октябрь 2014- январь 2015.В рамках этапа было проведено обследование и  выполнены все необходимые модификации, проведено обучение всех сотрудников головного офиса и подразделений расположенных в Москве и Московской области. Проведена опытно-промышленная эксплуатация. Внедренные процессы: работа с входящей корреспонденцией, согласование исходящей корреспонденции, работа с документами внутренней переписки, автоматическая регистрация всех служебных записок, подготовка и согласование распорядительных документов, создание и отправка заявок на вынесение вопросов на правление банка, принятие решений по подготовке вопросов правления банка, подготовка и отправка на ознакомление и согласование протоколов правления банка.

3 этап: разработка модуля «Нормативно-правовые документы». Сроки этапа: февраль 2015 – апрель 2015. В ходе данного этапа пришлось решать такие задачи как согласование нормативно-правовых документов, загрузка исторических данных из существующей системы, интеграция процесса согласование нормативно-правовых документов с процессами согласование распорядительных документов и вынесение вопросов на правление банка и совет директоров.

4 этап: подключение филиалов к работе в системе. Сроки этап: январь 2015 – июль 2015. В ходе данного этапа необходимо было провести обучение сотрудников филиалов и дополнительных офисов. Настроить систему, провести опытно-промышленную эксплуатацию. База данных для всех филиалов единая, все данные были разделены в контексте «Наших организаций». Так же на данном этапе необходимо было решать индивидуальные особенности работы некоторых процессов в том или ином филиале. Для этого было принято решение реализовать настроечный справочник «Филиалы» и в зависимости от тех или иных настроек управлять процессами.

5 этап: внедрение модуля «Казначейства», что представляет собой согласование счетов на оплату. Сроки этапа: декабрь 2014 – апрель 2015. Данный модуль полностью разрабатывался силами самого Заказчика.

7 этап: корректировка существующих процессов или разработка дополнительного функционала по требованию заказчика в рамках заявок. В этот период были разработаны такие процессы как «Заявка на доступ к АБС (ЮниСАБ)», «Заявка на доступ к информационным ресурсам». Сроки этапа: июль 2015 – ноябрь 2015.

6 этап: внедрение модуля совет директоров банка. Данный модуль разрабатывался силами самого Заказчика.

8 этап: внедрение модуля управление договорными документами в головном офисе банка.

В рамках данного этапа были поставлены задачи:

1. Реализовать согласование договорных документов.
2. Реализовать согласование типовых форм договорных документов.
3. Загрузить исторических данных по договорным документам (заполнение справочника «Договорные документы» на основе предоставленного журнала регистрации, в формате Excel, загрузка тел договорных документов из файловой системы).
4. Загрузка исторических данных по типовым формам договорных документов (загрузка всех существующих типовых форм документов, создание макетов и шаблонов для каждой типовой формы). Типовых форм в банке порядка 115.
5. Замена типовых форм после согласования новой редакции.
6. Интеграция процесса по согласованию типовых форм с процессами по согласованию распорядительных документов и с процессом по рассмотрению вопросов вынесенных на правление банка и совет директоров банка.
7. Интеграция согласования и создания договорных документов с процессом по рассмотрению кредитных заявок.
8. Интеграция с ЮниСАБ.

Сроки этапа: ноябрь 2015 – апрель 2016

9 этап: поддержка системы, консультирование, решение задач в рамках заявок.

Срок этапа: июнь 2016 по настоящее время.

10 этап: подключение к модулю «Управление договорными документами» филиалов банка. Срок этапа: конец 2016 по настоящее время. Данный этап реализуется силами Заказчика.

Проектные решения

1. Организация архитектуры проекта

Первой задачей при внедрении системы всегда встает организация архитектуры системы. Особо актуальна задача, если организация имеет распределенную организационную систему.

Для реализации работы в Банке было принято решение использовать одну систему, сервер расположить в Москве. Подключение филиалов осуществляется при помощи терминального подключения.

Такая реализация позволила:

• Снизить затраты на ПО.
• Снизить затраты на обслуживание, за счет администрирования одной системы.
• Исключить возможность ошибок связанных с обновлением, так как все изменения устанавливаются на одну базу, что позволяет исключить риски того, что разработки на разных системах будут отличаются, что актуально при решении задач по унификации процессов.
• Снизить затраты на обновление систем.

Общие принцы работы всех процессов:

1. Для каждого процесса реализован мастер действий, который позволяет пользователям последовательно внести всю необходимую информацию и создать документ. Использование мастеров позволяет снизить ошибки по формированию документу, новому сотруднику легко подключится к работе в систему, унифицировать процесс работы по всем процессам, пользователю не важно какой объект создается первично: документ, как в работе с процессами канцелярии или запись справочника как в работе с кредитными процессами или нормативно-правовыми документами.
2. По всем процессам реализованы унифицированные механизмы настройки с использованием общих справочников и сценариев настройки.

 

2. Интеграция контрагентов с системой ЮниСАБ

При внедрении договорных документов решались вопросы:

• Максимальное заполнение типовых форм договорных документов
• Поддержание актуальной информации о контрагентах в учетной системе банка и DIRECTUM.

Для этих задач принято решение реализовывать интеграцию с учетной системой ЮниСАБ и доработать справочник организации.

Задачи решались совместно Заказчиком и Исполнителем. Интеграция была реализована специалистами от ЮниСАБ и DIRECTUM Заказчика, при консультационной поддержке специалистов Исполнителя. Работы по доработке справочника «Организации» и реализации формирования типовых форм выполнялась силами Исполнителя.

Вкладка «Дополнительно» справочника «Организации»

Добавлены реквизиты для организации синхронизации данных GUID и Дата синхронизации с ЮниСАБ, и данные необходимые для формирования типовых форм договорных документов.

Вкладка «Счета» справочника «Организации»

Хранит информацию обо всех счетах контрагента, и в зависимости от условий договора в форму договора будет подставлен либо рублевый счет, либо необходимый валютный.

 

3. Возможности настройки системы

• Для администрирования и настройки всех процессов по филиалам был создан Справочник «Филиалы». Все настройки разделены по процессам.

• Для настройки замещения был разработан функционал по выдаче замещения: мастер действий с указанием параметров замещения и маршрут по согласованию и созданию замещения. Каждый сотрудник может назначить замещение на себя. Руководитель подразделения может выдать замещение на любого сотрудника своего подразделения. Руководитель управления может выдать замещения на любого сотрудника своего управления и так по иерархии. Администратор, руководитель банка или его помощник может выдать замещения на любого сотрудника банка.

На первом этапе мастера указывается сотрудник, на которого замещение будет выдано:

На втором этапе указываются параметры замещения:

После согласования замещения замещающему и замещаемому поступит уведомление о том, что замещение создано.

• Для каждого разработанного модуля созданы специальные сценарии по администрированию:

 

4. Модуль "Кредитные процессы"

    Одной из основных и достаточно непростых задач при реализации рассмотрения заявок на кредит была реализация о принятии решения по кредитной заявке.

    Для этого в системе были разработаны справочники «Кредитные комитеты» и «Заявки на кредит». В зависимости от веса голоса члена кредитного комитета, его статуса в качестве председателя и иных условий, принимается решение об одобрении кредитной заявки. Данный процесс должен быть точным и отлаженным, так как от работы системы зависит правильно ли было рассчитано принятое решение.

    На вкладке «Результаты голосования» в справочнике «Заявка на кредит» формируются решения по заявке. Информация на вкладке «Результаты голосования» видна только членам комитета, секретарю и администраторам системы. Кредитный менеджер и остальные участники процесса видят лишь итоговый вариант решения, т.е. одобрена заявка или отклонена, все данные на вкладке "Голосование" для них недоступны.

 

5. Модуль «Нормативно-правовые документы»

    Модуль Нормативно-правовые документы разработан для согласования и ведения данных по нормативным документам издаваемым в банке. Процессы данного модуля тесно интегрирован с другими модулями системы.

    После согласования нормативного документа, если требуется его утверждение  автоматически создается заявка на совет директоров или правление банка. После принятия решения об утверждении нормативного документа, автоматически формируется задание ответственному по подготовке приказа об утверждении нормативного документа. После подписания приказа, автоматически стадия жизненного цикла документа переводится в состояние действующий. Если согласовывался не новый нормативный документ, а новая редакция уже существующего документа, то старой редакции стадия жизненного цикла меняется на устаревшая.

    В ходе работы с нормативными документами были разработаны справочники «Нормативно-правовые документы» и «Согласование НПА»

    Справочник «Нормативно правовые документы» имеет 3 вкладки. Вкладка «Основная», хранит общую информацию о нормативном документе, вкладка «Изменения» отражает все изменения документа, вкладка «Рубрикатор» хранит информацию, к какой рубрики относится документ, используется для формирования иерархии в справочнике. В справочнике реализована кнопка «Действующий НПА», позволяющая отобразить только действующие редакции НПА.

    Для каждого изменения формируется своя запись справочника «Согласование НПА», в которой хранится информация по истории согласования изменений нормативного документа. Из записи справочника, можно сформировать лист согласования, лист ознакомления.

6. Договорные документы

        Одной из наиболее трудоемких задач была реализация модуля «Управление договорными документами»

    Модуль тесно интегрирован с другими модулями системы.

    Интеграция процессов по согласованию типовых форм договорных документов: после согласования новой версии или новой редакции типовой формы автоматически формируется заявка на утверждение типовой формы. После принятия решения на совете директоров или правлении банка об утверждении типовой формы, автоматически формируется задание ответственному по подготовке приказа. После подписания приказа, администратору поступает задание обновить макет и шаблон типовой формы в системе или подготовить новый. Типовая форма меняет статус на действующий и в системе при создании нового договорного документа появляется возможность создать документ на основании данной формы. 

 

 

    Интеграция процесса по согласованию кредитных договоров: после утверждения заявки на кредит кредитным комитетом, кредитный менеджер готовит все необходимые договоры (кредитный, договор поручительства и т.д.). Возможность создания всех необходимых договоров реализована из справочника "Заявки на кредит". После создания всех необходимых документов, формируется задача по согласованию и регистрации договоров. 

 

Особенности настройки модуля:

    Стандартной настройки форматов номеров записей справочника оказалось недостаточно для формирования номеров договорных документов, так как для разных видов документов формируется разный формат номеров, в связи с чем был разработан отдельный справочник «Форматы номеров договорных документов»

    Для определения параметров согласования по каждому виду договорного документа было принято решение разработать справочник «Виды договоров». В справочнике были учтены все особенности согласования каждого вида договора. Всех ответственных было принято решения указывать в виде ролей, так как это упрощает процесс администрирования в дальнейшем, при смене ответственного, необходимо будет изменить значение в одной роли, а не в нескольких записях справочника.

    Так как кредитные договора и типовые формы могут быть запущены не по одному документу, а сразу комплектом, то в системе предусмотрена возможность занесения нескольких документов и согласование сразу всего комплекта документов.   

 

Показатели и результаты внедрения

• В системе ежедневно создается порядка 400 документов и 350 задач.
• Пользователей в системе 800, одновременно работающих 200.
• За время внедрения системы разработано и модифицировано порядка 65 справочников,  30 типов карточек, 60 типовых маршрутов,  30 мастеров действий, 50 отчетов,  75 сценариев, 150 функций, 170 макетов.
• Использованы дополнительные механизмы: штрих-кодирование, преобразование в PDF, вставка штампов о согласовании в PDF, DCTS, реализована работа процессов в Web-доступе.
• Решены вопросы сканирования с использованием терминального подключения.
• Система позволила снизить время затрачиваемое пользователями на поиск документов, сократилось время согласования документов и время рассмотрения заявок на кредит.
• Процессы стали более управляемы.

    Развитие системы не стоит на месте разрабатываются новые процессы. Вносятся корректировки и дополняется функционал  уже внедренных процессов.