Внедрение экспертной системы оценки договоров на АО «УК ТМК»

Характеристика проекта

АО «Усть-Каменогорский титано-магниевый комбинат» является одним из 7 мировых производителей титана губчатого, на долю которого приходится около 20% мирового производства, комбинат входит в пятерку производителей титановой губки, сертифицированных на ее применение в изделиях для  авиакосмической промышленности.

Наша компания заключает большое количество договоров. Вследствие такой деятельности постепенно возрастает нагрузка на сотрудников, которые согласовывают/визируют договоры.
Для уменьшения количества ошибок в составлении договоров было принято решение производить их рейтинговую оценку.

Задачи проекта.

• Уменьшить количество ошибок, которые допускают пользователи при составлении и отправке договоров на согласование путем экспертной оценки.
• Уменьшить нагрузку на сотрудников, которые согласуют/визируют договоры.
• Дисциплинировать пользователей составляющих и выполняющих отправку договоров.

Проектные решения.

Реализация:

При помощи мастера действий пользователь создает типовой договор из шаблона или нетиповой договор самостоятельно.

Для оценки пользователей, составляющих договорные документы, была введена система рейтингов  «Высокий рейтинг», «Средний рейтинг»,  «Низкий рейтинг».
Введена  «связь»  Отправитель – Согласующий (У каждого согласующего есть рейтинг отправителя, но только для данного согласующего).

В зависимости от рейтинга отправителя задание попадает в соответствующую  папку с рейтингами.

 

 

Если у отправителя для данного согласующего высокий рейтинг, тогда задание попадает в папку с названием «Договоры с высоким рейтингом».  Согласующий обычно обрабатывает папки в приоритетном порядке, начиная с папки «Договоры с высоким рейтингом» (так как в данной папке, лежат задания от отправителей, которые в прошлом допускали меньше ошибок).

Каждый отправитель изначально имеет высокий рейтинг для каждого согласующего.

Рейтинги:

9-7 ед. - «Высокий рейтинг»

6-4 ед. - «Средний рейтинг»

3-0 ед. - «Низкий рейтинг»

Если согласующий выполняет задание с результатом «На доработку», у отправителя для данного согласующего рейтинг понижается на 1 единицу.
В случае, если задание не отправлялось на доработку, отправитель получит плюс 1 к рейтингу.

Рейтинги отправителей договоров хранятся в справочнике «Рейтинг ответственных за Договоры», в котором отправитель может посмотреть свой текущий рейтинг по каждой категории.

 

 

На основе статистических данных отправитель может получить рекомендации от системы, с какой области ему нужно начинать исправлять ошибки. (пример: если Иванову И.И. отдел контроля цен возвращал документы на доработку в течение месяца чаще остальных, значит Иванову И.И. прежде всего, необходимо уделить внимание на то, как он составляет конкурентное обоснование к договору.) По нажатию на кнопку «Рекомендации» на карточке, появляется соответствующее сообщение.

 

Так же на карточке есть кнопка с наименованием «График изменений рейтинга», с помощью нее отправитель узнает и визуально видит, как менялся его рейтинг за определенный период времени у определенного согласующего. При нажатии на данную кнопку, появляется диалоговое окно, в котором необходимо указать категорию, а так же период, по которому пользователь хочет посмотреть информацию.

После подтверждения выбора, график формируется и открывается в MS Excel.

Результаты внедрения:

В результате работы данной системы у каждого согласующего сформировались рейтинги отправителей, что повысило скорость согласования документов, у которых низкая вероятность присутствия ошибок.
Также данный алгоритм постепенно дисциплинирует отправителей, так как если у отправителя низкий рейтинг его документ согласуют позже, а депремируют раньше.