Комплексная автоматизация процесса работы с контрагентами

Характеристика проекта

ОАО «Тольяттиазот» (ТоАЗ) – одно из крупнейших предприятий химической промышленности России, входящее в тройку основных производителей аммиака в стране и в десятку мировых лидеров. Это единственный в мире химический комбинат, способный производить 3 миллиона тонн аммиака ежегодно.

Основной деятельностью ТоАЗа является выпуск минеральных удобрений и химической продукции. Сегодня завод включает в себя 7 агрегатов по производству аммиака и 2 агрегата карбамида, расположенных на более чем 200 га производственной площадки.

ТоАЗ входит в пятерку крупнейших налогоплательщиков региона, а также обеспечивает работой более 5000 работников.

Помимо Российской Федерации, заказчики расположены в десятках стран на 5 континентах. Мощности ТоАЗ позволяют обеспечить около 20% спроса на российском рынке и 11% объема мирового экспорта аммиака. Бесперебойность поставок гарантирует развитая инфраструктура: помимо собственного железнодорожного парка из более 1400 вагонов, ТоАЗ имеет доступ к уникальному аммиакопроводу «Тольятти-Одесса» протяженностью более 2000 км.

Вот почему эффективная работа с контрагентами является основным ключевым показателем, влияющим на эффективность работы всего предприятия.

В задачи комплексной автоматизации работы с контрагентами вошли следующие внутренние и внешние бизнес процессы:

1. Планирование, сбор, согласование и утверждение заявок на закупку;
2. Закрытая процедура запроса и обработки коммерческих предложений контрагентов;
3. Формирование и согласование конкурентных листов;
4. Подготовка, проведение и исполнение поручений тендерного комитета;
5. Подготовка, согласование и подписание договорных документов;
6. Контроль исполнения договорных документов;
7. Согласование и подписание первичных документов;
8. Контроль и оповещение о поступлении ТМЦ;
9. Контроль качества поступающих ТМЦ.

Задачи проекта.

Особенности проекта

С учетом масштаба бизнес-процесса, охвата большинства структур и подразделений предприятия, а также прямого влияния на основное производство – его реализация осуществляется поэтапно с применением различных ИТ-систем инфраструктуры предприятия.

 

Задачи проекта

Основные цели проекта:

1. Ускорение и оптимизация трудозатрат бизнес-процесса;
2. Исключение человеческого фактора и ручной обработки (везде где это возможно);
3. Четкое выполнение бизнес-процессов в соответствии с принятыми положениями и регламентами;
4. Исключение потерь (документов, ТМЦ и пр.);
5. Полная прозрачность (контролируемость) всех этапов бизнес-процесса для соответствующих служб;
6. Оперативная, точная отчетность по всем этапам бизнес-процесса;
7. Автоматизированный контроль показателей работы служб и подразделений в бизнес-процессе.

Проектные решения.

Детали проекта

С учетом масштабности и комплексности проекта архитектура решения в общем виде выглядит следующим образом:

Специфика проекта

В ходе проекта реализованы и используются следующие решения:

• Интеграция, синхронизация и уведомления по данным ERP Галактика (договоры, лоты, заявки, служебки, уведомления о поступлении ТМЦ и т.д.)
• Формирование и автоматическая отправка из СЭД электронных писем
• Автоматическая публикация конкурсной документации на веб-портал, с пересылкой адресного доступа к документации поставщикам
• Формирование документов генератором, по настроенным формам с заблокированными от изменения областями
• Автоматическое преобразование в PDF (с использованием служб преобразования)
• Автоматический захват ответов с электронной почты (с использованием служб захвата)
• Автоматический контроль по содержимому, вложениям и «автоответам» поступающих ответов с электронной почты

 

Ход проекта

Проект реализуется поэтапно и помодульно. В настоящий момент состояние реализации выглядит следующим образом:

№	Этап	Текущее состояние	Срок запуска в ПЭ
1	Планирование, сбор, согласование и утверждение заявок на закупку	Создание, согласование и подписание СЗ – в разработке. Заявка на закупку – в промышленной эксплуатации.	1 квартал 2017 г.
2	Закрытая процедура запроса и обработки коммерческих предложений контрагентов	В промышленной эксплуатации	в ПЭ
3	Формирование и согласование конкурентных листов	В промышленной эксплуатации	в ПЭ
4	Подготовка, проведение и исполнение поручений тендерного комитета	В опытной эксплуатации	Январь 2017 г.
5	Подготовка, согласование и подписание договорных документов	В промышленной эксплуатации	в ПЭ
6	Контроль исполнения договорных документов	В разработке	2 квартал 2017 г.
7	Согласование и подписание первичных документов	В промышленной эксплуатации	в ПЭ
8	Контроль и оповещение о поступлении ТМЦ	В разработке	3 квартал 2017 г.
9	Контроль качества поступающих ТМЦ	Проектирование	4 квартал 2017 г.

Результаты реализации проекта

№	Этап	Полученные на сегодня эффекты в части СЭД
1	Планирование, сбор, согласование и утверждение заявок на закупку
2	Закрытая процедура запроса и обработки коммерческих предложений контрагентов	Четкое соблюдение регламента. Исключение человеческого (коррупционного) фактора из процесса получения коммерческих предложений. Полная прозрачность процесса для контролирующих служб. Реальное снижение сумм по заключаемым сделкам. Исключение бумажных документов полностью.
3	Формирование и согласование конкурентных листов	Четкое соблюдение регламента. Полная прозрачность процесса. Исключение бумажных документов полностью.
4	Подготовка, проведение и исполнение поручений тендерного комитета	Полная прозрачность и соответствие принятому регламенту. Сокращение трудозатрат процесса в 2 раза. Полностью исключение затрат на ведение отчетности. Исключение бумажных документов полностью.
5	Подготовка, согласование и подписание договорных документов	Ускорение процесса в 4 раза. Полная прозрачность и соответствие принятому регламенту.
6	Контроль исполнения договорных документов
7	Согласование и подписание первичных документов	Ускорение процесса в 4 раза. Автоматический контроль на непревышение сумм договора.
8	Контроль и оповещение о поступлении ТМЦ
9	Контроль качества поступающих ТМЦ

 

Автоматически отправляемые электронные письма

ОАО «Тольяттиазот» приглашает Вашу компанию принять участие в закупочной процедуре и направить свое технико-коммерческое предложение срок до 30.03.2016 13:00:00 в соответствии с вложенным в настоящее электронное письмо запросом.

Служба закупок ОАО ТоАЗ

 

Тендерный комитет

 

    МД для заочного голосования по вопросу

 

Договоры и первичка