Характеристика проекта

Группа «Т Плюс» - крупнейшая российская частная компания, работающая в сфере электроэнергетики и теплоснабжения. Компания является лидером на рынке теплоснабжения страны с долей около 10%.  Ей принадлежит более 7% установленной мощности электростанций России.

Сайт компании - http://www.tplusgroup.ru.

ПАО «Т Плюс» - объединенная генерирующая компания (ОГК), созданная на базе генерирующих активов группы «Т Плюс». В рамках первого проекта в группе «Т Плюс» в ПАО «Т Плюс» был реализован проект по внедрению системы DIRECTUM. В результате проекта используемые разрозненные системы электронного документооборота были заменены на единую систему DIRECTUM ОГК. В ходе проекта автоматизировано 15 филиалов ПАО «Т Плюс» в 15 регионах Российской Федерации и дочерние организации.

Запуск проекта внедрения DIRECTUM в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» стал приоритетной и перспективной задачей для группы «Т Плюс».

ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» – объединенная энергосбытовая компания (ОСК), созданная на базе сбытовых активов группы «Т Плюс».

Сегодня ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» - динамично развивающаяся компания на рынке продажи комплекса жилищно- коммунальных и энергосервисных услуг, которая обслуживает более 3,4 миллиона домохозяйств и 120 000 организаций.

Сайт компании - http://www.esplus.ru.

 

Задачи проекта

В рамках проекта были определены следующие задачи:

1. Организовать работу бизнес-единиц ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» и дочерних организаций в отдельном контуре (системе DIRECTUM ОСК), отказавшись от использования разрозненных систем электронного документооборота.
2. Унифицировать процессы Канцелярии и внутреннего документооборота по всей группе «Т Плюс», тиражировав в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» ранее разработанное для ПАО «Т Плюс» решение.
3. Организовать сквозные процессы между бизнес-единицами группы «Т Плюс» с целью обеспечения их совместной работы.

 

В рамках тиражирования в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» решения ПАО «Т Плюс» автоматизировались следующие процессы:

• работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• работа с организационно-распорядительными документами;
• работа со служебными записками.

 

В рамках организации сквозных процессов группы «Т Плюс» с применением служб взаимодействия DICS автоматизировались процессы:

• исполнение поручений по входящей корреспонденции и организационно-распорядительным документам;
• согласование и ознакомление с организационно-распорядительными документами;
• согласование и рассмотрение служебных записок;
• обмен исходящей корреспонденцией.

 

Особенности проекта

1. Реорганизация группы «Т Плюс» параллельно с проектами внедрения DIRECTUM.

По причине реорганизации не всегда явно было определено к какому контуру (ОГК или ОСК) относится бизнес-единица или дочерняя организация. Что вызывало затруднения к подключению пользователей таких бизнес-единиц и дочерних организация к работе в системах DIRECTUM ОГК или ОСК.

2. Охват автоматизируемых бизнес-единиц ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

В рамках тиражирования в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» к работе в системе DIRECTUM ОСК было подключено 17 бизнес-единиц.

3. Количество пользователей в системе DIRECTUM ОСК.

В системе DIRECTUM ОСК работает 6000 пользователей.Количество пользователей в системе DIRECTUM ОСК. 

4. Сроки проекта и объем работ

За 4 месяца необходимо было провести тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» и настроить сквозные процессы по DICS в рамках всей группы «Т Плюс».

Поэтому часть работ взяла на себя Служба поддержки Заказчика. Она выполняла работы по настройке системы DIRECTUM ОСК и поддержку пользователей тех бизнес-единиц, где не планировалось присутствие консультантов Akelon.

Компания Akelon проводила аудит настройки системы DIRECTUM ОСК, обучала и консультировала пользователей в крупных бизнес-единицах ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Такое распределение работ позволило обучить Службу поддержки Заказчика для дальнейшей самостоятельной поддержки пользователей систем DIRECTUM группы «Т Плюс» и в сжатые сроки выполнить весь запланированный объем работ.

5. Замена в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» разрозненных систем электронного документооборота на единую систему DIRECTUM ОСК.

Исключение составили 3 филиала компании, которые давно работают в своих системах DIRECTUM:

• филиал Коми ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• Свердловский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
• Оренбургский филиал ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

В связи с заменой ранее используемых систем электронного документооборота потребовалось адаптация устоявшихся процессов и правил работы с электронными документами в бизнес-единицах под новые унифицированные процессы группы «Т Плюс», а также импорт исторических данных (данных по корреспондентам).

6. Унификация бизнес-процессов Канцелярии и внутреннего документооборота ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» с процессами группы «Т Плюс».

 7. Организация сквозных процессов группы «Т Плюс» с применением служб взаимодействия DICS между системами DIRECTUM ОГК, ОСК и филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», которые работают в своих системах.

Взаимодействие с системами DIRECTUM филиала Коми, Свердловского и Оренбургского филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» необходимо было настроить таким образом, чтобы не менялись устоявшиеся в них бизнес-процессы. 

 

Проектные решения

Тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

В ходе тиражирования в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» внедрялось разработанное в рамках первого проекта для ПАО «Т Плюс» решение по автоматизации ключевых процессов Канцелярии и внутреннего документооборота без модификаций.

Организация сквозных процессов группы «Т Плюс» с применением DICS

Архитектура DICS

Для организации взаимодействия систем DIRECTUM через DICS были развернуты два контроллера. Первый обеспечил взаимодействие между ПАО «Т Плюс» и ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», а второй – между ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» и удаленными филиалами, работающими со своими системами DIRECTUM.

 

Рисунок 1. Схема взаимодействия систем DIRECTUM группы «Т Плюс»

Концепция сквозных процессов группы «Т Плюс»

В преддверии проекта совместно с Заказчиком была определена схема взаимодействия бизнес-единиц группы «Т Плюс» в рамках сквозных процессов по DICS и круг пользователей, кто уполномочен участвовать в этом взаимодействии (публичные пользователи).

Рисунок 2. Схема сквозных процессов группы «Т Плюс»

Особенности реализации сквозных процессов через DICS

В рамках проекта была поставлена задача в сжатые сроки обеспечить взаимодействие между бизнес-единицам группы «Т Плюс».

При этом должны были быть выполнены следующие требования:

1. сохранение бизнес-логики процессов и субординации в рамках группы «Т Плюс». Допускалась минимальная модификация существующих бизнес-процессов для обеспечения работы с пользователями из других систем, в том числе и при выборе исполнителей;
2. обеспечение максимальной идентичности работы с заданиями и документами из локальной и внешней системы;
3. организация сквозных процессов с 3 филиалами ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», которые давно работают в своих системах DIRECTUM и их бизнес-процессы отлажены под них. Необходимо было подготовить универсальный для всех 3-х обособленных систем DIRECTUM пакет разработки для обеспечения возможности получения и отправки заданий и документов в другие системы. Индивидуальные настройки в обособленных системах DIRECTUM должны были выполняться только для правил экспорта/импорта.

 

Поэтому взаимодействие по DICS настроено с учетом ряда особенностей.

1. Настроены правила преобразования для основных используемых типов карточек.

Для всех документов передаются действующие версии, информация об электронных подписях и реквизитах карточек, в т.ч. по связанным реквизитам типа «Справочник».

Для реквизитов типа «Справочник» карточек документов («Организации», «Наши организации», «Подразделения» и «Работники») передается глобальный идентификатор внешней системы. Поскольку штатное расписание в системах DIRECTUM ОГК и ОСК синхронизированы из 1С.

В ходе проекта возникла необходимость передавать информацию по несинхронизированным записям справочников. Как правило, это касалось записей, которые по различным причинам не могут быть занесены в учетную систему. Для этого дополнительно была настроена передача всей информации, необходимой для создания связанной записи справочника. Аналогично передавалась информация по остальным реквизитам типа «Справочник», которые не были синхронизированы с внешней системой.

Для исходящих писем и организационно-распорядительных дополнительно был реализован механизм передачи приложений. Приложения - это разработанный специально для Заказчика функционал. Он позволяет добавлять приложения к документу, но не связывает их через стандартный функционал.

Рисунок 3. Карточка документа с возможностью добавления/удаления/просмотра списка приложений

Благодаря разработанному механизму передачи приложений пользователь c помощью соответствующих кнопок в ленте карточки принятого из другой системы DIRECTUM документа может обратиться к таким приложениям.

 

2. Разработаны специальные типовые маршруты для реализации обмена документами между удаленными структурными единицами через DICS.

Это позволило решить следующие задачи:

1. передавать текст задачи и последней переписки по задаче из отправляющей системы. Таким образом, пользователь в удаленной системе видит весь ход работ по документу:

 

Рисунок 4. Карточка задания с текстом переписки между ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» и удаленным филиалом

2. Передавать варианты выполнения, доступные по соответствующему заданию из отправляющей системы. При этом в удаленной системе выполняются все проверки, которые предусмотрены в отправляющей системе:

Рисунок 5. Карточка задания в системе удаленного филиала с соответствующими вариантами выполнения

3. после приема ответа из удаленной системы выполнять дополнительные действия, такие как заполнение текста задания и подстановка варианта выполнения в текст задачи;
4. контролировать права доступа публичных пользователей на вложенные документы;
5. при повторном приеме документа в работу формировать задачу по нему в рамках подзадачи к первой задаче. Это позволяет удаленным согласующим отслеживать всю историю работы с документом.

Задания для удаленных пользователей в переписке практически идентичны заданиям локальных пользователей (стандартными средствами DICS это функционал не поддерживается).

 

3. Для 3-х филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» со своими системами DIRECTUM разработан механизм отправки документов в другие бизнес-единицы группы «Т Плюс».

В обособленных системах DIRECTUM 3-х филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» отсутствует штатное расписание всех бизнес-единиц группы «Т Плюс». Поэтому невозможно напрямую выбирать работников и пользователей других бизнес-единиц группы «Т Плюсы» в типовых маршрутах.

Поэтому для филиалов Коми, Оренбурга и Свердловска ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» были сделаны:

• справочник Структурные единицы холдинга «Т Плюс» для выбора бизнес-единицы, куда направляется документ;
• отдельные типовые маршруты для обмена документами между системами DIRECTUM филиалов, работающих в своих системах, и ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Это обеспечило обособленные системы DIRECTUM данных филиалов удобным механизмом отправки документов посредством DICS.

Пользователи удаленных филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» отправляют документы на согласование или рассмотрение в другие организации группы «Т Плюс», и далее с ними работает делопроизводитель соответствующей организации.

Рисунок 6. Заполнение параметров типового маршрута при отправке документа из удаленного филиала

 

4. В системе DIRECTUM ОСК единой точкой входа был определен директор Управляющей компании ОАО «ЭнергосбыТ Плюс». В системах DIRECTUM филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», работающих в своих системах, единой точкой входа определен делопроизводитель филиала.

Например, документ из системы DIRECTUM ОГК поступает через DICS в систему DIRECTUM ОСК к директору Управляющей компании на рассмотрение. Он его отписывает в работу сотрудникам ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

Если исполнитель работает в системе DIRECTUM ОСК, то он в ней получает документ в работу.

Если исполнитель работает в филиале, который работает в своей системе DIRECTUM, то посредством DICS документ передается в систему DIRECTUM филиала.

В системе DIRECTUM филиала документ поступает в работу служебному пользователю «Делопроизводитель филиала». Делопроизводитель филиала через замещение служебного пользователя «Делопроизводитель филиала» обрабатывает документы и организует работу с ними по бизнес-процессам филиала. При получении итогов работы по документу от исполнителя делопроизводитель отчитывается об исполнении документа в филиале (пишет отчет в тексте задания и вкладывает в него итоговые документы), выполняет задание.

Посредством DICS информация об исполнении документа передает в систему DIRECTUM ОГК.

 

5. Определен круг публичных пользователей.

В начале проекта круг публичных пользователей был определен директорами бизнес-единиц, директорами департаментов и управлений в них, делопроизводителями. В ходе опытно-промышленной эксплуатации список публичных пользователей был расширен до ведущих специалистов для организации оптимальной работы Заказчика.

В параметрах типовых маршрутов при выборе согласующих/подписантов/адресатов/исполнителей реализован запрет выбора публичных пользователей там, где концепцией сквозных процессов не заложено взаимодействие с системами DIRECTUM других бизнес-единиц.

 

6. Карточка справочника Поручения не создается в другой системе DIRECTUM при отправке поручения в работу пользователю другой системы DIRECTUM.

Информация о поручении передается в тексте задачи. При этом исключено дублирование и приход по DICS избыточной информации из систем DIRECTUM других бизнес-единиц. Если передавать поручение между системами по DICS, то потребуется передача всех связанных с ним справочников и связанных с ними справочников (Работники, Организации, Журналы регистрации и т.п.).

 

7. В заданиях объединены или убраны варианты выполнения по сравнению с аналогичными заданиями, формируемыми при выполнении типового маршрута локально в рамках одной системы DIRECTUM. При этом бизнес-логика в большинстве процессов сохранена.

Например, если документ из одной системы DIRECTUM направлен в другую систему на согласование, то вместо двух вариантов выполнения «Согласовано» и «Согласовано с замечаниями» (как было бы при работе в рамках одной системы) у пользователя один вариант выполнения «Согласовано».

Это позволило быстро и с минимальными затратами настроить сквозные процессы через DICS.

 

8. В типовых маршрутах права публичным пользователям понижены до прав на просмотр.

Одним из требований Заказчика была минимизация версий в документах, чтобы пользователи не путались при работе с ними. Поэтому, при поступлении документа в работу из другой системы DIRECTUM пользователю выдаются права только на просмотр. Этих прав ему достаточно для работы с документом, т.к. необходимости внесения изменений в него нет. Поскольку в разных системах DIRECTUM один документ не изменяется, то «лишние» версии при обмене документами через DICS не создаются.

 

Ход проекта

В ходе проекта были выделены два этапа:

1. Тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»;
2. Организация сквозных процессов группы «Т Плюс».

 

На этапе «Тиражирование в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» были выполнены следующие работы:

1. Силами Заказчика выполнены все необходимые настройки в системе DIRECTUM ОСК. Компания Akelon выполнила аудит настройки системы.
2. Настроена интеграция с Единым справочником сотрудников (ЕСС) в 1С для синхронизации штатного расписания группы «Т Плюс» в систему DIRECTUM ОСК. 
3. Компанией Akelon загружены в систему DIRECTUM OCК данные по контрагентам из биллинговых баз и ранее используемых систем электронного документооборота для сокращения работ Канцелярии по их заведению при регистрации документов.
4. Компания Akelon провела очное обучение порядка 11 семинаров для 350 пользователей и консультации в 8 крупных бизнес-единицах ОАО «ЭнергосбыТ Плюс». Также оказывала удаленные консультации Службе поддержки Заказчика. В остальных бизнес-единицах обучение и консультации проводила Служба поддержки Заказчика.
5. Разработаны инструкции для пользователей ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».
6. Компанией Akelon сформирован список пожеланий по развитию разработанного решения с учетом специфики работы ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».

 

 На этапе «Организация сквозных процессов группы «Т Плюс» компанией Akelon выполнены следующие работы:

1. Выполнена настройка сквозных процессов посредством DICS между системами DIRECTUM ОГК, ОСК и 3-х филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс».
2. Проведена тестовая эксплуатация сквозных процессов.
3. Инструкции для пользователей ПАО «Т Плюс» и ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» актуализированы с учетом сквозных процессов по DICS.
4. Оказаны консультации по работе в рамках сквозных процессов в ходе опытно-промышленной организации.

 

География проекта

В рамках тиражирования в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» решения ПАО «Т Плюс» было охвачено 17 филиалов в 16 регионах Российской Федерации.

Рисунок 7. Филиалы ОАО «ЭнергосбыТ Плюс»

 

Результаты проекта

По итогам тиражирования в ОАО «ЭнергосбыТ Плюс» решения ПАО «Т Плюс» в системе DIRECTUM ОСК работают порядка 17 бизнес-единиц и их дочерние организации.

Показатели работы за 4 месяца (приведено сравнение с показателями работы в системе DIRECTUM ОГК за аналогичный период):

По итогам автоматизации сквозных процессов группы «Т Плюс» с применением служб взаимодействия DICS настроены следующие процессы взаимодействия:

Рисунок 8. Матрица сквозных процессов группы «Т Плюс» посредством DICS

 

Планы по развитию

Дальнейшие планы по развитию варьируются от консолидации систем DIRECTUM ОСК и филиалов ОАО «ЭнергосбыТ Плюс», работающих в своих системах, до обновления на новую версию системы DIRECTUM и автоматизации новых бизнес-процессов.

 

Сроки проекта

Дата начала проекта: 07.09.2015

Дата завершения проекта: 30.12.2015

 

Команда проекта

Проект выполнен компанией Акелон (www.akelon.com)

Состав проектной команды:

• Холодков Евгений - Руководитель проекта;
• Белоцерковец Вера - Заместитель руководителя проекта;
• Тайсин Александр - Разработчик;
• Демьяненко Нина - Аналитик-консультант;
• Мухитдинов Ринат - Аналитик-консультант;
• Нигматулина Галия - Аналитик-консультант.