Группа компаний БЭЛ Девелопмент переходит на электронный документооборот
Характеристика проекта
ООО «БЭЛ Девелопмент» – это девелоперская компания полного цикла, занимающаяся инвестициями, строительством нетривиальных объектов недвижимости не только в Москве, но и в других регионах России, а также странах СНГ. К основным видам деятельности предприятия можно отнести: строительство, эксплуатацию, обслуживание и сдачу в аренду складской и офисной недвижимости, а также строительство элитной жилой и гостиничной недвижимости.
Задачи проекта.
Особенности отрасли и деятельности самой компании БЭЛ Девелопмент диктуют комплексность бизнес-процессов. Работа с документами и особенно процесс управления договорами стал занимать слишком много времени. Это стало одной из первопричин перехода компании на электронный документооборот. Также он должен был облегчить создание электронного архива документации компании.
В рамках повышения эффективности бизнес-процессов компания ООО «БЭЛ Девелопмент» планировала их автоматизацию на базе системы DIRECTUM. Перед началом выполнения работ возникали определенные опасения, связанные с использованием и развитием системы внутри компании. Однако, опираясь на опыт внедрения в девелоперских компаниях, специалистам TANAIS удалось убедить клиента, что он получит удобный, актуальный и функциональный продукт, способный эффективно решать поставленные задачи.
Проектные решения.
Наша команда приступила к внедрению системы в конце января 2016 года. Весь процесс внедрения системы был поделен на конкретные итерации, что позволило команде внедрения максимально точно и оперативно провести адаптацию бизнес-процессов необходимые процессы и выполнить проект в строго отведенные сроки. В результате был автоматизирован процесс управления документами: входящие, исходящие и внутренние документы, служебные записки, работа с поручениями; блок управления договорами, включая согласование счетов и реестра платежей.
Одним из нововведений, которые мы апробировали на этом проекте, стало составление специфической документации о системе по итогам проекта.
Были составлены:
- Технический паспорт системы, для администраторов и разработчиков, который позволит всегда держать в актуальном состоянии информацию о системе DIRECTUM, о состоянии серверов, а также специфичную информацию для команды сопровождения системы DIRECTUM.
- Сводная информация по системе, для руководства компании и заинтересованных лиц, где технические данные изложены более доступным языком. Помимо этого, сам документ содержит информацию об итогах проекта внедрения.
В дальнейшем мы планируем использовать такой подход на каждом проекте по внедрению, поскольку это значительно упрощает как сопровождение системы, так и ее развитие.
Как и на большинстве проектов со значительным объемом доработок, в БЭЛ Девелопмент мы обучили всех сотрудников, которые работают в системе, а также отдельное внимание уделили обучению руководящего состава.
Конечно, не обошлось и без определенных сложностей, связанных с доработкой системы. По результатам этого проекта мы вынесли для себя один очень важный урок: в любом проекте внедрения, вне зависимости от его сложности, трудоемкости и автоматизируемых процессах необходимо очень хорошо понимать, кто и как будет работать в системе, и исходя из этого формировать и на определенных этапах расширять проектную группу со стороны клиента. Так, если руководитель планирует сам активно работать в системе, то его обязательно необходимо подключать к демонстрации выполненных доработок и модификаций, иначе важные замечания и пожелания к системе могут быть упущены.
Новый виток развития системы
По итогам проекта было принято расширять использование системы, поэтому следующим этапом развития стало внедрение системы в компании МЭДОКС.
Компания МЭДОКС входит в группу компаний БЭЛ Девелопмент, и одним из факторов выбора системы и подрядчика стала рекомендация головной компании. Интересно отметить, что одним из наиболее активных пользователей системы в является генеральный директор БЭЛ Девелопмент, который уже сейчас не согласует договоры на бумаге. Весь процесс проходит в системе, что значительно его ускоряет и упрощает.
О проекте
Проект по внедрению стартовал в середине июля 2016 года и продлился ровно 2,5 месяца, как и было запланировано.
Для проекта была выбрана итерационная схема внедрения. Такой подход позволил команде внедрения уложиться в назначенные сроки и создать систему, полностью отвечающую всем требованиям заказчика.
Основное внимание в рамках автоматизации уделялось процессу управления договорами, поскольку это одна из основных и наиболее важных видов документов, с которыми работает компания. Помимо этого, была автоматизирована работа с внутренними документами, разработан целый ряд типовых маршрутов по распоряжениям и протоколам.
Всегда приятно говорить о том, что заказчик активно помогал при создании системы, поскольку тесное сотрудничество позволяет в кратчайшие сроки получить именно тот функционал, который необходим компании. В рамках проекта проводились рабочие совещания, на которых удалось проработать целый ряд проблемных вопросов, которые возникли бы при выборе другой схемы внедрения.
Компания МЭДОКС высоко оценивает эффективность работы в системе и уже сейчас выделяет для себя возможные варианты расширения системы и максимального использования функционала.
Уже сейчас заказчик активно работает в мобильном приложении HopUp для DIRECTUM.
Впечатления
Уже в начале опытной эксплуатации мы сразу отметили сокращение сроков подготовки и согласования договорных документов в рамках системы DIRECTUM по отношению с бумажным документооборотом. Процессы, которые могли занимать неделю, теперь проходят за несколько часов.
Руководство компании БЭЛ Девелопмент выражает благодарность сотрудникам компании ТАНАИС и участникам проекта внедрения DIRECTUM за качественное выполнение работ, которое позволило повысить эффективность бизнес-процессов компании БЭЛ Девелопмент.
Исполнительный директор ООО «БЭЛ Девелопмент» Монахова Н.Н.
Состав проектной команды
Пестерев Алексей Сергеевич (Руководитель проекта TANAIS)
Скударнов Евгений Юрьевич (Консультант-аналитик / преподаватель TANAIS)
Наумов Михаил Вячеславович (Разработчик TANAIS)
Гринин Денис Анатольевич (Руководитель проекта от заказчика)
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий