Внедрение и развитие системы DIRECTUM в ПАО "ВАСО"
Характеристика проекта. О компании
ПАО «Воронежское акционерное самолетостроительное общество» – одно из старейших и передовых предприятий авиационной отрасли, также старейшее предприятие самого города Воронежа, внутри которого трудится большой штат сотрудников, около 6000 человек в более чем 80 подразделениях. ВАСО являясь многопрофильным предприятием выпускает как серийные самолеты ИЛ-96 различных модификаций, Ан-148, так и множество агрегатов и узлов для таких самолетов как Airbus и Sukhoi Superjet. Помимо этого, ВАСО занимается модификацией и обслуживанием самолетов авиакомпаний.
Предпосылки проекта внедрения
До начала проекта заказчик уже работал в системе электронного документооборота. Данная система частично закрывала требования по ведению архива документов и реестра контрагентов, но не могла закрыть все потребности пользователей. Помимо этого, она не устраивала по таким показателям как гибкость и возможность адаптации к процессам заказчика, масштабируемость и стабильность системы. По результатам эксплуатации было принято решение о смене на современную и надежную систему.
Стоит отметить, что решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота, которая максимально автоматизирует бизнес-процессы, работу с документами и решит целый ряд вопросов было принято на высшем уровне – генеральным директором ПАО «ВАСО».
Задачи и цели проекта
Основными целями внедрения системы DIRECTUM было создание единого окна регистрации и ведение электронных документов, создание электронного архива предприятия, также перевод бизнес-процессов в электронный вид и оптимизация работы сотрудников ПАО «ВАСО» с корпоративными документами.
Проектные решения
Первый этап. Автоматизация канцелярии
Руководство ПАО «ВАСО» понимало свои внутренние потребности и задачи проекта, поэтому было очевидно, что, если начать автоматизировать сразу все процессы, это может занять слишком много времени и будет не рационально. Поэтому учитывая масштаб организации и довольно сложные бизнес-процессы было принято решение один большой проект по внедрению и автоматизации разбить на несколько этапов. Совместная проработка плана внедрения ПАО «ВАСО» и компанией «TANAIS» позволила показать эффективность внедрения системы DIRECTUM.
К настоящему моменту завершено уже два этапа внедрения, а третий идет полным ходом.
В рамках первого этапа заказчик принял решение автоматизировать работу канцелярии, а именно входящую документацию. Помимо этого, одной из приоритетных задач был перевод в систему DIRECTUM поручений, выдаваемых генеральным директором ПАО «ВАСО» и директорами дирекций. Если говорить об отделах, то это затронуло канцелярию, дирекцию и отдел БКИД (Бюро Контроля Исполнительской Дисциплины).
Одной из особенностей выполнения всех этапов проекта являются высокие внутренние требования к безопасности, которые ограничивают удаленный доступ к серверам системы не из территории завода, а также условия конфиденциальности по работе с документами организации, что ограничивает доступ в интернет. Учитывая этот фактор, все работы принято проводить максимально эффективно на территории заказчика не увеличивая количество командировок, запланированных в рамках проекта. Большую часть работы по анализу процессов, разработке проектных документов, прикладной разработке DIRECTUM и проработке программы и методики тестирования мы провели в офисе ТАНАИС, а уже само обучение, тестирование, сложные моменты согласования проектных документов мы провели на территории заказчика.
Все эти меры действительно позволили максимально быстро выполнить работы по первому этапу проекта, поскольку три месяца на внедрение DIRECTUM это достаточно сжатые сроки, особенно если внедрение проходит в крупной компании.
По результатам выполнения первого этапа проекта работа с поручениями стала прозрачней для всех пользователей системы DIRECTUM, а контролировать исполнительскую дисциплину стало намного легче за счет готовых инструментов: специализированных отчетов, удобного поиска по реестру выданных поручений, цветного раскрашивания записей справочника поручений в зависимости от его сроков исполнения, здесь немного поясню подробнее:
Генеральный директор ПАО «ВАСО» лично контролирует все поручения, которые он выдал, и при этом важно обеспечить максимально быструю индикацию просроченных поручений и их статус. Специально для этой задачи был разработан так называемый «светофор».
Все записи справочника «Поручения» автоматически раскрашивается в зависимости от того, какой у них срок на текущий момент: если задание выполнено, оно зеленого цвета, если поручение находится в работе и срок не подошел к критической отметке, то оно оранжевого цвета, а если до конца исполнения осталось три дня или меньше, или поручение просрочено, то оно становится красного цвета. Руководитель всегда может отфильтровать поручения по цвету, оперативно увидеть статус поручений и понять, кого стоит дополнительно простимулировать к выполнению. До этого раз в неделю генеральному директору приносили отчет минимум на 20 листах по выполнению поручений, подготовкой которого занимались почти всю рабочую неделю специалисты бюро по контролю за исполнительской дисциплиной.
В целом, общий срок исполнения первого этапа проекта внедрения составил 3 месяца и успешно завершился в декабре 2015 года.
Второй этап. Тиражирование решения
Второй этап проекта начался с февраля 2016 года и состоял в тиражировании системы внутри компании с применением веб-доступа DIRECTUM и обучении 130 сотрудников.
Данный этап продлился 4 месяца, а завершение тиража и опытной эксплуатации произошло в середине мая 2016 года.
Стоит отметить, что по результатам 1 и 2 этапа внедрения все поручения генерального директора выполняются исключительно в электронном виде, а сами поручения доходят до каждого ответственного сотрудника компании. Для обеспечения прозрачности процессов и повышения контроля исполнительской дисциплины нами были разработаны отчеты, которые упрощают процесс сбора и структурирования информации о том, на какой стадии исполнения находится поручение генерального директора. Выполнение первых двух этапов позволило охватить всех руководителей подразделений, цехов, отделов, общее число пользователей на данный момент составляет порядка 200.
Третий этап. Автоматизация договорного процесса
На этом развитие системы DIRECTUM в ПАО «ВАСО» не заканчивается. Уже идет третий этап внедрения, который для охвата пользователей и процессов также разделен на 2 подэтапа.
В рамках данного этапа планируется автоматизировать один из важнейших процессов любого предприятия – управление договорами. Для повышения удобства работы пользователя в рамках проекта система DIRECTUM будет переведена на новую версию – DIRECTUM 5.3. Чтобы создать единое информационное пространство в рамках корпоративной системы будет выполнена интеграция систем DIRECTUM и 1С, что обеспечит актуальность информации о договорах и контрагентах во всех системах. Специалисты TANAIS ожидают, что управление договорами станет одной из самых больших, сложных и интересных задач третьего этапа внедрения, которая позволит объединить основные процессы предприятия, а также включить в работу системы DIRECTUM около 100 пользователей. Завершить третий этап планируется в 3 квартале 2017 года.
Развитие проекта
Уже сейчас становится понятно, что развитие ВАСО на этом не останавливается. Совместно с Заказчиком прорабатывается вопрос поставки мобильного решения для работы топ-менеджеров компании, расширении количества отчетов для контроля различных показателей предприятия, автоматизация не охваченных бизнес-процессов, а также взаимодействием с ПАО "ОАК".
Команда проекта со стороны компании TANAIS
- Пестерев Алексей - руководитель проекта.
- Скударнов Евгений - консультант, преподаватель.
- Наумов Михаил - разработчик.
- Рыховская Дарья - аналитик.
Отзывы
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий