Автоматизация контроля предоставления отчетности по исполнению периодических бизнес-процессов

Общее описание

«ТаграС-ЭнергоСервис» - крупнейшая энергетическая компания, оказывающая услуги в сфере энергетики: эксплуатация электроэнергетических и теплоэнергетических объектов; проектирование, диагностика, наладка, капитальное строительство и ремонт энергетических объектов; ремонт силовых трансформаторов, электродвигателей; изготовление КТП, распределительных щитов, шкафов управления.

С использованием механизмов ECM-системы DIRECTUM, были решены следующие задачи:

- Автоматизация создания рационализаторских предложения и сопутствующих ему документов.
Это позволило значительно ускорить и упростить подготовку самих предложений, актов о внедрении и других сопроводительных документов.

- Разработка механизма электронного согласования рационализаторских предложений.
Это позволило минимизировать трудозатраты на сбор согласующих подписей, а также сократить длительность периода согласования и внедрения предложений. Полученные эффекты особенно актуальны для удаленных подразделений компании.

- Создание реестра предложений.
Использование реестра рационализаторских предложений позволило отделу планирования и развития производства на этапе экспертизы исключить дублирующие предложения.

- Разработка отчета рационализаторских предложений.
Отчет, который создается в любой момент времени по запросу руководства, позволяет анализировать эффективность ведения рационализаторской деятельности в различных структурных подразделениях УК «ТаграС-Энергосервис», контролировать выполнение плана по управлению предложениями.

Характеристика проекта

В ООО «ТаграС-ЭнергоСервис» предстояло реализовать проект контроля результативности рабочих процессов. Задача обусловлена политикой снижения издержек, применяемой у клиента. Для оптимизации издержек клиент использует технологии проектного управления, бережливого производства, процессного управления. Одним из инструментов реализации данных управленческих технологий в компании выступает DIRECTUM. Контроль исполнения пунктов планов проектов, подача и обработка рационализаторских предложений - бизнес-процессы, которые ранее были автоматизированы в компании с использованием DIRECTUM. Прозрачность бизнес-процессов, уменьшение трудозатрат сотрудников - благодаря этим эффектам, руководство компании приняло решение о следующем этапе развития проекта.

Задачи проекта

Одна из существенных составляющих внедрения процессного управления - контроль результативности рабочих процессов. В целях его усиления был инициирован проект автоматизации сбора отчетов по исполнению периодических процессов. Ранее в систему мониторинга компании были заведены более 2500 периодических бизнес-процессов. Руководству разного уровня требовались либо итоговые документы, подготавливаемые в рамках выполнения данных бизнес-процессов, либо отчеты о результативности. До реализации проекта их предоставление было весьма трудозатратным и состояло из следующих процедур: подготовка отчета исполнителем, согласование отчета непосредственным руководителем, предоставление отчета потребителю. Данные процедуры выполнялись «вручную», без использования средств автоматизации, что в «эффекте масштаба» вело к значительным потерям рабочего времени, а также исключалась возможность сквозного контроля стадий исполнения этих процедур. Подготовка сводного отчета с информацией о результативности всех выделенных бизнес-процессов компании была практически невозможна.

Проектные решения

В рамках проекта был создан справочник, содержащий: 1. бизнес-процессы, выполняемые с заданной периодичностью 2. бизнес-процессы, которые требуют периодического контроля.

В карточке бизнес-процесса указываются основные его параметры: ответственный за отчетность, количество дней на подготовку отчета, период действия бизнес-процесса, периодичность предоставления отчетов по данному бизнес-процессу, взаимосвязь бизнес-процессов, другие уточняющие параметры.

Рис. 1. Карточка основных параметров бизнес-процесса:

Рис. 2. Иерархическая связь бизнес-процессов:

Рис 3. Настройка периодичности контроля бизнес-процессов:

Согласующее отчет лицо – непосредственный руководитель ответственного за отчетность (определяется справочником «Подразделения» и «Работники). После оформления бизнес-процесса в DIRECTUM, его контроль осуществляется согласно схемы:

Разработанное решение позволяет формировать сводный отчет по результативности бизнес-процессов.

Рис. 4. Сводная таблица по периодическим бизнес-процессам:

Рис. 5. Сводная таблица по количеству предоставленных в срок отчетов отделами:

Результаты

Рядовым специалистам разработанное решение позволило сократить трудозатраты на передачу подготовленных отчетов потребителям (руководители отделов и заместители директора), руководителям ООО «ТаграС-ЭнергоСервис» -  усилить контроль исполнительской дисциплины, благодаря чему была повышена ответственность сотрудников за результат и, как следствие, результативность бизнес-процессов в компании.

На начало 2016 г в разработанном решении осуществлялся мониторинг 85 пользователей, охвачены 450 бизнес-процессов. Снижение трудозатрат на выполнение бизнес-процессов составило более 300 чел/час в месяц.            

Отзыв о внедрении решения "Контроль предоставления отчетности по исполнению периодических процессов"