Переход на работу с поставщиками в электронном виде

ПАО "ТНС энерго Нижний Новгород" - крупнейшая энергоснабжающая организация региона, гарантирующий поставщик электроэнергии на территории Нижегородской области. Компания контролирует 60% рынка сбыта электроэнергии в Нижегородской области, обслуживает по договорам более 32 тысяч юридических лиц и более 1,3 млн. лицевых счетов физических лиц. Входит в структуру ПАО ГК «ТНС энерго», одной из крупнейших независимых энергосбытовых компаний России.

История автоматизации процессов на базе системы DIRECTUM началась в 2012 году, когда был реализован первый проект по управлению договорными процессами. В последующие 3 года были успешно реализованы проекты по автоматизации классического делопроизводства, управлению командировками и совещаниями, повышению эффективности внутренних сервисных процессов. На текущий момент в системе:

• работает около 850 сотрудников организации в Управлении и 8 удаленных отделениях (до 200 пользователей одновременно);
• ежегодно согласуется более 700 хозяйственных договоров;
• ежегодно регистрируются около 70’000 входящих и 110’000 исходящих писем;
• ежегодно оформляется около 6’000 служебных записок и выдается 6’500 поручений.

Характеристика проекта

В 2015 году руководством компании был инициирован проект по автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) на базе DIRECTUM и еще одного программного продукта компании НПО «Компьютер» - Prestima. Каждая из систем решает строго определенные задачи. В данном обзоре не будем рассматривать функциональность системы управления финансами Prestima, а более подробно рассмотрим задачи, которые ставились перед системой DIRECTUM.

Задачи проекта

В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности образуется огромное количество документов поставщиков, которые должны быть надлежащим образом получены, обработаны и сохранены в архивах. Если проследить путь движения одного пакета документов от поставщика, то складывается следующая картина:

Учитывая, что на территории Нижегородской области расположено 8 удаленных подразделений, а централизованная бухгалтерия организована на базе Управления в Нижнем Новгороде, то внутренний документооборот, возникающий при осуществлении ФХД, становится весьма значительным. В реалиях "ТНС энерго НН" данный процесс усложняется еще и по следующим причинам:

• Сложность согласования и контроля движения документов внутри организации.

Документы поставщика проходят сложный путь согласования внутри организации. Связано это с тем, что в организации введены центры финансовой ответственности (ЦФО), которые отвечают за осуществление определенного вида деятельности и взаимодействие с поставщиками. В том числе ЦФО проверяет факт выполнения обязательств по договорам и контролирует соответствие предстоящей оплаты установленным бюджетам.

• Временнóе отставание момента начала работы над документом от момента его поступления в организацию.

В действительности, после того как документы поставщика поступили в организацию, реальная работа по ним (подписание и оплата) начинаются с задержкой около 1 недели в связи с неизбежными временными издержками на транспортировку бумажных документов, их подписание руководством и передачу в финансовый отдел.

• Большой объем подписываемых документов (более 1000 в мес.).

Бумажные документы подписываются первыми лицами огромными пачками, что требует значительного времени руководителя. Во время отсутствия руководителя документы могут просто пролеживать.

• Необходимость быстрой подготовки подтверждающих документов для передачи в контролирующие органы.

Энергосбытовая деятельность жестко контролируется государственными службами (ФНС, ФСТ, ФАС). Для обоснования тарифов электроэнергии на предстоящий период, требуется оперативно передавать в эти службы копии всех документов поставщиков, подтверждающих понесенные расходы на осуществление энергосбытовой деятельности. Объем этих копий достигает несколько «Газелей», а их подготовка – несколько недель.

• Растущий объем предложений поставщиков о переходе к электронному обмену.

За последние годы резко возросло количество предложений поставщиков о переходе к электронному обмену документами. Поэтому необходимо выстроить отдельный процесс по работе с такими документами.

Таким образом, возникли основные цели и задачи, поставленные перед рабочей группой проекта:

• Управлять двумя потоками документов поставщиков – бумажным и электронным.
• Интегрировать потоки документов с внутренними казначейскими и бюджетными процессами.
• Организовать единый архив бумажных и электронных документов.
• Облегчить подготовку к проверкам и выемкам.

Проектные решения

Поток бумажных документов от поставщиков

Приступая к автоматизации потока бумажных документов от поставщиков, мы придерживались главного правила: работа внутри компании должна вестись только с электронными копиями. Бумагу видят лишь те, кто её получают, подписывают или хранят. Все остальные видят только скан. При этом следует минимизировать путь бумажного документа от подразделения, получившего этот документ, до бухгалтерии и архива. В итоге, сейчас процесс работы с бумажными документами выглядит следующим образом:

1. Бумажный документ поступает в удаленное отделение.
2. Сотрудник отделения сканирует его и заносит в систему DIRECTUM, заполняя основные реквизиты (контрагент, договор, сумма акта, предполагаемая дата оплаты).
3. Скан документа отправляется сразу же на согласование в DIRECTUM. Бумажный оригинал помещается в папку для транспортировки в Управление для подписания первым руководителем.
4. После завершения согласования в отделении, электронный документ в DIRECTUM поступает в закрепленное ЦФО (ОМТС, ОГЭ, ОГМ и др). Последний согласующий – руководитель ЦФО. К этому моменту к нему поступает из отделений папки с оригиналами документов и тут же передается на подписание.
5. Первый руководитель подписывает документы из папки, полученной от руководителя ЦФО, и возвращает обратно.
6. Подписанные с обеих сторон документы сканируются в новые версии электронных документов силами сотрудников ЦФО. Одна копия передается в бухгалтерию, вторая – направляется поставщику.
7. Бухгалтер проводит операцию в учетной системе 1С. В электронном документе ставится отметка о проведении. Бумажный документ помещается в архив.

Несмотря на то, что в системе присутствует скан-копия документа, подписанного с обеих сторон, бумажный оригинал с настоящими подписями нельзя уничтожать и его требуется хранить не менее 5 лет. Поэтому от ведения традиционного архива, в котором документы будут расположены в коробах и папках, избавиться не получится. Но благодаря тому, что в DIRECTUM хранится образ документа, подписанного с обоих сторон, и информация о месте хранения бумажного документа в архиве, то при подготовке документов – они просто печатаются из DIRECTUM в пакетном режиме с описями. Обращения к бумажным оригиналам уже не требуется.

Для организации полноценного электронного архива нами выполнено первичное наполнение архива, а также сверка данных архива с учетной системой:

Поток электронных документов от поставщиков

При переходе к электронному обмену документами, между поставщиком и организацией появляется посредник в виде оператора, обеспечивающего весь механизм обмена:

В самом простом случае, учетная система взаимодействует с сервисами оператора напрямую, получая документы и отправляя подтверждения о их подписании. Но в реалиях "ТНС энерго НН", после получения электронных документов поставщика с ними должен происходить такой же процесс согласования как и с бумажными документами. Естественно, в системе DIRECTUM, для того, чтобы у согласующих не возникало вопросов о том, с каким видом документа они работают. Мы разработали несколько вариантов работы данного процесса и остановились на наиболее оптимальном, который выглядит следующим образом:

1. Пакет электронных документов от поставщика поступает в сервис обмена. В автоматическом режиме документы захватываются и передаются в DIRECTUM с заполнением идентифицированных реквизитов карточки (контрагент, номер и сумма документа).
2. Закрепленный сотрудник получает задачу в DIRECTUM на предварительную обработку полученного пакета документов. Необходимость этого этапа связана с тем, что в сервисе обмена отсутствует часть информации, необходимой для внутреннего согласования полученного пакета (договор, закрепленный ЦФО и сотрудник, статья бюджета, предполагаемая дата оплаты и др).
3. После обработки пакет документов отправляется на согласование в DIRECTUM. При этом первым согласующим всегда является закрепленный сотрудник бухгалтерии, который проверяет корректность полученных документов. Далее пакет документов поступает в закрепленный ЦФО.
4. Последний согласующий – руководитель ЦФО, который принимает окончательное решение о необходимости подписания документов.
5. Первый руководитель подписывает документы своей электронной подписью.
6. Подписанный пакет документов передается в бухгалтерию и помещается в архив.
7. Автоматически отправляется ответ в сервис обмена о подписании документов.

Все участники процесса работают только с электронными образами документов (формализованными и неформализованными). При этом соблюдается главное правило: электронный документ подписывается и хранится в том формате, который поступил от поставщика.

Единый архив электронных документов

Хранение сканов бумажных документов и тел электронных документов организовано в едином архиве. Структура каталогов архива максимально приближена к традиционному архиву бухгалтерии. На текущий момент 80% архива составляют сканы бумажных документов и 20% электронные документы.

Благодаря централизованному хранению документов становится возможным его автоматизированная обработка. Для этих целей разработаны сценарии выгрузки и выемки, которые позволяют выгрузить сканы и электронные документы с подписями в произвольную файловую структуру. Для дальнейшей передачи они могут быть записаны на носители информации или распечатаны со штампами в пакетном режиме. В ближайших планах - переход на обмен информацией с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи.

Результаты и планы развития

Реализованный проект позволил решить все поставленные перед нами задачи. Для оценки количественного или денежного эффекта потребуется еще накопить статистику, но уже сейчас понятно, что скорость прохождения процессов и комфорт работы конечных пользователей поднялись на принципиально новый уровень. Также мы сделали серьезный шаг, который позволит нам реализовать следующие задачи на ближайшее время:

• Постепенный переход от бумажных документов поставщиков к электронным.
• Совершенствование механизма взаимодействия с операторами ЭДО (мультиоператорность и роуминг).
• Разработка механизма и формата обмена документами с надзорными органами по телекоммуникационным каналам.
• Автоматизация внутренних сервисных процессов.
• Развитие сквозных процессов с головной организацией.

Весь проект от исследования до завершения опытной эксплуатации занял около 7 месяцев (включая работы по автоматизации казначейских операциий) и был реализован совместными усилиями специалистов отдела АСУ "ТНС энерго НН" и специалистов компании "ДИРЕКТУМ".