Агент рассылки о входящих заданиях

Задача

Повысить исполнительскую дисциплину пользователей системы DIRECTUM путем отправки на электронную почту писем о входящих непрочитанных заданиях и уведомлениях.

Основные требования, предъявляемые к решению:

• возможность без внесения модификаций разработчиком настроить формат содержимого письма в зависимости от процесса (например, тему, вывод значения параметров задачи, необходимость отображения переписки, ссылок на вложения и пр.);
• возможность настройки для всех пользователей или индивидуально для конкретного пользователя отправки писем только по заданиям определенных типовых маршрутов и его блоков;
• возможность, в том числе самостоятельно пользователю, включить/отключить рассылку о поступлении своих заданий и заданий замещаемого сотрудника;
• отправлять уведомления администратору об ошибках работы рассылки с рекомендациями для своевременного устранения причин; 
• обеспечить гарантированную отправку писем, стабильную и быструю работу решения.

Описание решения

После анализа поставленных задач было принято решение модифицировать стандартный «Агент рассылки входящих заданий»:

• разработать компоненты для настройки порядка отправки и формата писем: справочники «Настройки содержимого рассылки писем о входящих заданиях», «Персональная настройка рассылки писем о входящих заданиях»;
• разработать сценарий для настройки агента рассылки;
• доработать стандартный сценарий для рассылки писем.

Настройка содержимого письма о входящих заданиях

Справочник «Настройки содержимого рассылки писем о входящих заданиях» позволяет настраивать рассылку писем в разрезе задач типовых маршрутов и их блоков. 

  
 
Рисунок 1. Карточка справочника «Настройки содержимого рассылки писем о входящих заданиях». 

Настройка формата письма осуществляется в виде редактирования текста в виде HTML страницы. 

  Рисунок 2. Настройка формата содержимого письма

При настройке можно использовать любые стандартные теги HTML, а также специальные, разработанные для подстановки в макет значений реквизитов карточки задачи. 

Основные используемые специализированные теги:

• Тема письма;
• Вставка изображения из системы Directum по ИД файла;
• Тема;
• Срок;
• Инициатор;
• Гиперссылка на задание;
• Гиперссылки на все вложения в задачу;
• Текстовый параметр задачи;
• Имя объекта из параметра задачи;
• Полный текст задания.

Чтобы в текст письма вывести, например, тип задания, нужно в макете указать: <NA>SQLTaskJob_Kind</NA>. Полный список возможных тегов содержится в инструкции.
Для удобства проверки корректности настройки макета реализована возможность предпросмотра.

Рисунок 3. Предпросмотр макета письма в почтовой программе Microsoft Outlook.

Персональная настройка рассылки уведомлений о входящих заданиях

Справочник «Персональная настройка рассылки уведомлений о входящих заданиях» позволяет задать индивидуальные настройки рассылки для определенных пользователей. Запись в справочнике создается только в том случае, если индивидуальные настройки отличаются от шаблонной настройки для всех пользователей.
 

Рисунок 4. Карточка справочника «Персональная настройка рассылки уведомлений о входящих заданиях». 

Агент рассылки 

Сценарий «Агент рассылки» предназначен для осуществления рассылки писем о входящих непрочитанных заданиях и уведомлениях. Для периодического запуска сценария создается запись в планировщике Windows. 
Действия сценария: 

1. Записывает информацию в SQL таблицу по заданиям в системе DIRECTUM, по которым необходимо отправить письма согласно настройкам.
2. В порядке очереди отправляет письма на электронную почту. 
3. В случае, если отправка письма не удалась по какой-либо причине, продолжает обработку очереди. При этом, при следующем запуске осуществляется проверка необходимости повторной попытки отправки письма (например, задание уже может быть прочитано или закончилось число неуспешных попыток). 
4. При возникновении ошибок или неудачных попытках отправки писем, сценарий отправляет уведомления администратору с информацией о GUID запуска сценария для возможности анализа логов, рекомендациями по устранению ошибки.

Установка констант агента

Сценарий «Установка констант агента» предназначен для настройки установок агента рассылки в едином окне. 
 

Рисунок 5. Сценарий «Установки констант агента рассылки».
 

Результаты применения решения

Использование данного решения позволяет:

• пользователям своевременно реагировать на поступление новых заданий и уведомлений при отсутствии на рабочем месте или закрытом проводнике системы;
• замещающим сотрудникам быть в курсе заданий, поступивших коллегам, которых они замещают;
• администраторам без участия разработчиков гибко настраивать формат писем о заданиях по различным типовым маршрутам и его блокам.

Решение особенно полезно тем, кто редко запускает проводник, чтобы не пропустить появление нового задания. Также необходимо настраивать рассылку по тем заданиям, где важна скорость реакции. Например, исполнителям заявок по заданиям на исполнение обращений, заданиях об ошибках администратору.