Разработка и внедрение "Модуля контроля инвестиционной программы"

Характеристика проекта

Екатеринбургское муниципальное унитарное предприятие водопроводно-канализационного хозяйства (МУП «Водоканал») начало своей деятельности ведет с 1925 года. Предприятие является одним из стратегических объектов городского хозяйства и отвечает за снабжение водой жителей Екатеринбурга, промышленных предприятий и объектов энергетического комплекса, а также водоотведения (канализации). От стабильной работы систем водоснабжения и водоотведения во многом зависит благосостояние и благоприятная социальная атмосфера города.

В своей работе сотрудники МУП «Водоканал» города Екатеринбурга сталкиваются с колоссальным объемом документационной работы с заказчиками, среди которых и юридические лица и граждане города. Руководством предприятия было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами на базе системы DIRECTUM.

Всего в системе DIRECTUM зарегистрировано около 800 пользователей. Внедрены базовые модули «Канцелярия», «Управление договорами» и «Управление совещаниями».

Внедрение системы DIRECTUM позволило решить следующие внутренние задачи на Предприятии:

• регистрация и контроль исполнения входящих документов;
• согласование и учет исходящей корреспонденции;
• согласование служебных записок;
• согласование и контроль исполнения приказов, в том числе утверждающих локальные нормативные акты;
• согласование и утверждение внутренних нормативных документов;
• ускорение процесса заключения договоров, сокращение договорных рисков.

Разработано несколько собственных модулей для автоматизации бизнес-процессов управления различными документами.

 

Задачи проекта

«МУП Водоканал» города Екатеринбурга предоставляет услуги водоснабжения и (или) водоотведения юридическим и физическим лицам на основании заключенного с ними договора (или договоров).

У служб предприятия, занимающихся договорной документацией, существовала острая необходимость контролирования процесса выполнения заключенных договоров по исполнению инвестиционной программы (далее - ИП) на основании утвержденного приказом первого заместителя генерального директора Предприятия “Регламент осуществления подключений строящихся, реконструируемых или построенных, но не подключенных объектов капитального строительства к централизованным системам холодного водоснабжения и (или) водоотведения МУП «Водоканал»” от 18.03.2014 года №133.

Отсутствовала возможность контролирования этого процесса в системе. Тем самым было непонятно, на какой стадии работ, у какого ответственного исполнителя той или иной службы предприятия находится договор на подключение,  к кому он должен поступить дальше, и кто и когда по срокам должен выполнять следующий этап работ.

Основной задачей, которая стояла перед отделом информационных технологий предприятия, являлось создание такого инструмента в системе  DIRECTUM, который будет позволять осуществлять данный контроль.

Проектные решения

Рассмотрев действующий прикладной механизм в системе DIRECTUM, нами было сформулировано решение, включающее в себя последующие этапы реализации:

- разработка типового маршрута для контроля проводимых мероприятий и сроков по ним;  

- создание справочника для ведения ключевой информации по инвестиционной программе;

- создание средств аналитического учета, позволяющих получать оперативную информацию на любой стадии выполнения договора.

 

Cхема управления процесса контроля инвестиционной программы

 

 

Первый этап. Разработка типового маршрута.

С помощью данного типового маршрута (далее – ТМ) в системе DIRECTUM осуществляется процесс создания договоров на подключение объектов капитального строительства (далее - ОКС) и договоров по ИП.

 

Схема типового маршрута

Полный размер

В зависимости от того, какой вид работ (услуг) указан в договоре, он проходит определенный процесс согласования по ТМ.

 

Второй этап. Создание справочника.

По каждому договору ИП, запускаемому по ТМ, формируется запись (карточка) в справочнике «Исполнение договора на подключение». Созданная запись в справочнике содержит всю необходимую информацию по договору. Этот справочник предназначен для хранения необходимых данных созданных договоров на подключение ОКС и договоров по ИП.

Общий вид справочника.

 

Карточка записи справочника.

 

Третий этап. Создание средств аналитического учета.

В качестве средств аналитического учета на данном этапе была разработана серия пользовательских отчетов, позволяющих получать информацию о ходе выполнения договоров на подключение ОКС и договоров по ИП. Отчеты собираются на основании данных о прохождении ТМ и имеющихся данных справочника «Исполнение договора на подключение».

Отчеты позволяют собрать оперативную достоверную информацию о договорах на любой стадии исполнения и детальную статистику по каждому шагу согласования договора: сроки подписания, контрольные точки прохождения этапов согласования, ответственные исполнители, задержки по датам в согласовании/подписании. Формирование отчетов размещено на официальном портале предприятия «МУП Водоканал» в разделе «Центр бизнес - аналитики» и доступно службам предприятия, связанным с ведением договоров на подключение ОКС и договоров по ИП.

Размещение отчетов.

 

Примеры аналитических отчетов.

 

 

 

 

 

В качестве дополнительных средств усовершенствования процесса контроля был доработан справочник «Заявки единого окна заказчика» модуля «Канцелярия», добавлена возможность назначать кураторов проектов из числа главных инженеров проектов.

Процесс внедрения "Модуля контроля инвестиционной программы" на Предприятии «МУП Водоканал» был запущен в 2014 году. По окончании успешного процесса внедрения была запущена его опытно-промышленная эксплуатация в системе DIRECTUM в июле 2015 года.

Результаты

Оценка эффективности реализованного проекта контроля инвестиционной программы.

До момента внедрения данного модуля на предприятия у служб не было четкого представления информации о стадиях выполнения работ (услуг) по заключенным договорам на ОКС и договорам ИП. Невозможно было выявить виновных лиц за недолжное выполнение работ, или выполнение работ (услуг) не в утвержденные договором сроки. С приведением процесса контроля к автоматизированному виду в системе DIRECTUM, получение такой информации стало доступным. Появилась возможность мониторинга и анализа информации на любом этапе исполнения договорных документов в режиме онлайн-запроса. У главных кураторов проектов появилась возможность своевременно выявлять нарушения различного характера и принимать меры к их устранению.

 

С момента запуска данного решения на предприятии ( 2014 - 2016 гг.) по типовому маршруту было запущено 587 задач, из них выполнено - 126, в работе – 318, прекращено (не прошли все этапы согласования договорной документации) – 143.

 

 

В целом, внедрение «Модуля контроля инвестиционной программы» позволило систематизировать процесс исполнения заключенных договоров на подключение ОКС и ИП со своевременным выявлением задержек и устранением проволочек по ним.