Оптимизация процесса согласования счетов на базе ABBYY FlexiCapture, «Галактика ERP» и СЭД Directum

Задача

Тюменский фанерный завод выбрал решение на базе ABBYY FlexiCapture для автоматизации ввода счетов в ERP-систему («Галактика ERP»), их согласования и оплаты. Это позволило увеличить производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения, а также исключить риски, связанные с человеческим фактором: ошибки при вводе данных и потерю документов.

Ежедневно в финансовый отдел и отдел снабжения Тюменского фанерного завода от различных контрагентов поступает более 100 счетов на оплату.

Ручной ввод данных в ERP-систему занимал существенное время сотрудников и увеличивал риск появления ошибок. Количество документов, требующих оперативного согласования, неуклонно росло, как и время, которое необходимо было тратить на поиски нужных бумаг. Поэтому Тюменский фанерный завод принял решение минимизировать участие операторов в процессе обработки документов, а также освободить высококвалифицированных инженеров из отдела снабжения от рутинного процесса за счет автоматизации ввода счетов в ERP-систему, их согласования и оплаты.

Описание решения

Для этих задач Тюменский фанерный завод выбрал решение на базе ABBYY FlexiCapture, систем «Галактика ERP» и Directum. Работы выполнялись консалтинговой компанией «Тюмбит-АСУ» (входит в группу компаний «ТюмБИТ»), которая специализируется на внедрении программного обеспечения для автоматизации электронного документооборота, продаж, производства, строительства, налогового и кадрового учета.

Одной из важных составляющих проекта стала интеграция ABBYY FlexiCapture с «Галактика ERP». Благодаря этому появилась возможность автоматически заполнять документ в системе на основе распознанных скан-образов документов. Важной особенностью решения является сквозная интеграция процессов от ввода документа, до согласования и оплаты. Сотрудник участвует в процессе только на этапе принятия решения. В систему Directum вместе со счетом на оплату отправляется акт сверки и история цен ранее закупавшихся товаров. Таким образом, у согласующего есть вся необходимая информация для принятия решения об оплате счета или об отказе в согласовании.

Укрупненная схема процесса:

Как это выглядит в ABBYY FlexiCapture:

Обработка распознанных документов:

Скрипт обрабатывает распознанные файлы ABBYY FlexiCapture. В «Галактике» ведется несколько наших юридических лиц, и аналогично несколько Наших организаций в Directum. Автоматически для каждого отдельного счета создается карточка документа в системе Directum (карточка счета, без создания спецификации). Одновременно создается документ «ДО на закупку» в системе «Галактика ERP», но уже не только шапка документа (дата, номер, контрагент и т.д.), но и спецификация документа. Обе карточки имеют связь между собой (хранится nRec Галактики в документе Directum, и наоборот ИД Directum  во внешнем атрибуте шапки ДО на закупку).

Если в процессе создания карточки в БД «Галактика ERP» не удалось найти контрагента, то карточка создается без контрагента, но ответственному приходит задание с реквизитами счета «Заполнить контрагента вручную».

Если по результатам распознавания и создания спецификации счета на закупку в БД «Галактика ERP» не удалось найти наименование ТМЦ, то создается новая запись в Справочнике ТМЦ и подставляется в счет.

И уже после заполнения всех полей в карточках документа в обеих системах происходит запуск документа на согласование по Типовому маршруту.

Пример задания в Directum:

В задание вкладывается не только сам счет на оплату, но и документы, полученные автоматически из БД «Галактика ERP», а именно -  Анализ цен закупки ТМЦ за последние 6 мес. (из карточки складского учета берутся операции  с типом «Приход от поставщика») и Акт сверки с контрагентом. Ранее именно этих данных не хватало, чтобы оперативно одобрить или отклонить счет поставщика, приходилось отвлекать бухгалтерию и других сотрудников для формирования этих документов.

Общая схема маршрута согласования счета следующая:

Полный размер

Счет и анализ цен (данные «Галактика ERP») в задании Directum :

В ходе маршрута меняется статус ДО на закупку в системе «Галактика ERP»: после отправки счета на согласование в Directum статус = Directum, после проверки инициатором и отправки далее по маршруту статус = на подписи, по результатам согласования статус = отказ или подписан.

ABBYY FlexiCapture - решение для потокового ввода данных и документов. Продукт автоматизирует извлечение информации из бумажных документов и сохраняет данные в информационной системе предприятия. ABBYY FlexiCapture позволяет различным организациям, в том числе крупным корпорациям, правительственным структурам и образовательным учреждениям, автоматизировать процесс ввода данных в информационные системы, снизить затраты и повысить качество обслуживания клиентов.

Результаты применения решения

После внедрения ABBYY FlexiCapture работа со счетами значительно упростилась: увеличилась скорость обработки документов, сократилось количество ошибок в получаемых данных. Тюменский фанерный завод повысил производительность сотрудников финансового отдела и отдела снабжения за счет автоматизации рутинных операций. Согласование одного счета занимает теперь всего 2 минуты вместо 4 часов. В планах компании – использовать возможности ABBYY FlexiCapture для обработки другой корреспонденции, например, товарных накладных от клиентов и грузовых таможенных деклараций.

«Вы «отвоевали» у бумаги половину моего рабочего стола. Раньше стопка счетов на согласовании каждый день была больше 20 сантиметров, были недовольства от поставщиков по несвоевременной оплате. Но теперь это в прошлом, реальность сегодняшнего дня – пустой стол, своевременная оплата поставщикам и специалисты завода, занимающиеся интеллектуальным трудом, а не рутиной!» – комментирует Гузалия Разифовна Учар, финансовый директор Тюменского фанерного завода.

Показатели

1. Повышение скорости обработки документов: увеличение скорости ввода данных в информационные системы в 3-10 раз.   
2. Повышение удобства и качества работы с данными: высокий уровень безопасности конфиденциальных данных, сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.
3. Снижение затрат на обработку документов: сокращение суммарных расходов на обработку документов более чем на 50%.