Типовые маршруты согласования договоров по 223 ФЗ

Характеристика проекта

Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие по обслуживанию иностранных представительств «Инпредсервис» осуществляет обслуживание консульских учреждений и иностранных представительств, аккредитованных в Санкт-Петербурге.

Задачи проекта

Создание типовых маршрутов по согласованию договоров согласно 223 ФЗ по заявке Группы Закупок.

Ход проекта

Внедрение СЭД «Directum» на нашем предприятии началось в феврале 2013 году. Первоначально, в систему, подразделениями предприятия, вносились сканы действующих договоров, а также дополнительные соглашения к ним, формировался архив, а сотрудники предприятия постепенно привыкали к интерфейсу системы, правилам работы в ней, ну и заставляли администратора вспоминать все полученные знания на курсах. 

Через два месяца запустили в опытную эксплуатацию использование модуля «Канцелярия», не торопились, дабы не сильно испугать сотрудников, многие не горели желанием работать в СЭД, поскольку всё новое пугает, но всё же в сентябре 2013 регистрация почты (входящей-исходящей), согласование приказов по основной деятельности с применением типового маршрута, были запущены в производственную эксплуатацию.

Возможность запуска задачей документов на согласование, впечатлила руководителя группы закупок, так как находясь под давление 223 ФЗ, приходилось придерживаться временных рамок.

В соответствии с положением по закупкам, было предложено создать 3 маршрута: для согласования договоров до 100 тысяч рублей, согласование договоров свыше 100 т.р. при покупке у единственного источника, покупка свыше 100 т.р. конкурентные процедуры.

В схемы маршрутов несколько раз вносились изменения, время на согласование на разных этапах, но всё же в январе 2014 года ввели в опытную эксплуатацию согласование договоров. За три месяца опытной эксплуатации один маршрут был изменён полностью, два других серьёзно переделаны, в результате чего, в мае 2014 года началась производственная эксплуатация типовых маршрутов.

Проектные решения

СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ЗАКУПКИ СВЫШЕ 100 ТЫСЯЧ (КОНКУРЕНТНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ)

Упрощенная схема

Типовой маршрут

Полный размер

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ СВЫШЕ 100 ТЫСЯЧ РУБ. ИЗ ЕДИНСТВЕННОГО ИСТОЧНИКА

Полный размер

СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРОВ ДО 100 ТЫСЯЧ РУБЛЕЙ

Полный размер

Результаты

Чем для нашего предприятия было интересно данное внедрение?

До этого типовые маршруты создавались путём изменения стандартных, с минимальными переделками, новые же маршруты позволили большому количеству сотрудников стать сопричастными к их созданию.

Маршруты соответствуют требованиям участников процесса.

Реализовано удобное согласование договоров по 223ФЗ.

Использование маршрутов в 2015-2016 годах.