Внедрение СЭД DIRECTUM в АО «Уральский турбинный завод»

Характеристика проекта

АО "Уральский турбинный завод" — энергомашиностроительное предприятие, осуществляющее проектирование, изготовление и сервисное обслуживание паровых и газовых турбин различной мощности. Входит в группу компаний «Ренова».

Изделия уральских турбостроителей с первых дней отличает высокая надежность, долговечность: первая паровая  турбина АТ-12 мощностью 12 тыс. киловатт была собрана и испытана в мае 1941 года. Несмотря на то, что это была первая турбина УТЗ, она надежно проработала 48 лет.

В России и странах СНГ примерно половина установленной мощности теплофикационных турбин приходится на турбины УТЗ (ТМЗ).

Свет и тепло Москвы идет от турбин УТЗ. Сейчас в Москве работает 49 турбин УТЗ, которые практически полностью перекрывают потребность столицы в тепле и электроэнергии.

Газовым турбинам УТЗ был присвоен Государственный Знак качества.

Службами международной сертификации SGS (Щвейцария) и TÜV (Германия) выданы сертификаты соответствия требованиям международных стандартов.

Всего завод поставил отечественным и зарубежным Заказчикам 573 приводных, утилизационных и энергетических газовых турбин общей мощностью 5 тыс. МВт.

Задачи проекта

В декабре 2015 года стартовал проект внедрения СЭД DIRECTUM в АО "Уральский турбинный завод". Специалисты Консалтинговой группы «ФИНЭКС» приступили к сбору информации и проведении обследования процессов административного документационного обеспечения деятельности АО «УТЗ».

Для повышения оперативности и качества работы с документами, снижения трудозатрат и сокращения издержек на управление, создания условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту, а также оптимизации бизнес-процессов и контроля исполнения задач внутри всех подразделений АО «УТЗ» было решено внедрить ЕСМ-систему. Проведя анализ функционала системы, руководство сделало выбор в пользу DIRECTUM как гибкого инструмента, оптимально подходящего для выполнения поставленных задач.

Основная линия проекта:

• Создание СЭД призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, снижение трудозатрат и сокращение издержек на управление, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному документообороту.
• СЭД должна создать необходимые условия для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции.

В рамках проекта планировалась автоматизация следующих процессов Заказчика:

• регистрация входящих документов, вынесение резолюций;
• выдача поручений и контроль их исполнения;
• согласование и регистрация исходящих документов;
• согласование и регистрация организационно-распорядительных документов;
• согласование заявок на договорные документы;
• согласование договорных документов;
• ведение электронного архива документов;
• интеграция с 1С в части синхронизации подразделений, договоров, контрагентов;
• интеграция с Active Directory.

Проектные решения

Ход проекта

Старт внедрения был дан в конце январе 2016 года. В течение января и до начала марта велась разработка и согласование проектных решений.

Для успешного согласования, и понимания заказчиком деталей проекта была обучена группа ключевых пользователей по базовым курсам, канцелярии и администрированию.

После подписания проектных решений начались работы по модификации и настройке системы, включающие в себя разработку всех необходимых справочников, сценариев, мастеров действий, типовых маршрутов. Наибольший объем работ был проведен по настройке синхронизации данных между DIRECTUM и  1C.

Параллельно с разработкой велось тестирование разработки, занесение информации во все справочники, разработка инструкции пользователя и инструкции администратора.

В это же время был разработан специальный теоретический курс по обучению пользователей, который был рассчитан на 3 часа и включал в себя особенности работы в системе  в рамках модификаций.

Описание интересных частей проектных решений

Канцелярия

В рамках работы с входящими, исходящими документами была не значительно модифицирована стандартная канцелярия.

Для работы со служебными записками был разработан отдельный маршрут с автоматической регистрацией документов.

Такое решение возникло в силу удовлетворения требования внутренних стандартов о документообороте, по которому все документы должны быть зарегистрированы. Однако, служебные записки – это такой тип документов, для регистрации которого слишком расточительно использовать человеческие ресурсы.  Именно поэтому была введена автоматическая регистрация в рамках типового маршрута согласования.

В отдельный маршрут было выделено согласование распорядительных документов. Для реализации особенностей взаимодействия по регистрации, печати, передаче на подпись документов был использован справочник «Помощники руководителя».

 

Договорные процессы

Наиболее интересные решения были применены относительно работы с договорными документами.

У заказчика определен следующий тип работы:

• на первом этапе исполнитель запускает на согласование заявку на заключения договорного документа. Дополнительно, в рамках согласования заявки проходит проверка нового контрагента службой безопасности.
• На втором этапе, после успешного согласования заявки, юридическим отделом формируется договорной документ и отправляется на согласование.

В процессе разработки проектных решений, было принято и согласованно с заказчиком, что заявки исчезнут как документ (пережиток бумажного документооборота), и будут полностью перенесены в систему в справочник «Заявки на договорный документ».

Для облегчения работы простых пользователей, а так же уменьшения количества возможных ошибок в работе для создания заявки на заключение договорных документов был использован мастер действий.

В рамках мастера поэтапно указываются все параметры будущего договорного документа, прикрепляются все необходимые сопроводительные документы.

Заказчиком так же было выставлено требование о том, что в зависимости от параметров договора некоторые реквизиты в мастере и в карточках заявки и договорных документов должны динамически менять свою обязательность и/или доступность для заполнения.

Пример:

Поле «Автоматическая пролонгация срока действия» - доступно и обязательно для заполнения во всех Заявках на договорный документ в случае, когда в поле «Вид договорного док.» указано значение «Договор», в поле «Рамочный договор» указано значение «Нет» и в поле «Договорный документ от контрагента» указано значение «Нет»

Для решения этой задачи был разработан настроечный справочник «Управление доступностью реквизитов».

Справочник определяет в каких компонентах какие реквизиты должны быть доступны и/или обязательны для заполнения.

 

В итоге работы мастера действий создается запись справочника «Заявки на договорный документ», а так же формируется задача по ТМ согласования заявок.

 

Стоит отметить, что перед стартом задачи по согласованию заявки так же проходит проверка контрагента на актуальность уставных документов.

Для этих целей было реализовано прикрепление документов к записи справочника «Организации», а так же их открытие из справочника «Заявки на договорный документ».

При старте задачи по согласованию заявки система проверяет наличие прикрепленных документов, а так же дату их добавления. Если дата добавления больше текущей даты на 1 год, то у пользователя запрашиваются новые уставные документы.

Так как для контрагентов используется справочник «Организации», то в карточку добавлен реквизит типа чекбокс «Контрагент», и документы запрашиваются только для таких организаций.

Так же, при работе с договорными документами для выбора доступны организации только с пометкой «Контрагент».

 

По окончанию согласования определенным специалистом юридического отдела готовится заявленный договорный документ и отправляется на согласование по отдельному типовому маршруту.

Согласование договорных документов так же имеет свои особенности.

В виду большого числа участников процесса согласования было введено последовательное поэтапное согласование, с параллельным согласование внутри этапа.

Необходимая настройка этапов производится непосредственно в карточке договорного документа.

 

Стоит отметить, что работа в системе в рамках упомянутых этапов согласования, с точки зрения пользователей, проходит практически бесшовно, т.е. вся история согласования от заявки до подписания договорного документа хранится в одном дереве переписки по задаче.

 

Интеграция

В рамках проекта была реализована масштабная интеграция DIRECTUM с 1С.

Стоит отметить, что возможностей стандартного коннектора к 1С под требования заказчика не хватило, поэтому механизм синхронизации был написан «с нуля».

На первом этапе настройке и наполнения системы из 1С были выгружены «исторические» данные по договорам. Так же была подгружена организационная структура в справочники «Подразделения», «Работники».  Информация по существующим контрагентам в справочник "Организации" так же была выгружена из 1С.

В дальнейшем была настроена периодическая и динамическая синхронизация данных.

Из 1С с заданной периодикой поступает информация по подразделениям организации, и работникам. Полученная информация ассимилируется с данными из Active Directory для выстраивания актуальной организационной структуры в DIRECTUM.

Так же с заданной периодикой из DIRECTUM в 1С передается информация по договорным документам. Для удобства работы специалистов заказчика, в 1С была реализованная гиперссылка на связанные с договором документы в DIRECTUM.

В рамках работы ТМ по согласованию контрагента происходит выгрузка информации об организации из DIRECTUM в 1С. Обратная синхронизация, для актуализации данных, а также обеспечения их идентичности, происходит с заданной периодикой.

Итоги внедрения

Все работы по внедрению успешно завершены в июле 2016 года. Все поставленные задачи были реализованы:

• Процесс стал более прозрачным и управляемым на всех этапах работы с документами.
• Повысилась исполнительская дисциплина, за счет прозрачного контроля на всех этапах жизненного цикла документа;
• Значительно сократилось время, затрачиваемое сотрудниками на поиск документов;
• Достигнуто значительное ускорение ряда бизнес-процессов предприятия;
• Исключены потери времени на курьерскую доставку документов между подразделениями, что повлияло как на сроки выпуска документов, так и на повышение производительности труда персонала;
• Повысилась общая производительность труда делопроизводителей.