Интеграция Directum с сервисами Google Apps

Задача

На старте проекта внедрения СЭД, основным требованием руководства нашей компании было:

• исключить использование документов MS Word в качестве шаблонов (макетов)
• обеспечить возможность одновременной разработки проектов документов несколькими пользователями (совместное редактирование документов)

Данные требования обусловлены тем, что в нашей компании используются сервисы Google Apps.

Описание решения

Было принято решение разработать функционал по интеграции Directum с сервисами Google Apps, обеспечить в Directum использование макетов для документов в формате Gdoc.

Консалтинговые услуги по внедрению Directum нам согласилась оказывать компания ООО "СТ Урал" (генеральный директор Дуйкова П.М.). Специалистами ООО "СТ Урал" была разработана первоначальная версия Службы интеграции Directum с сервисами Google Apps.

Первая редакция службы была запущена в промышленную эксплуатацию 22.12.2014 г. В ходе промышленной эксплуатации выявились все недочеты и появились новые требования к службе, поэтому первоначальная версия службы интеграции еще несколько раз переписывалась и модернизировалась.

Действующая редакция службы запущена в промышленную эксплуатацию с 19.02.2016 г. 

Решение состоит из Службы интеграции, специального справочника "Настройки интеграции с Google", ряда функций для работы со службой интеграции:

В справочнике создается запись с настройками генерации документов по определенному шаблону. Каждый новый шаблон нужно описать в новой записи справочника.

Новые Функции:

GoogleGenerateDocument - Функция генерирует новый документ по указанному шаблону. В функцию передается три параметра: - Код записи справочника "Настройки интеграции с Google", в которой указаны параметры шаблона и нового документа.- Наименование нового документа.- ID пользователя DIRECTUM которому будут выданы права на документ. Функция возвращает ID документа DIRECTUM.

GoogleGetGDOCID - Функция возвращает Google ID документа. ID документа записываем в реквизиты документа.

GoogleSetMacroValue - Функция заменяет переменные в шаблоне на указанные значения. 

GoogleApendTextToDoc - Функция вставляет длинные тексты в документы Google. 

GoogleAddUsersRight - Функция выдает права на документ указанному списку пользователей Google. 

GoogleAppendTableRows -Функция вставляет значения в таблицу документа Google.

Кроме того, разработан блок-сценарий ТМ для преобразования (создания новой версии документа) gdoc в pdf. Данный блок используется в Типовых маршрутах по согласованию документов, подготовленных по макетам Google.

Макеты документов разрабатываются в формате Gdoc и хранятся на Google Drive в специальном аккаунте Директума:

Для оформления документов по макетам Gdoc разработали Мастера действий.

Рассмотрим вариант работы Решения на примере МД Оформление приказа (распоряжения):

На первом и втором шаге выбирается бланк документа (приказа или распоряжения) и заполняются его основные параметры:

 

Далее:

Формируется документ по макету Gdoc:

При переходе по ссылке на документ, он открывается в браузере и Пользователь редактирует (форматирует) текст Приказа. (может вставить в текст таблицу, картинки и т.д.). Все документы, созданные по макетам создаются в аккаунте Directum, при создании автоматически даются права на редактирование для инициатора:

После того, как текст Приказа окончательно готов, Пользователь закрывает Gdoc и нажимает кнопку Далее.

На следующем шаге заполняются параметры маршрута:

На результирующем шаге МД по кнопке ГОТОВО Приказ автоматически отправляется на согласование по соответствующему Типовому маршруту. Перед созданием первого задания на согласование для Приказа автоматически создается новая версия в формате PDF, всем согласующим выдаются  права на редактирование первоначальной версии в формате Gdoc для совместного редактирования (в справочнике Пользователей для каждой учетной записи прописываем адрес эл. почты gmail и в Google автоматически для согласующих выдаются права на редактирование документа gdoc) :

 

Первоначальная версия:

При выполнении задания на согласование, согласующие могут открывать первоначальную версию в формате Gdoc и вносить изменения сразу в текст - все изменения сохраняются в истории документа Gdoc.

При выполнении задания на доработку Пользователь-инициатор создает новую версию на основе первоначальной - просматривает все изменения, при необходимости корректирует документ. При выполнении задания на доработку с результатом "Отправить на повторное согласование" - снова автоматически создается новая версия в формате PDF.

Таким образом, Согласующие подписывают только PDF, а не ссылки на Gdoc.

В WEB-клиенте интеграция так же работает:

Результаты применения решения

В настоящее время у нас разработано и успешно применяется порядка 40 макетов документов в формате gdoc (Приказы, распоряжения, Служебные записки, Исходящие письма, Протоколы совещаний, Протоколы разногласий к Договорам и др.). Во всех Мастерах действий, с помощью которых оформляются документы по макетам, используется служба интеграции с Google Apps. 

В результате:

1. Пользователи могут оформлять по макетам и редактировать документы с любого компьютера без установленных офисных приложений, необходимо только интернет-соединение. Для оформления документов по макетам и их последующего редактирования не требуется установка MS Office на ПК.

2. Сократилось время на разработку и согласование проектов документов за счет использования функций совместного редактирования gdoc.

3. Пользователи быстрее освоили все удобства сервисов Google Apps.

4. Мы достигли соблюдения корпоративной культуры по оформлению документов.

Состав команды

Вострых О.А. - руководитель проекта

Марков А.Г. - идея

Швецова М.В., Русин Д.С. - постановка задачи, тестирование

Евлентьев Л.А.- разработка

Швецова М.В., Русин Д.С., Щипачева И.В. - обучение пользователей, внедрение