Консолидация замечаний при согласовании договорного документа

Опубликовано:
21 ноября 2016 в 13:52
  • 11

Задача

В процессе согласования договора все свои замечания (если таковые имеются) согласующие прописывают в тексте задания и отправляют документ на доработку. Инициатору, чтобы посмотреть все замечания для устранения,  необходимо пролистывать всю переписку по задаче, что не очень удобно. Стандартный отчет "Лист согласования" у нас не используется, т.к. в переписку по задаче мы добавили данные о параметрах маршрута и информацию о подписях документа, и он формируется не корректно.

Согласующие затруднялись выискивать в переписке по задаче тексты с замечаниями предыдущих согласующих. Возникла задача консолидации замечаний в один документ.

Описание решения

Было принято решение, не ограничиваться доработкой отчета, а разработать новый справочник "Замечания по Договорному документу". Запись данного справочника автоматически создавать при старте задачи согласования договора по типовому маршруту и автоматически записывать в неё данные о всех замечаниях в ходе процесса согласования.

Итак, при отправке договора на согласование по типовому маршруту, в задачу автоматически вложена запись справочника Замечаний.

При выполнении Согласующим задания с определенным результатом (На доработку, Согласовано с замечаниями) автоматически вносятся данные в Справочник замечаний:

Запись справочника Замечаний по договорному документу привязана к ИД задачи согласования и ко всем Согласуемым в этой задаче документам. На карточке Договорного документа есть кнопка, по которой можно посмотреть все Замечания по согласованию.

Кроме того, разработали печатную форму для Записи справочника, которую регистраторы распечатывают и помещают в архив вместе с оригиналами договора:

Результаты применения решения

В итоге было получено:

  1. Упрощение работы пользователей. Появились положительные эмоции при работе с заданием на согласование договора.

  2. Строгая фиксация всех замечаний по документу.

  3. Возможность проведения аналитической работы по замечаниям - по справочнику можно настраивать различные отчеты, сводки в целом по всем договорам, кураторам договоров. А в такой аналитике мы также нуждались, т.к. если менеджер изначально не внимательно просматривает договор и не замечает банальные ошибки в его оформлении, то это затягивает процесс согласования. А проведенный анализ позволил легко выявить таких менеджеров и провести с ними соответствующую работу.

Организация: ООО "Агрофирма Ариант"
9

Комментарии

Где-то полгода назад точно такую же штуку делал, не только по замечаниям, а по общему состоянию процесса=) Только в карточке вместо табличной части - веб-контрол, в котором что-то типа печатной формы. Была задача в каждый момент времени видеть ход согласования (лист согласования), динамически оказалось такой отчет почти нереально мгновенно строить, поэтому тоже хранили в табличной части записи справочника и вкладывали запись в задачу.

Только в карточке вместо табличной части - веб-контрол, в котором что-то типа печатной формы.

Это видимо что-то вроде вкладки "Контроль" в РКК? Мы сделали табличную часть, чтобы статистику собирать и проводить анализ.

 

 

Нет, не как в РКК, выглядит просто как лист согласования, похож на печатную форму. В этом листе есть деление на круги согласования и информация о заданиях в работе. Ну у нас тоже статистика собирается, в табличной части хранится ИД блоков маршрута, можно разделить по типу "согласование"," доработка", утверждение и тд. Такой вариант удобен тем, что можно выводить доп инфу типа "инициатор при доработке добавил согласующего Иванов А.А." или значение введенных параметров, причём в веб-контроле можно делать раскрывающиеся блоки, чтобы сразу не показывать, только если пользователь захотел. Финальный лист согласования (уже отдельный word документ) строится по этой же записи справочника, только без подробностей и по утвержденной форме.

Замечательно. Практически мне не нужно, но сам факт такого подхода может быть очень полезен в других решениях.

 А не подскажете как работать с текстом задачи? Интересует получение текста задачи, анализ (поиск по ключевым словам в тексте и т.п.)  и как это всё записать  в файл (или поместить данные в запись справочника) - интересуют оба варианта,  и конечно как создать вложить этот файл во вложения задачи.

Может не очень внятно получилось объяснить, но я новичок и пока плохо ориентируюсь в этой среде разработки. Хотелось бы  какие-нибудь примеры. А уж дальше я сам.

Заранее спасибо.

А мы еще и карточки докладываем автоматически на каждого согласующего с перечнем рисков касающихся его. С обязательным требованием заполнить степень риска.

Но работа с этими карточками имеет недостаток. Инициатор рестартует задачу и создается еще одна карточка, точнее целая куча карточек, и вложений становится все больше и больше.  Конечно выход - это создавать отдельную задачу и прикладывать текущую как вложение, но не забываем про права на задачу. 

Тем не менее работаем так уже 4 года)

А мы еще и карточки докладываем автоматически на каждого согласующего с перечнем рисков касающихся его. С обязательным требованием заполнить степень риска.

Но работа с этими карточками имеет недостаток. Инициатор рестартует задачу и создается еще одна карточка, точнее целая куча карточек, и вложений становится все больше и больше.  Конечно выход - это создавать отдельную задачу и прикладывать текущую как вложение, но не забываем про права на задачу. 

Тем не менее работаем так уже 4 года)

Ну и в формирующийся по кнопке лист согласования, мы еще итоговые КК выводим) там формула сложная и зависит от типа риска и степени этого риска

Артем, а зачем на каждого согласующего по карточке? Можно же при открытии определять кто открыл и динамически заполнять табличную часть списком рисков для текущего пользователя. И в детальном разделе той же записи или в отдельном справочнике хранить что каждый пользователь заполнил.
И событие рестарта можно отловить и очистить уже заполненные значения (можно предварительно их где-то сохранить) или удалить из вложений текущую карточку и вложить новую.

Александр, это идея) спасибо

Инициатор рестартует задачу и создается еще одна карточка

У нас сначала тоже такая проблема возникла. В  записи справочника замечаний есть привязка к ИД задачи. Просто повесили дополнительную проверку на возможность старта задачи, чтобы второй раз не создавалась запись по одной и той же задаче.

 

 

А не подскажете как работать с текстом задачи? Интересует получение текста задачи, анализ (поиск по ключевым словам в тексте и т.п.)  и как это всё записать  в файл (или поместить данные в запись справочника) - интересуют оба варианта,  и конечно как создать вложить этот файл во вложения задачи.

В типовом маршруте на блоки по согласованию документа прописываем в событиях (после запроса параметров). если задание выполнено с определенным результатом, то заполняем данные в запись справочника. Для этого написали прикладную функцию, которая текст задания (при выполнении задания с этим результатом обязательно требуется заполнять отчет) записывает в справочник.

А запись в справочнике автоматически создается и вкладывается в задание при старте ТМ, прописано в событиях возможности старта. Создается запись, в которой прописываются ИД задачи и  Согласуемые документы (они в параметрах ТМ). так же сразу устанавливается связь созданной записи справочника с согласуемыми документами.

 

 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий