Методология исключения подлога договорных документов, согласованных ЭЦП, при передаче на подписание "живой" подписью.
Задача
Договорной документ проходит внутреннее согласование службами (СБ, Экономисты, Бухгалтерия, Юристы) в электронном виде в СЭД Директум, а на подписание "живой" подписью и проставление печати данный Договор передается только на бумажных носителях. Необходимо организовать процесс так, чтобы исключить все возможные подлоги документов в момент передачи на подпись - чтобы у Подписанта не было никаких сомнений в том, что ему принесли документ, согласованный всеми службами.
Описание решения
1. Договорной документ проходит внутреннее согласование по всем службам (юр. отдел, экономисты, бухгалтерия, тех. специалисты).
2. После того как ВСЕ согласовали - приходит задание Куратору договора на распечатку и передачу на подписание ("живой" подписью основному подписанту).
Куратор распечатывает Регистрационную карту и Версию договора со штампом "Согласовано в Директум".
"Печатная версия" документа со штампом получается по спец. команде в меню карточки документа. При этом версия для печати не сохраняется как новая версия документа. Если у документа несколько версий, подписанных ЭЦП, то для печати запрашивается номер. В штампе присутствует ИД документа и номер версии, которая выводится на печать и ФИО сотрудников, подписавших данную версию документа ЭЦП.
Для создания данного функционала руководствовались материалом: http://club.directum.ru/post/Kak-postavit-shtamp-s-informaciejj-o-EhP-na-dokument.aspx и http://club.directum.ru/post/Shtampy-i-markirovka-dokumentov-v-DIRECTUM-50.aspx
Отдельное спасибо их авторам Вере Кармановой и Татьяне Трофимовой.
Примечание: реализовать формирование версии для печати удалось только для документов в формате PDF. В связи с этим, организационными мерами пришлось установить порядок (Приказ, Положение о договорной работе, Инструкции пользователей), по которому обязали менеджеров - кураторов договоров отправлять Договорные документы на согласование в Директум только в формате PDF.
Регистрационную карту Куратор получает аналогично версии со штампом по кнопке на карточке Договорного документа "Регистрационная карта". Регистрационная карта представляет собой отчет формате Html и формируется так же для конкретной версии документа (пропечатывается ИД документа и номер версии).
Версию со штампом, Регистрационную карту и Оригиналы договора Куратор отдает в Юридический отдел на сверку.
3. В юридическом отделе сотрудник, ответственный за сверку, получает документы, проверяет идентичность ИД документа и номера версии на Регистрационной карте и Скана документа со штампом "Согласовано в Директум", выполняет сверку Оригиналов с версией документа, согласованной в Директум (версией со штампом). Если экземпляры совпадают, то на одном экземпляре оригинала договора (нашем) ставит штамп "Сверено с согласованной версией"
Результаты применения решения
Подписант получает Оригиналы документа, Регистрационную карту и Версию со штампом.
В скане документа со штампом - штамп проставлен на каждом листе документа, что защищает документ от подлога листов. В Регистрационной карте отображена информация о конкретном времени и дате подписания - видны все комментарии к подписи. На Оригинале стоит штамп сверки. Все это гарантирует Подписанту, что ему принесли на подпись именно тот документ, который был согласован в электронном виде.
В итоге возрастает доверие к электронному документу и системе в целом.
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Интересное решение. Но у юридического отдела получается двойная работа, сначала при согласовании, а затем при сверке. И еще тратиться дополнительная бумага для еще одного экземпляра договора с печатями директума. А нельзя просто сравнивать юристами с электронной версией и проставлять печать сверки, или вообще сразу посылать на печать самим подписантом(тогда он точно будет уверен что подписывает оригинал и исключает подлог документа юристами)?
Виктор, мы изначально пробовали такую схему работы. Но она так и не заработала. Юристы категорически отказались бумагу сверять с электронным документом, т.к. быстрее два листа положить перед глазами и сравнивать. А Подписанты вообще очень важные руководители, уж точно сами ничего печатать не будут...
Ну в таком случае да, так быстрее получается, жаль что инициатору приходиться все равно бегать по отделам.
Еще один вопрос по "реализовать формирование версии для печати удалось только для документов в формате PDF. В связи с этим, организационными мерами пришлось установить порядок (Приказ, Положение о договорной работе, Инструкции пользователей), по которому обязали менеджеров - кураторов договоров отправлять Договорные документы на согласование в Директум только в формате PDF."
Почему бы не использовать преобразование документов в pdf? Есть встроенное преобразование в самой системе, и тогда спокойно можно использовать вордовские документы.
Данный вопрос мы тоже прорабатывали, Виктор.
Можно использовать, но у нас большая часть договоров - входящие, т.е. уже имеют подпись и печать контрагента и как правило это скан, а не MS Word. Другое дело, что скан может быть как PDF, так и Tif или Jpg - их тоже можно было бы автоматически переводить в pdf, но у нас пока используется версия 5.0, а она не поддерживает нативное преобразование изображений. В планах переход на новую версию, если там с этим все хорошо, то конечно будем преобразовывать их автоматически. Вообще у нас много планов по доработке модуля Договорной работы - использование типовых форм договоров для исходящих - одна из приоритетных задач. И Договоры, разработанные по макетам конечно будем автоматически преобразовывать в PDF.
В любом случае этого куратору договора никак не избежать, пока Договоры будут заключаться на бумаге. Но на самом деле он не так уж много и бегает, только в Юр. отдел для сверки - и из Юр. отдела же потом забирает подписанный и зарегистрированный оригинал Договора для передачи экземпляра контрагенту. После сверки, все документы напрямую из Юр. отдела отправляются на подписание, затем возвращаются в Юр. отдел на проставление печати и регистрацию - Куратор договора получает уведомление, что его договор зарегистрирован и идет в Юр. отдел за оригиналом.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий