Организация работы с арендодателями и типовые процессы СЭД

Характеристика проекта

Под управлением компании «Мэлон Фэшн Груп» находится около 600 магазинов популярных марок одежды LOVE REPUBLIC, befree, ZARINA в России и странах СНГ. Компания выполняет полный цикл деятельности модного бизнеса, начиная с моделирования (проектирования), производства, логистики и заканчивая распределением, продажей, продвижением женской и мужской одежды и аксессуаров. Оборот компании составляет 15 млрд. руб. в год. 

Задачи проекта

Предпосылки автоматизации 

В 2015 году «Мэлон Фэшн Груп» взяла курс на повышение эффективности процессов взаимодействия с арендодателями, автоматизацию документооборота со всеми контрагентами. На момент старта проекта присутствовало более 1000 договоров аренды в бумажном виде, с учетом изменения курса у.е. требовалась оптимизация затрат на аренду и вывод процессов работы с арендодателями на новый уровень. 

Кроме того, требовалась автоматизация внутренних процедур всех типов согласований. Реализовать эти задачи планировалась на базе многофункциональной системы электронного документооборота. 

Проектные решения

Ход проекта 

ЭТАП 1. Первым в компании был автоматизирован процесс по согласованию договоров аренды. Это самый сложный процесс, он включает в себя наибольшее количество согласующих лиц, которые работают с документами одновременно. Для внедрения были синхронизированы две системы: основная 1С и DIRECTUM. Специально были разработаны автоматические «арендные калькуляторы» для оценки эффективности планируемых к аренде торговых площадок с заложенными алгоритмами по оценке более 50 параметров (коммерческие, арендные, строительные, коммунальные и др.). 

Автоматизированы и перенесены в единую централизованную базу весь документооборот и все процедуры согласований, структурированы все ключевые параметры договорных отношений, что дало возможность менеджерам по аренде и ТОП-менеджменту иметь структурированную информацию для переговоров с торговыми центрами и при принятии решений. 

ЭТАП 2. Вторым этапом собственными ресурсами Компании при консультационной поддержке подрядчика были автоматизированы внутренние согласования процессов работы с договорами, кадрового оборота, ИТ процессов и др. Большинство процессов работает через «мастер создания документа» с использованием специализированных справочников (например типовые комплекты ИТ техники с ценовыми рамками), а так же орг. штатной структуры компании из 1С:ЗУП. 

Автоматизированные процессы 

В настоящее время с помощью DIRECTUM проходит согласование процессов развития (ЭТАП 1, 20 маршрутов, все документы взаимосвязаны между собой и имеют функцию «создаваться на основании»): 
1. выбор площадки для открытия магазина по 50+ параметрам; 
2. работа с договорами аренды (отдельные маршруты для типов договоров ПДА, КДА, ДДА, дополнительные соглашения и др. документы, например, АКТЫ); 
3. выпуск банковских гарантий; 
4. юридическая переписка по закрытию магазинов; 
5. выпуск доверенностей; 
6. страховые случаи (организация и контроль юридического процесса, уведомление о результате); 
7. работа с пакетами документов (например, одна сеть нескольких ТЦ); 
8. гибкий список напоминаний о событиях каждого договора; 

И других процессов (ЭТАП 2, 30 маршрутов): 
1. согласование хозяйственных договоров, доп. соглашений и договоров подряда с физ.лицами; 
2. внесения изменений в штатное расписание (введение и выведение должностей и подразделений, изменение оклада, перевод с должности на должность, переименование должностей и др); 
3. служебные записки на премирование, а также списание/перемещение основных средств; 
4. согласование смет; 
5. различные заявки: заявки на подбор сотрудника, в ИТ отдел на покупку техники, на предоставление доступа к ИТ услугам, заявки на покупку канцтоваров, мобильную связь и пр. 
6. подготовка экспресс и аналитических отчетов; 
7. работа архива и контроль нахождения оригинала документа; 
8. штрихкодирование документов и автоматические действия над документами при считывании штрихкода (принятие в архив, установка даты отправки или получения документов от контрагента, открытие карточки договора); 

Крупная индивидуальная разработка 

В ходе проекта разработан собственный модуль «Инвестиционные проекты», который позволяет управлять проектным процессом. В модуле есть возможность создавать шаблоны типовых проектов и работ разной длительности, назначать в них ответственных и исполнителей, что позволяет быстро стартовать однотипные проекты.

В проекте предусмотрены: 
1. возможность обсуждений (чатов), как отдельных работ, так и проекта в целом, фиксирование ключевых точек проекта. 
2. информирование участников чата о новых сообщениях, фильтрация сообщений. 
3. интеграция с MS Outlook для сохранения электронной переписки с контрагентами в одном месте – в карточке проекта. 
4. пересчет трудоемкости проекта после каждой выполненной работы. 
​5. формирование диаграммы Ганта проекта.

Результаты проекта

Использование СЭД DIRECTUM получило позитивный отклик от сотрудников, экономия времени по 1 процессу, автоматизированному в системе, составляет около 30 минут. Это выявлено путем нормирования/замеров, что подтвердило возврат инвестиций – 1.5 года. 

Сложно оценить повышение результативности финансовых переговорных процессов – они вышли на качественно новый уровень! Вся необходимая сотрудникам информация теперь под рукой, благодаря чему результаты переговоров с контрагентами все более удачные. Кроме того, в этом помогла разработка нетиповой аналитики не только по срокам согласований, сколько по качеству условий договорных отношений. 

Также преимуществом использования внутренней СЭД является самодисциплина сотрудников, сохранение всей информации и документов по процессам в электронном архиве, повышение скорости согласований в разы, отсутствие потерь документов. 

Уникальностью является: 
1. глубокая разработка и преимущественное использование именно платформы СЭД для автоматизации процессов; 
2. внесение большого количества «фич» для удобства пользователей; 
3. интеграция с большим количеством другого ПО; 
4. внесение элементов ERP и сложных математических расчетов; 
​5. использование большого количества каналов работы, включая мобильное приложение.

География проекта

В DIRECTUM работают офисы «Мэлон Фэшн Груп» в Санкт-Петербурге и Москве, менеджеры по всей России.

Планы

Планируется внедрение и других типовых функций СЭД, например канцелярия и др. 

В планах развитие уже автоматизированных процессов и возможностей удаленной работы с ними.
​Внедрение проектов в нетиповом исполнении, как создание дополнительной ценности для заказчика. 

В компании завершается проект по системе BI, производится интеграция данных между этими системами.