Внедрение межкорпоративного финансово-учетного документооборота в ГК ДКС

Характеристика проекта

О Заказчике

АО «Диэлектрические кабельные системы» (далее – ГК ДКС) основана в 1998.
На сегодняшний день компания входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе. Деятельность ГК ДКС началась с выпуска гофрированных пластиковых труб, а сегодня номенклатура компании насчитывает более 26000 компонентов и аксес-суаров, объединенных в 7 основных групп: кабельные каналы, металлические и пластиковые трубы, металлические и пластиковые лотки, низковольтное оборудование, шинопроводы, система для кондиционирования, молниезащита и заземление. 
С самого основания ГК ДКС сотрудничает с широкой сетью независимых дистрибьюторов. На данный момент предприятие работает с 80 дистрибьюторами в России, которые имеют более 500 офисов продаж по всей территории страны.
Сайт компании: www.dkc.ru

Ситуация

ГК ДКС - крупное производственное предприятие с территориально распределенными мощностями, большим числом региональных представительств и широкой дистрибьюторской сетью.
Бизнес ГК ДКС активно развивается: постоянно расширяется ассортимент продукции, наращиваются складские и производственные мощности, открываются новые филиалы, расширяется партнерская и дистрибьюторская сеть.

В сентябре 2016 г. состоялось открытие нового уникального автоматизированного склада в г. Тверь, на котором все операции по погрузке, размещению и отгрузке товара будут выполнять роботы. Данный склад позволит в кратчайшие сроки доставлять продукцию потребителям. Для Заказчика это означает увеличение скорости товарооборота и, следовательно, увеличение масштаба бизнеса, а вместе с ним и увеличение объема и скорости документооборота.

На первый план выходит организация процесса обмена электронными первичными финансовыми документами для снижения прямых издержек на печать документов, доставку документов контрагенту, обеспечение их хранения и уничтожения, сокращение случаев потерь бумажных документов и организацию их повторной выписки и отправки, а также временных издержек на проверку возврата оригиналов бумажных документов. Также организация ЮЗДО позволит сократить трудозатраты на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам, сократить рисков доначисления НДС и налога на прибыль, которые в настоящее время связаны с возможной утратой бумажных документов и долгим сроком предоставления оригиналов в компанию.

При выборе платформы для построения межкорпоративного финансово-учетного документооборота руководство компании ДКС основывалось на концепции планомерного развития имеющихся у компании информационных решений. 

В 2012 г. в группе компаний были автоматизированы процессы внутреннего документооборота, договорной работы, работы с совещаниями и командировками сотрудников на базе системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

В четырех из пяти балансовых единиц ГК ДКС, вошедших в проект, в качестве учетной системы используется SAP ERP. В пятой балансовой единице применяется учетная система 1С: Предприятие 8.3, Бухгалтерия предприятия 3.0 (1С: Бухгалтерия 8). 

Более 50% контрагентов ГК ДКС работают через оператора ЭДО Диадок , поэтому именно этого оператора ГК ДКС выбрала в качестве системы обмена документами с контрагентами. 
Аргументом в пользу выбора платформы DIRECTUM для реализации МФУД стало то, что система DIRECTUM имеет в своем составе стандартный функционал коннекторов к учетным системам, БР «Финансовый архив», а также коннектор к системе обмена Диадок. 

Задачи проекта

В ходе проекта специалистам компании Акелон и специалистам ГК ДКС предстояло решить следующие ключевые задачи:
1.    Автоматизировать процесс согласования и подписания, учета и последующего архивного хранения финансово-учетных документов в системе DIRECTUM. 
2.    Обеспечить юридически значимый документооборот (ЮЗДО) финансово-учетными документами между 5 юридическими лицами ГК ДКС и контрагентами с применением системы обмена Диадок.
3.    Организовать Центр обработки документов, ответственного за перевод всех поступающих бумажных финансово-учетных документов в электронный вид и выполнение функций архивного хранения.

Бизнес-процессы

Проект охватывал работу с первичной документацией по отгрузке/поступлению товарно-материальных ценностей и получению/оказанию услуг. Поэтому в начале проекта выделялись следующие бизнес-процессы для автоматизации:
•    работа с исходящими/входящими бумажными документами;
•    работа с исходящими/входящими электронными документами;
•    работа с документами территориально-удаленных филиалов;
•    архивное хранение финансово-учетных документов;
•    поиск и выборка документов для проверок;
•    контроль факта возврата/предоставления оригиналов документов контрагентами.

Схема обработки входящих документов

Схема обработки исходящих документов

Проектные решения

Интеграция 1С, SAP и DIRECTUM

ГК ДКС использует две учетные системы – 1С: Предприятие 8.3 и SAP ERP. 
Система DIRECTUM должна была стать едиными хранилищем и точкой входа/выхода электронных документов, поэтому необходимо было связать эти системы между собой. 
Общая схема интеграции выглядит следующим образом:

В связи с тем, что контрагенты в каждую УС заносятся обособленно, необходимо было синхронизировать контрагентов из двух УС в DIRECTUM. Для передачи информации о контрагентах между системами настроена односторонняя синхронизация данных. В качестве средств интеграции используются:
•    между SAP ERP и DIRECTUM -  веб-сервисы интеграции;
•    между 1С: Предприятие 8.3 и DIRECTUM – стандартный коннектор к 1С.
В SAP ERP для хранения данных о контрагентах используются два справочника «Дебиторы» и «Кредиторы». В 1С для хранения данных о контрагентах используется справочник «Контрагенты».
Данные всех этих справочников выгружаются в DIRECTUM. Уникальность контрагентов проверяется по ИНН, КПП и наименованию контрагента. На стороне DIRECTUM в скрытых полях карточки справочника Организации хранится ИД контрагента во всех учетных системах:

Контрагенты, заводимые в систему DIRECTUM, не выгружаются в учетные системы.

Матрица ответственных лиц МФУД

Для определения ответственных в рамках типовых маршрутов, участие которых в процессе зависит от ряда критериев, в системе DIRECTUM реализован справочник Ответственные лица МФУД.
В справочнике задается исполнитель определенной роли в процессе, в зависимости от следующих параметров:
•    вид документа;
•    балансовая единица;
•    подразделение (филиал);
•    контрагент. 
В качестве исполнителя может выступать пользователь, группа пользователей или роль (справочник Роли).

Комплекты ПФД

Для объединения документов в комплекты был разработан справочник Комплекты ПФД. С помощью данного справочника контролируется:
•    полнота комплекта. Галочка Неполный комплект заполняется автоматически, если в комплект не входит минимально необходимый набор документов:
•    для операций с НДС: Товарная накладная/Акт выполненных работы + Счет-фактура или УПД;
•    для операций без НДС: Товарная накладная или Акт выполненных работ.
•    наличие оригинала или копии бумажного документа в организации – если по минимально необходимому набору документов возвращены только копии, то галочка Возвращены оригиналы заполнена не будет;
•    контроль необходимости отправки оригиналов входящих бумажных документов, подписанных со стороны ГК ДКС, контрагенту – если галочка Экз. передан контрагенту не заполнена, то в рамках типового маршрута будет сформировано задание ответственному на передачу контрагенту документов.

Штрих-коды финансово-учетных документов

В ГК ДКС для идентификации вида документа, балансовой единицы, подразделения и учетной системы было реализовано несколько форматов штрих-кодов:
•    штрих-код для ВЭД «Товарная накладная»;
•    штрих-код для ВЭД «Акт выполненных работ»;
•    штрих-код для ВЭД «Счет-фактура»;
•    штрих-код для ВЭД «Прочие документы МФУД».
При сканировании бумажных документов служба DIRECTUM DCTS распознает штрих-коды и либо находит в системе DIRECTUM соответствующие исходящие документы (заносит скан-образ в виде новой версии), либо создает электронные входящие документы с соответствующими реквизитами.

Работник ЦОД или офис-менеджер филиала ДКС распечатывают наклейки со штрих-кодами с помощью сценария Распечатать штрих-коды. 

Таким образом, на местах работников по работе с бумажными документами всегда находится несколько катушек с наклейками штрих-кодов.

Бизнес-процессы

ГК ДКС необходимо обрабатывать следующие потоки первичных финансовых документов:
•    исходящие бумажные и исходящие электронные комплекты документов;
•    входящие бумажные и входящие электронные комплекты документов;
•    входящие бумажные документы филиалов ГК ДКС.

Для обработки финансово-учетных документов в ГК ДКС было разработано 13 типовых маршрутов, в ходе типовых маршрутов выполняются следующие операции:
•    проверка наличия минимально необходимого комплекта документов в зависимости от режима налогообложения (с НДС 18%, с НДС 0%, без НДС) и вида документов («Товарная накладная»/«Акт выполненных работ» + «Счет-фактура» или «УПД»/»УКД»);
•    автоматическое заполнение дела в зависимости от вида документа, НОР и даты документа;
•    визирование документов;
•    замена ФИО подписанта в формализованных документах перед простановкой ЭП на документы;
•    подписание документов (визирующая, утверждающая ЭП DIRECTUM и утверждающая ЭП Диадок);
•    проверка комплекта документов перед отправкой в систему обмена Диадок;
•    проверка документов на ошибки и организация их исправления;
•    организация сканирования бумажных документов и архивного хранения документов;
•    обработка запросов уточнения по электронным счетам-фактурам;
•    обработка запросов на аннулирование документов. 
Типовые маршруты исключают дублирование путем объединения нескольких заданий в одно с необходимым набором вариантов выполнения в случае, если работник выполняет функции нескольких ответственных. 
В таблице приведено описание основных пользовательских типовых маршрутов, в рамках которых ведется работа с комплектами документов:

Выгрузка документов из учетных систем в DIRECTUM

Исходящие финансово-учетные документы формируются в учетных системах SAP ERP и 1С: Предприятие 8.3. Для согласования и подписания они выгружаются в систему DIRECTUM.
Из SAP ERP документы выгружаются с помощью веб-сервисов интеграции DIRECTUM. Формат выгрузки зависит от настроек контрагента в УС. Если для контрагента указан признак работы через оператора ЭДО, в DIRECTUM выгружаются формализованные документы в xml. Если для контрагента признак не указан, документы выгружаются в неформализованном формате.

Документы из 1C:Предприятие 8.3 выгружаются через коннектор в формализованном виде.

Отметка о возврате оригиналов документов

По исходящим документам необходимо контролировать возврат подписанного оригинала от контрагента. Поэтому после получения ответа о подписании документов в рамках задачи по типовому маршруту DIRECTUM передает в УС информацию о возврате оригиналов.

Учет входящего документа в учетной системе

В рамках обработки входящих документов, бухгалтер учитывает их в учетной системе: SAP ERP или 1С: Предприятие 8.3.
Информация о том, в какой учетной системе работает балансовая единица, хранится в карточке справочника Наши организации. При выполнении задания с вариантом «Учесть в УС» вызывается функционал учета документа соответствующей учтенной системы. 
В SAP ERP документы могут быть учтены до занесения их в систему DIRECTUM или после.
В случае, когда документы были учтены в SAP ERP до сканирования и занесения в DIRECTUM, ответственный должен выполнить следующие действия:
•    создать документ в УС;
•    наклеить штрих-код на бумажный документ;
•    указать штрих-код этого документа (либо вручную, либо считать сканером штрих-кодов);
•    сохранить документ в УС.
При сохранении документа в УС в DIRECTUM выгружается информация о созданном документе и создается карточка документа с пустым телом, в которой указан штрих-код, занесенный в SAP ERP. При сканировании документа служба DCTS распознает штрих-код, находит соответствующие документы в системе и добавляет скан-образ в новую версию документа DIRECTUM.
Бухгалтер при выполнении своего задания переходит из карточки документа DIRECTUM в документ в УС, проверяет его на корректность оформления и выполняет задание с результатом «Документы оформлены корректно».
В случае, когда документы не были учтены в SAP ERP до сканирования и занесения в DIRECTUM, бухгалтер выбирает транзакцию, которую необходимо открыть в SAP ERP. При этом DIRECTUM сформирует файл с расширением «.sap», в котором передаст значение штрих-кода для связки документов между системами. Бухгалтер создает документ в учетной системе и сохраняет его. 

Учет документов в 1С реализован с помощью стандартного коннектора к 1С, который был доработан в части создания определенного вида документа в зависимости от налоговой ставки и вида документа. Связка документов между системами осуществляется:
•    для операции с НДС при наличии документа «Входящий счет-фактура» – через документ 1С «Счет-фактура полученный»;
•    для операций без НДС – через документ 1С «Поступление товаров и услуг»;
•    для УПД/УКД – через документ 1С «Поступление товаров и услуг».

Проверка создания документа в SAP ERP

После учета документа в SAP ERP проверяется его создание в SAP ERP. Если документ по каким-либо причинам не создан в SAP ERP, то ответственному исполнителю (тому, кто выполнял задание в DIRECTUM) приходит повторное задание на учет документа с первоначальным набором вариантов выполнения.

Переход между документами в информационных системах

Реализован переход между документами в системе DIRECTUM и документами в учетных системах SAP ERP и 1С: Предприятие 8.3.
При переходе из любого финансово-учетного документа в системе DIRECTUM на стороне учетной системы открывается ведущий документ: «Счет-фактура», либо «Акт выполненных работ» или «Товарная накладная», если комплект документов по поставке без НДС.
При переходе от документа из SAP ERP или 1С: Предприятие 8.3 в системе DIRETUM открывается список с документами всего комплекта документов по поставке ТМЦ/оказанию услуг.

Работа с запросами на уточнение по электронным счетам-фактурам

В ходе рассмотрения входящего электронного СФ контрагент может запросить уточнение по нему в системе обмена Диадок.

При проверке и приемке электронного СФ от контрагента ответственный ГК ДКС может запросить уточнение по СФ, выполнив задание с соответствующим вариантом выполнения и указав суть запроса. Запрос уточнения по СФ будет передан контрагенту через систему обмена Диадок.

Обработка запросов аннулирования по электронным документам

Поскольку в стандартном решении не предусмотрен функционал для работы с запросами аннулирования по документам, которыми компания обменивается с контрагентами через оператора электронного документооборота, было реализовано обходное решение. 
В системе DIRECTUM реализован функционал организации обработки запросов на аннулирование от контрагентов и аннулирования документов в ходе их обработки в ГК ДКС.
Ответственные получают задание на аннулирование либо уведомление о том, что документы аннулированы в системе DIRECTUM, после чего непосредственно сам запрос аннулирования и подтверждение аннулирования документов производится ответственным ГК ДКС непосредственно в системе обмена Диадок. 
Таким образом пользователям не нужно постоянно проверять наличие таких запросов через веб-интерфейс оператора.

Архивное хранение

В системе DIRECTUM все финансово-учетные документы хранятся с учетом номенклатуры дел финансовых документов. 
По некоторым видам документов в ГК ДКС принято решение размещать в одно дело оригиналы, а копию этого документа помещать в другое дело. Для этих целей в соответствующих ТКЭД было доработано поле «Дело для копии». Правильность автоматического отнесения документа к делу и указание дела для копии документа выполняет архивариус при сдаче оригиналов в архив.

Отчетность

Для поиска, печати и экспорта документов в типовом решении разработаны соответствующие отчеты. 
Для Заказчика важной задачей стало отслеживание наличие оригиналов, поступивших входящих бумаж-ных документов или возвращенных подписанных бумажных экземпляров исходящих документов. Признак Копия/Оригинал заполняется в справочнике Комплекты ПФД в табличной части напротив каждого документа, которую заполняет работник ЦОД в момент поступления документов. 
Для формирования списка документов, по которым поступили только копии, реализован отчет Поиск копий ПФД. Отчет выводит информацию о документах, по которым есть только копии, с учетом заданных критериев поиска.

Особенности проекта

Состав проекта

1.    Расширение состава участников обмена документами.
Чтобы решение МФУД в дальнейшем было применимо и для обмена с контрагентами, в ходе исследования были учтены особенности работы с контрагентами и спроектировано универсальное решение для обмена как с внутренними, так и внешними контрагентами.
2.    Расширение охвата автоматизируемых документов.

В рамках проекта дополнился изначальный список документов, а именно был добавлен функционал по работе с УПД и УКД в бумажном виде.  

Центр обработки документов

В рамках проекта в ГК ДКС был организован центр обработки документов (ЦОД), в качестве единой точки входа и хранения всех бумажных первичных учетных документов всех балансовых единиц ГК ДКС.
Исходящие документы выгружаются из УС в DIRECTUM со штрих-кодами. При поступлении оригиналов исходящих документов работник ЦОД сканирует документы потоковым сканером. После сканирования служба DCTS распознает штрих-коды, находит соответствующие документы в системе и добавляет скан-образ в новую версию документа DIRECTUM.  
В филиалах функцию ЦОД выполняют офис-менеджеры, за исключением функции архивного хранения. Все документы хранятся централизовано в архиве ГК ДКС в г. Тверь.
После получения оригинала входящего документа работник ЦОД выполняет следующие действия:
•    маркирует его наклейкой штрих-кода;
•    сканирует документ с наклейкой потоковым сканером;
•    сканирует наклеенные штрих-коды сканером штрих-кодов, формирует комплект документов и заполняет необходимые поля карточки справочника Комплекты ПФД. 
По сформированному комплекту документов автоматически запускается типовой маршрут по обработке документов.

Диспетчер

Для определения тех ролей, исполнитель которых не может быть однозначно определен по матрице ответственных лиц МФУД, реализован механизм определения ответственных диспетчером.
Диспетчер – пользователь, ответственный за назначение ответственных исполнителей при старте обработки комплекта документов и переназначения исполнителей в ходе типового маршрута, в случае ошибочного вычисления/первоначального назначения ответственного.
В начале типового маршрута выполняется вычисление исполнителей ролей по матрице и, если ответственный не определен системой DIRECTUM, диспетчеру формируется задание на указание ответственного.

В случае если исполнитель ошибочно указан ответственным за работу с документом, он может указать причину и выполнить задание с результатом «Вернуть диспетчеру». Диспетчер получит новое задание на переопределение исполнителя конкретной роли.

География проекта

В рамках проекта к работе с решением присоединились не только головные организации ГК ДКС, но и удаленные подразделения. 
В основном филиалы ГК ДКС – это офисы, которые не осуществляют отгрузку товаров. Поэтому к ним поступают только входящие бумажные документы. Для работы с такими документами был разработан от-дельный типовой маршрут, каждый филиал был оснащен необходимым оборудованием для печати и сканирования штрих-кодов с дальнейшим занесением таких документов в DIRECTUM.
Два филиала ГК ДКС имеют свой склад и осуществляют отгрузку товаров, в том числе обмениваются электронными документами через систему обмена Диадок. Для обеспечения юридической силы документов филиалов были созданы подразделения у оператора обмена Диадок.

Ход проекта

Перед стартом проекта силами Заказчика было произведено обновление системы DIRECTUM на версию 5.2.
В ходе проекта работы выполнялись совместно силами Заказчика и Исполнителя в постоянном плотном контакте и оперативном режиме, что очень помогало при решении многочисленных вопросов проекта. Доработки на стороне 1С и SAP ERP выполнялись силами специалистов ГК ДКС, разработка на стороне DIRECTUM – силами компании Акелон. Поэтому, когда пришло время тестировать разработку, необходимо было собрать в единое целое все «кусочки» разработки и протестировать их в комплексе. И благодаря тесному сотрудничеству ГК ДКС и компании Акелон, эта задача также была успешно решена.
В связи с большим количеством вариаций процессов и видов документов было написано 9 полноценных и очень детальных пользовательских инструкций. 
Обучение пользователей проводилось в режиме семинара. Для каждой балансовой единицы ГК ДКС были показаны задачи по типовым маршрутам с ответственными, актуальными для конкретной организации. В процессе обучения пользователям демонстрировался функционал только разработанного решения, так как работе с базовыми модулями они были обучены в ходе ранее выполненных проектов по внедрению DIRECTUM. В рамках семинаров было обучено около 100 пользователей. 
Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию проходил по этапам. МФУД был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию:
•    В октябре-ноябре 2016 г. между двумя балансовыми единицами и одним филиалом.
•    В декабре 2016 г. между остальными тремя балансовыми единицами и были подключены еще три филиала.

Результаты проекта

Проект длился почти год и за это время была проделана колоссальная работа совместными усилиями Исполнителя и Заказчика. По результатам проекта ГК ДКС получила решение, которое позволяет обмениваться первичными финансово-учетными документами в электронном виде, что существенно сокращает время обмена, обеспечивает 100% наличие оригиналов документов и снижает прямые издержки на печать и доставку бумажных документов контрагентам.
В части работы с бумажными документами было сформировано новое подразделение, которое стало единой точкой «входа» всех первичных бумажных документов в компанию, что снижает риск потери или порчи документов внутри организации. Маркировка документов штрих-кодами позволяет быстро идентифицировать, открыть документ на просмотр и посмотреть историю его обработки.
Организация единого архива документов привела к формированию единой номенклатуры дел по финансово-учетным документам внутри группы компаний, что позволяет упростить поиск и сократить время на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам.
В октябре-ноябре 2016 г. МФУД был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию между двумя балансовыми единицами: АО «ДКС», филиала АО «ДКС» в г. Москва и ООО «Система 5». Также обрабатываются документы от контрагентов и других балансовых единиц по мере их поступления.
В декабре 2016 г. МФУД был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию между остальными балансовыми единицами: ООО «Бизнес-сервис», ООО «ДКС-Развитие» и ООО «ДКС Логистика». Также были подключены филиалы АО «ДКС» в г. Челябинск, г. Екатеринбурге и г. Перми.

Перспективы 

С января 2017 года планируется подключение к МФУД внешних контрагентов. В течение 2017 года в первую очередь планируется подключение основных контрагентов, с которыми у компании самый большой документооборот.
Также не дает скучать постоянное изменение законодательства. Так Приказом ФНС от 24.03.2016 № ММФ-7-15/155@ утвержден электронный формат для Универсального передаточного документа (УПД). Также этот приказ утверждает новый формат электронных счетов-фактур, которые должны применяться с июля 2017 года. Поэтому в планах компании на 2017 год стоит переход на новую версию ТР «Электронный архив финансовых документов» и начало обмена УПД в электронном виде.
Также в связи с тем, что налоговые и аудиторские проверки проводятся за последние три года деятельности компании, параллельно с первоочередными задачами планируется оцифровка и размещение в единый архив бумажных документов за предыдущий период.

Сроки проекта 

Дата начала проекта: 30.11.2015 
Дата окончания проекта: 24.10.2016

Команда проекта

Проект выполнен компанией Акелон (www.akelon.com)

Состав проектной команды от Исполнителя:
•    Дюпина Елена – Руководитель проекта
•    Белоцерковец Вера – Ведущий аналитик
•    Белов Константин – Ведущий разработчик
•    Тайсин Александр – Разработчик
•    Маслов Роман – Разработчик
•    Белюта Анна – Аналитик-консультант

Состав проектной команды от Заказчика:

• Вуймин Алексей - Руководитель проекта (директор по ИТ)
• Савельева Елена - Начальник отдела программных разработок
• Ляхова Ирина - Старший консультант-аналитик
• Грачева Марина - Консультант-аналитик SAP
• Формихина Елена - Инженер-программист
• Семенов Павел - Ведущий системный администратор