Организация канцелярии в МФЦ

Характеристика проекта

В DIRECTUM есть модуль канцелярии, который предлагает свои возможности для организации Канцелярии на предприятии. Это решение подходит в 99,9% случаев, однако данный подход может не отвечать ряду требований организации, и тут возникает вопрос: дорабатывать РКК или организовать свое решение?

При первом подходе придется скрупулезно подходить к изменениям и определять их перед обновлением, что бы весь функционал в новой версии работал. В организации DIRECTUM работает с версии 4.8 и по началу была предпринята попытка внедрения модуля Канецелярии, после непродолжительного его использования стало понятно, что он очень медленный, не удобный, а дальнейшая доработка его вызовет падение производительности и проблемы с обновлениями, поэтому была предпринята попытка реализовать функционал Канцелярии самим, исходя из требований организации.

Изначально так получилось, что делопроизводством в двух разных организациях занимается одна и та же команда делопроизводства, поэтому в одной версии DIRECTUM работает две совершенно разные организации, в которых по-разному выстроен подход к документообороту. Несмотря на существенные различия, документооборот между двумя организациями был всегда тесно взаимосвязан.

Задачи проекта.

• Организовать делопроизводство в электронном виде в Многофункциональном центре с учетом межведомственного взаимодействия.
• Предоставить сотрудникам возможность оперативно определить местонахождение документа, осуществленные действия по исполнению документа, а также контролировать сроки исполнения.
• Формировать дело на каждое входящее заявление в привязке к исходящему документу, которое в дальнейшем должно храниться в электронном виде.
• Сформировать ограниченный доступ лиц к делам и документам согласно должностным обязанностям сотрудников.
• Организовать механизм контроля состава готовой документации, передаваемой для выдачи делопроизводителям.
• Предоставить механизм упрощенной, полной и интуитивно понятной регистрации и отправки в работу документов, соответствующий установленным требованиям делопроизводства обеих организаций.
• По возможности ускорить и оптимизировать работу менеджеров, отвечающих за заключение договоров и постановку задач исполнителям, контроль сроков исполнения.
• На всех этапах исполнения документов пополнять дела новыми документами, с обязательным использованием механизма связывания.

Проектные решения.

Этап 1

Исходя из имеющихся первоначальных требований было принято решение организовать два отдельных Справочника для регистрации входящей документации. При наполнении в 10-20 тысяч записей в каждом справочнике в год, данный подход был, и остается самым логичным и быстрым. Это позволило в каждой организации реализовать свои требования к делопроизводству, и не усложнять разработку фильтрами и перегруженностью интерфейса.

После реализации всех указанных выше требований началась активная работа по усовершенствованию механизма в целом. На текущий момент каждая из организаций имеет по 3 справочника для делопроизводства:

1. Журнал входящей документации
2. Журнал исходящей документации
3. Журнал внутренней документации

Процесс, организованный таким подходом, позволяет выдавать разные права на справочники каждому делопроизводителю. Это было дополнительным плюсом в реализации выбранного подхода, а не в внедрении штатной Канцелярии.

Центром для сбора информации выступили входящие справочники, в которых должны были собираться все документы, которые формируются в дальнейшем, а также информация о местонахождении документа, статусах и иная информации.

Отдельно отмечу статусы каждого заявления. При их изменении в карточке блокируется на изменение часть реквизитов. Такой подход применен и в остальных разработках системы, и позволяет избежать случайных изменений.

После запуска данных справочников мы смогли добиться следующего:

• Прием входящей документации может осуществляться в несколько окон одновременно (с использованием сквозной нумерации входящих документов), что до внедрения было невозможно.
• Делопроизводители и менеджеры получили инструмент контроля и регистрации документации под потребности делопроизводства каждого из предприятий с учетом точек соприкосновения документооборотов согласно общим принципам делопроизводства.

 

Этап 2

Текущий уровень требовал от делопроизводителя большого объёма знаний состава принимаемых документов и всех приложений к заявлению. Следующая задача состояла в упрощении процедуры регистрации входящей документации, формировании всего процесса более интуитивно понятным.

Было принято решение разработать «Опросник» на основе Мастеров действий. К сожалению, DIRECTUM не развивает данную технологию, там отсутствует гибкость, нельзя повесить расчеты на реквизит или динамически изменять этапы мастеров, поэтому «Опросник» получился не очень маленький и содержит 47 различных этапов. Однако его внедрение решило массу проблем в дальнейшем.

Давайте рассмотрим текущий процесс регистрации. Для делопроизводителя он выглядит так:

После определения делопроизводителем, есть ли данный корреспондент в системе, он переходит на следующих этап: Сверка данных корреспондента. Тут предстоит удостовериться, что это именно тот корреспондент, а в случае если это новый корреспондент, то заполнить максимально известные данные.

Стоит отметить, что в организации кроме Администратора никто не имеет права вносить изменения в справочник «Организации», поэтому система на данном этапе проверяет у Юридических лиц внесение изменений, и в случае, если делопроизводителем были внесены какие-то изменения, или это новое Юридическое лицо, система отправляет задание на изменение карточки организации. Подробнее я описывал в статье Опыт наведения порядка в справочнике «Организации». Отмечу, что данные по физическим лицам так же проверяются, однако кроме простой сверки реквизитов система проверит факт наличия у физического лица согласия на обработку персональных данных.

Этот документ нужен для всех предоставляемых услуг, поэтому делопроизводители его сканируют отдельно и загружают в систему только 1 раз. В случае, если у заявителя нет согласия на обработку персональных данных, система в автоматическом режиме сформирует его, делопроизводителю остается только распечатать и дать подписать заявителю.

Далее делопроизводителю необходимо будет выбрать тип заявления. В выборе типа заявления кроются дальнейшие шаги в автоматизации.

Был специально разработан справочник, в котором хранятся данные о виде документа и связанных с ним данных (код типового маршрута, ID макета заявления, организация получать и т.д.).

Следующим шагом система предлагает загрузить недостающие документы. На этом шаге отображается список приложений, который обычно прикладывают к заявлению в соответствии с установленными требованиями к каждому типу обращения.

Данный шаг позволил не запоминать делопроизводителям весь перечень, а посмотреть на экран и увидеть состав необходимых приложений к заявлению

У каждого делопроизводителя на рабочем месте установлен поточный сканер, благодаря которому они проводят сканирование не мешая друг другу. Заявление сканируется со всеми приложениями формата А4 и меньше. Все приложения, которые больше этого размера, в электронный вид не переносятся.

После загрузки документов система сообщает общую информацию, и показывает данные о загруженных документах, отправленных задачах и сформированных карточках в входящих ведомостях.

Подводя итог описанного этапа отметим, что после реализации данного шага заработал единый механизм регистрации документа, который позволял в дальнейшем вносить изменения, не меняя работу делопроизводителей. Также данный механизм существенно снизил требования к делопроизводителю в момент регистрации документации.

 

Этап 3

После регистрации документов у делопроизводителей, документы требовалось направить в работу. Данный шаг был одним из самых сложных, т.к. требовал реинжиниринга некоторых процессов.

Специфика организации такова, что использование везде одного маршрута не представляется возможным. Исходя из этого были разработаны типовые маршруты для каждого вида входящего заявления. Типовые маршруты смогли покрыть порядка 70% объема входящих заявлений. Оставшиеся 30% четко классифицировать нельзя, поэтому только эти документы стали попадать на резолюцию к руководству. Для этих заявлений был разработан маршрут, который позволял динамически перенаправлять документы, а также использовать контроль исполнения в полной мере.

Резолюция на указанных 30% заявлений проставляется все так же на бумажных носителях документов, а делопроизводитель отмечает факт резолюции во входящем справочнике, откуда уже маршрут в автоматическом режиме подтягивает данные о факте и содержании резолюции, и рассылает документ в работу. Дальнейшие шаги уже реализовываются в электронном виде. Логика схожа со штатной канцелярией. Сам маршрут позволяет перенаправлять документ бесконечное количество раз, с контролем сроков на каждом этапе.

Все маршруты тесно интегрированы с входящими справочниками, каждый этап исполнения документа отмечается во входящей ведомости, что дает актуальную информацию делопроизводителю и другим заинтересованным лицам о местонахождении документа.

По окончании этапа мы смогли добиться начала работы с документами в электронном виде. Появилась возможность проводить контроль исполнения заявлений, в том числе контроль сроков исполнения, что немаловажно ввиду имеющихся требований в силу специфики работы организаций, и административных штрафов за нарушение таких сроков. Задача контроля сроков исполнения стояла одной из наиважнейших задач организации документооборота. У некоторых заявлений сократилось время с момента приема документа, и до момента появления заявки на выполнение у исполнителя с 1-2 дней до 15 минут. Учитывая, что по каждому заявлению есть свои регламентированные сроки исполнения, в том числе в зависимости от статуса заявителя это дает больше запас времени исполнителю. Как результат реинжиниринга мы получили уменьшенное число документов, которые попадали на стол руководству.

 

Этап 4

Дальнейшая работа по заявлению зависит от отдела, в который оно попало. Бывает, формируются какие-то документы на основании заявления, например, договор на какую-либо услугу, приказ о чем-либо. Вся информация о документах хранится в отдельных справочниках, что позволяет четко ограничивать права доступа к документам и реестрам. Отмечу, что почти во всех справочниках и мастерах действий, которые в дальнейшем помогают сформировать документы, первым этапом идет запрос входящего номера и даты заявлений. Это позволяет избежать лишней рутиной работы, так как часть данных подтягивается в справочники исполнителей. На основе введенных данных формируется связь между справочниками, и в дальнейшем все документы, которые формируются, будут добавлены во входящий справочник, а также связаны между заявлением и новым документом. Таким подходом формируются дела по заявлениям, а также ведется четкое разграничение прав доступа к документам и иной информации.

Подход с отдельными справочниками в разных отделах, связан с большой разницей в работе и способами контроля исполнений. Пример контроля исполнений в одном из отделов:

По окончании этапа получили тесную интеграцию с входящими заявлениями:

• Мастера действий
• Иные справочники
• Задания, Задачи

 

Этап 5

Вот и подошли мы к последней стадии движения документа. В большинстве случаев на каждое заявление должно что-то быть сделано и выдано заявителю, поэтому встал вопрос о том, как корректно передавать физические носители информации делопроизводителям. Стало необходимо отмечать, когда и кем был передан документ для выдачи, кто выдал его, когда выдал, в каком составе. Сам механизм представляет собой следующий алгоритм.

У исполнителей это выглядит так:

А у делопроизводителей это выглядит так:

Как итог могу отметить, что теперь передаваемая документация от исполнителя к делопроизводителям так же отмечается в деле, а делопроизводители получили удобный интерфейс контроля получаемой документации для каждого дела. Для наглядности было добавлено два смайла:

• Красный – говорит о том, что документы не готовы к выдаче;
• Зеленый – говорит о том, что документы можно выдавать заявителю.

Факт выдачи документов заявителю, а также перечень выданной документации, ФИО выдавшего лица и дата так же отмечается в данном справочнике.

Результаты реализации проекта

• Движение документов организовано в электронном виде.
• Сократилось число документов, которые попадают на резолюцию к руководству.
• Организовано формирование комплексных дел в электронном виде, а также создание архивов по выполненным заявлениям.
• Ускорено получение документов исполнителями.
• Реализовано четкое разграничение прав доступа к документам и иной информации в системе.
• Организовано эффективное взаимодействие делопроизводителей и других отделов, взаимодействие между организациями.
• Снижены требования к ответственности делопроизводителей за качество знаний о составе необходимых документов.

Состав команды

• Руководящий состав: Квашнин П.Е. – Директор МАУ «МФЦ», Ермоленко А.А. – Председатель комитета градостроительной политики.
• Рабочая группа: Назарова М.В. – Начальник отдела «Одно окно», Нарожняк М.А. – И.О. начальника юридического отдела, Байдашин А.Г. – Заместитель директора
• Разработка и сопровождение: Гарипов В.С. – Главный специалист по программному обеспечению.

 

Отзыв

Важное значение перехода к электронному формированию дел выделялось в связи с довольно частой сменой требований, установленных нормативными актами, к сдаваемым документам, высокая кадровая текучка делопроизводителей в учреждении, и, как следствие, низкая средняя квалификация таких сотрудников.

Электронное делопроизводство должно было компенсировать все эти недостатки, учитывая большой объем работ, а также сократить сроки прохождения документации различных структур учреждения до момента поступления к исполнителю.

На сегодняшний день организован учет всех входящих документов, формирование дел в электронном виде, доступ сотрудникам к содержанию и истории прохождения обращения, значительно сокращены сроки прохождения этапов визирования документов до момента поступления к исполнителю. Организован контроль сроков работы с документами, достигнуты условия прозрачности ведения документооборота, рационализирован и существенно сокращен поиск информации.

Достигнуты необходимые условия конфиденциального доступа к содержанию документов. Максимально устранена большая часть основной из поставленных задач – снижена значимость человеческого фактора при стандартизации процедуры приема и выдачи документов. Процесс подачи документов автоматизирован, необходимые для заполнения документы формируются автоматически при заполнении соответствующих реквизитов входящего обращения. Организован учет и хранение документов в электронном виде, что упростило работу с обращениями, заменив необходимый поиск документов на бумажном носителе вручную.

На данный момент организованная работа в электронном виде реализовала большую часть поставленных задач, и устранила существенный пласт ранее существовавших проблем.

Исполняющая обязанности начальника юридического отдела МАУ «МФЦ»
Нарожняк М.А.