Управление работами по проектам в СЭД Directum

Задача

Реализовать требования аудита ASES по управлению проектами. Выполнить доработку Directum согласно процедуры системы менеджмента качества предприятия «Перспективное планирование качества продукции (APQP)».

Описание решения

Созданы новые: виды электронных документов, справочник "Реестр проектов", типовой маршрут "Управление работами по проектам".

Участники процесса: Инициатор, Администратор КУП (комитет по управлению проектами), Руководитель проекта, Администратор проекта, Согласующие, Визирующие, Технический лидер (инженер-конструктор), Процессный инженер, Руководитель производства, Руководители (отдел управления качеством продукции, планово-диспетчерский отдел, управление маркетинга и стратегического развития, отдел технической документации), Назначенный исполнитель.

Процесс реализации проекта состоит из 6 этапов: этап №1 - планирование работ, этап №2 - научно-исследовательские работы, этап №3 - проектирование продукции, этап №4 - проектирование процессов, этап №5 - валидация продукции и процессов, этап №6 - обратная связь, оценка и улучшение. На каждом этапе выполнения работ присутствуют обязательные для прикрепления документы и обязательные для заполнения параметры маршрута. Если документ является обязательным на этапе и он не был прикреплен в задании, то выдается сообщение об ошибке.

Форма карточки проекта (справочник "Реестр проектов", 1 страница "Основные данные по проекту") выглядит следующим образом:

На панели кнопок справа по кнопке "Задача" формируется задача по типовому маршруту "Управление работами по проектам". В задачу автоматически вкладывается запись справочника - карточка проекта. По кнопке "Документы" можно открыть список связанных с записью справочника документов (прикрепляемых по мере выполнения работ по проекту) и из формы списка документов открыть интересующий документ на просмотр. Реквизиты "Руководитель проекта" и "Дата открытия проекта" заполняются автоматически в процессе выполнения работ по проекту на этапе №1 при выполнении задания Администратором КУП.

Форма карточки проекта (справочник "Реестр проектов" 2 страница "Выполнение этапов работ по проекту") выглядит следующим образом:

Реквизиты на 2-ой странице карточки заполняются автоматически по мере выполнения работ по проекту - выполнения заданий по типовому маршруту "Управление работами по проектам".

Схему типового маршрута можно посмотреть здесь: СхемаТМУправлениеРаботамиПоПроектам.png

Описание процесса

Для запуска работ по проекту в СЭД необходимо:

• зарегистрировать проект в справочнике «Реестр проектов»;
• сформировать задачу из карточки проекта по кнопке «Задача», прикрепив обязательные документы этапа, и отправить на выполнение, нажав на кнопку «Старт» в карточке задачи.

При выполнении работ на каждом этапе необходимо прикреплять обязательные документы и заполнять параметры маршрута при их запросе. 

Если требуется вернуть на доработку (документ/этап работ) и в задании предусмотрен данный вариант выполнения, то при выполнении задания необходимо отразить замечания в области переписки, иначе появится сообщение об ошибке.

Срок выполнения работ (этапы №1, №2, №3, №4, №5, №6) устанавливается администратором проекта на этапе №1 после согласования и утверждения ПОК (плана обеспечения качества). Если плановая дата этапа №2 не установлена, то считается, что по данному проекту не требуется проведение НИР (научно-исследовательских работ). При превышении срока выполнения работ цвет шрифта задания изменяется на красный и на экране появляются напоминания с заданной периодичностью. При необходимости плановый срок можно перенести, выполнив задание с результатом «Перенести срок» и указав в параметре маршрута «Этап № 2/3/4/5/6. Перенос срока» новую дату. Ответственный за согласование переноса срока по этапу — Администратор проекта. Ответственный за этап может делегировать выполнение работ Исполнителю, выполнив задание с результатом «Назначить исполнителя» или воспользоваться типовым механизмом Directum - «Создание подзадачи». Срок выполнения работ, кроме указанных администратором проекта, установлен 1 (один) день.

Инструкцию по управлению работами по проектам в СЭД Directum можно посмотреть здесь: Инструкция по управлению работами по проектам в СЭД Directum.pdf.

 

Версия Directum 4.5.0.

Результаты применения решения

Создана система управления работами и документами по проектам, реализующая требования ASES и оптимизирующая выполнение работ по проектам.