Управление проектами в АУ ХМАО-Югры «Югорский НИИ информационных технологий»

Характеристика проекта

В последние годы тема проектного управления плавно перешла из государственного сектора в частный и сегодня многие компании разных форм организации внедряют методики и практики проектного управления.

Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский научно-исследовательский институт информационных технологий» (далее – ЮНИИ ИТ)  не стало исключением. ЮНИИ ИТ был создан в 2001 году по инициативе Правительства Ханты-Мансийского автономного округа для проведения комплексных исследований в сфере информационных технологий и производства наукоемких технологий, востребованных в Югре.

Специалисты института занимаются прикладными научными исследованиями в области информационных технологий. Разработки ведутся по нескольким направлениям: информационно-космические и геоинформационные технологии; информационная безопасность; создание информационно-телекоммуникационных систем и образовательная деятельность.

В ноябре 2014 года в ЮНИИ ИТ было создано новое структурное подразделение, отвечающее за поддержку и развитие проектного управления - «Центр проектного управления» (далее – ЦПУ). Основной задачей нового центра является организация единой системы проектного управления в основной деятельности ЮНИИ ИТ для обеспечения качества и сроков исполнения работ. На протяжении года сотрудники центра разрабатывали единый методологический подход к планированию, организации и осуществлению проектной деятельности в ЮНИИ ИТ.

Введение

Одним из достаточно трудоемких этапов был этап сбора и анализа данных по существующим проектам. Полученная информация была формализована в виде моделей в нотации IDEF0, BPMN (Диаграмма управления проектной деятельности.PDF, Диаграмма Деятельность ЮНИИ ИТ.PDF).

На основании полученной информации в декабре 2014 специалисты ЦПУ разработали и ввели в действие методические рекомендации по организации системы проектного управления, которое включало ведение по проекту 6 типовых документов (приложение Microsoft Word):

1. Устав проекта
2. План управления бюджетом проекта
3. План управления расписанием
4. План управления рисками
5. План управления содержанием
6. План управления человеческими ресурсами

Пока подбирался программный продукт удовлетворяющий все потребности проектного управления в ЮНИИ ИТ работа по проектам осуществлялась путем направления простых задач в системе электронного документооборота DIRECTUM (является корпоративной СЭД с 2006 года) и ведения типовых документов указанных выше. В ноябре 2015 года руководством ЮНИИ ИТ было принято решение использовать СЭД DIRECTUM для автоматизации проектной деятельности, руководствуясь тем, что практичекси вся деятельность ЮНИИ ИТ осуществляется в СЭД.

Задачи проекта

1. Создание единого информационного пространства для управления проектами;
2. Создание архива документов по проекту;
3. Обеспечение взаимодействия участников проекта: уведомление участников о переходах по стадиям проекта; отслеживание исполнения работ по проекту;
4. Создание и накопление базы знаний по управлению проектами в организации;
5. Минимизирование времени и трудозатрат на создание типовых документов и задач.

Заказчик проекта

Автономное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа – Югры «Югорский научно-исследовательский институт информационных технологий».

Количество рабочих мест (сотрудников): 112

Проектные решения

Для реализации проекта были разработаны:

1. Справочник «ЮНИИИТ Управление проектами»
2. Справочник «Закупки»
3. Справочник «Работа с Клиентами»
4. Справочник «Состав работ проекта»
5. Типовые маршруты:
   1. Изменение стадии проекта
   2. Инициация проекта
   3. Сбор исходных данных по проекту
   4. Согласование с Заказчиком
   5. Планирование выполнения работ проекта
   6. Исполнение проекта

 Справочник «ЮНИИИТ Управление проектами»

Процесс управления проектами в АУ ЮНИИ ИТ состоит из следующих стадий:

1. Инициация проекта;
2. Сбор исходных данных;
3. Согласование с Заказчиком;
4. Планирование выполнения работ проекта;
5. Исполнение проекта;
6. Завершение проекта (прекращение или приостановление);
7. Завершение проекта;
8. Устранение замечаний;
9. Проект завершен.

Поля:

• Руководителя проекта,
• Куратора проекта,
• Сотрудника ЦПУ,
• Стадию проекта,
• Приоритет проекта,
• Состояние

            может заполнить только руководитель ЦПУ. При создании проекта инициатор заполняет доступные поля карточки проекта и направляет на согласование нажатием кнопки «Согласовать проект» (при этом карточка не утверждена). Если карточка проекта не сохранена, появится диалоговое окно «Сохранить изменения в карточке?». Если инициатор проекта ответит «Да», то данные в карточке сохранятся автоматически и откроется окно задачи по типовому маршруту  (далее - ТМ) «Инициация проекта» (автоматически вкладывается карточка проекта, заполняется тема и текст задачи). Если ответ «Нет», то сгенерируется исключение с запросом сохранения карточки и повторного выполнения действия «Согласовать проект».

Схема ТМ «Инициация проекта»

Полный размер

При получении задания по блоку 3, если проект согласован, руководитель ЦПУ заполняет обязательные поля в карточке проекта, которые не заполнены (доступны только ему). При сохранении внесенных изменений в карточке, если «Основание проекта» - Договор, в справочнике «Состав работ проекта» автоматически создается запись по данному проекту.

При нажатии кнопки «Изменить стадию проекта» на ленте карточки записи справочника «ЮНИИИТ Управление проектами» всплывает окно, где необходимо выбрать стадию проекта, на которую необходимо перейти.

Если карточка проекта не сохранена, первоначально появится диалоговое окно «Сохранить изменения в карточке?». Если пользователь ответит «Да», то данные в карточке сохранятся автоматически и появится окно запроса стадии проекта, указанное выше. После выбора стадии проекта, на которую необходимо перейти появится окно задачи по ТМ «Изменение стадии проекта» (автоматически вкладывается карточка проекта и карточка справочника «Состав работ проекта» (если она есть), заполняется тема и текст задачи). Если ответ «Нет», то сгенерируется исключение с запросом сохранения карточки и повторного выполнения действия «Изменить стадию проекта».

Схема ТМ «Изменение стадии проекта»

Полный размер

Вкладка «Рабочая группа» справочника «ЮНИИИТ Управление проектами»

На вкладке «Рабочая группа» указываются все участники, задействованные в проекте и их роль в проекте. В справочнике «ЮНИИИТ Управление проектами» реализовано разграничение прав на записи справочника. При открытии справочника пользователь видит записи, в которых он фигурирует в качестве (либо/и/или):

1. Инициатор проекта
2. Руководитель проекта
3. Куратор проекта
4. Сотрудник ЦПУ
5. Работник во вкладке «Рабочая группа».

Администраторам и специально созданной группе доступны все проекты.

 Вкладка «Контакты» справочника «ЮНИИИТ Управление проектами»

Вкладка «Информация по проекту»

Поле «Примечание» является текстовым и в нем может быть указана любая информация касаемо данного проекта.

При нажатии кнопки «Документы проекта» появится окно содержащее документы, в карточке которых заполнен реквизит документа «Проект».

При нажатии кнопки «Связанные с проектом документы» появится окно для добавления документов по проекту.

При нажатии кнопки «Связ. задачи» появится окно, содержащее все задачи в которых вложена карточка проекта.

При нажатии кнопки «Договоры» появится окно справочника «Договоры» с записью, где заполнен реквизит «Проект».

При нажатии кнопки «Закупки и Тендеры» появится окно справочника «Закупки» с записью, где заполнен реквизит «Проект».

Справочник «Закупки»

Справочник предназначен для ведения реестра всех закупок осуществляемых в ЮНИИ ИТ, формирования итоговой отчетности и отслеживания сроков.

Данный справочник имеет 3 представления:

Представление «Главное – Закупка»

Представление «Участие в качестве заказчика»

Представление «Участие в качестве исполнителя»

Справочник «Работа с Клиентами»

При нажатии кнопки «Регистрация обращений» на ленте справочника «ЮНИИИТ Управление проектами» откроется окно справочника «Работа с Клиентами» с записями, в которых заполнен реквизит «Проект», также есть возможность создать новую запись.

В данном справочнике фиксируются все взаимодействия с клиентом, будь то телефонный звонок, электронное письмо или встреча.

В данном справочнике также реализовано разграничение прав на записи. При открытии справочника пользователь видит только те записи, в которых он фигурирует в качестве (либо/и/или):

• Ответственного (кто принял обращение);
• Ответственного сотрудника (кто будет вести работы по данному обращению);
• Руководителя ответственного;
• Руководителя ответственного сотрудника;
• Участника проекта к которому относится обращение (если заполнен реквизит "Проект").

Администраторам и специально созданной группе доступны все обращения.

Типовые маршруты:

Схема ТМ «Сбор исходных данных»

Полный размер

При выполнении задания по блоку 34 у исполнителя (руководителя проекта) запрашиваются различные запросы (пример):

Схема ТМ «Согласование с Заказчиком»

Схема ТМ «Планирование выполнения работ проекта»

Полный размер

Схема ТМ «Исполнение проекта»

При работе с типовыми проектами минимизировано время на создание типовых документов, чтобы исключить случаи, когда тот или иной проектный документ не создается из-за забывчивости ответственного сотрудника.

При переходе на стадию «Сбор исходных данных» автоматически создается из шаблона типовой документ – План управления проектом (приложение MindManager). Причем, первоначально осуществляется проверка уже имеющегося типового документа по данному проекту и если документ существует, то он просто добавляется в задачу. Для утверждения документов по проекту используется электронная подпись.

Для поддержания юридической значимости документов в ЮНИИ ИТ используется средство электронной подписи криптопровайдер КриптоПро CSP версии 3.6. Электронную подпись имеет каждый сотрудник, так как работа с проектами документов внутри ЮНИИ ИТ ведется только в электронном виде. Наличие бумажного документа является обязательным только в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.

Типовой документ План управления проектом заменил ранее 5 разработанных типовых документов: План управления бюджетом проекта, План управления расписанием, План управления рисками, План управления содержанием, План управления человеческими ресурсами. Карточка справочника «ЮНИИИТ Управление проектами» стала аналогией введенного ранее типового документа Устав проекта.

Справочник «Состав работ проекта»

Запись в справочнике «Состав работ проекта» создается, только если поле «Основание проекта» – Договор и может быть только одна по одному проекту. Доступ к данной записи доступен по кнопке «Состав работ проекта» на ленте справочника «ЮНИИИТ Управление проектами».

В блоках 34, 36, 32, 24 ТМ «Сбор исходных данных», «Согласование с Заказчиком», «Планирование выполнения работ проекта» и «Исполнение проекта» соответственно, руководитель проекта заполняет поля «Ответственный» и «Срок» записи справочника «Состав работ проекта», а также при необходимости добавляет новые задачи. После выполнения задания по блоку, задачи указанные в справочнике согласно стадии направляются ответственным.

Результаты реализации проекта

На данный момент в справочнике «ЮНИИИТ Управление проектами» 398 записей из них 196 действующих проектов, 174 закрытых проектов (в стадии «Проект завершен») и 28 проектов на стадии «Завершение проекта (прекращение или приостановление)».

В справочнике «Закупки» создано на данный момент 116 записей.

В справочнике «Работа с Клиентами» создано на данный момент 869 записей.

В справочнике «Состав работ проекта» создано на данный момент 179 записей.

Также разработано и утверждено приказом Положение по управлению проектной деятельностью, которое определяет принципы и порядок управлениями проектами в ЮНИИ ИТ.

Данное решение внесло значительный эффект как для организации в целом, так и для отдельных категорий сотрудников и позволило:

• Обеспечить контроль сроков проекта;
• Повысить прозрачность ведения проекта (приведение к единому виду и методике);
• Повысить контроль и эффективность управления проектом;
• Увеличить количество одновременно ведущихся проектов;
• Упростить доступ к проектным документам, сократить время на поиск;
• Упростить инициацию, планирование и завершение проекта;
• Упростить подготовку отчетности по проекту;
• Упростить контроль выполнения работ исполнителями на каждой стадии проекта;
• Упростить соблюдение процедур управления проектом;
• Повысить дисциплину по ведению проектной документации и проекта в целом.

Перспективы

1. Оптимизировать справочник «Закупки»;
2. Модернизировать справочник «ЮНИИИТ Управление проектами» (добавить возможность отправки задач работнику из рабочей группы или всей рабочей группе и многое другое);
3. Разработать новые типовые маршруты и модернизировать имеющиеся;
4. Модернизировать справочник «Состав работ проекта».