Акелон: Архив клиентских досье или как управлять потоками бумажных документов

Как быстро вы сможете найти нужный документ в стопке, лежащей на вашем столе? Думаю, многие справятся с этим в течение минуты. Но что, если немного усложнить задачу: вы знаете что документ лежит в одной из стопок на столе, но не знаете в какой именно? Казалось бы, тоже ничего сложного, однако минуты на это уже вряд ли хватит. А если подобные запросы в течение рабочего дня поступают десятками или даже сотнями, при этом объем документов исчисляется миллионами экземпляров? В таком случае поиск каждого документа становится непосильной задачей. Если только нет удобного механизма, который сможет обработать требования потребителя и решить поставленную задачу.

Решение «Акелон: Архив клиентских досье» позволяет организовать работу с большим массивом документов, которые образуют клиентские (в том числе кредитные) досье и различные банковские документы (документы дня, ордера и др.). Решение ориентировано как на работу с бумажными версиями документов: ведение реестров бумажных документов, контроль их перемещения, сдача документов во внутренние и внешние архивы, так и на работу с электронными версиями документов: быстрый поиск необходимых документов и контроль комплектности.

Применение решения

В первую очередь решение ориентировано на использование в банковской сфере, лизинговых и страховых компаниях. Оно охватывает все этапы жизненного цикла бумажных документов, начиная с их появления во фронт-офисах и заканчивая уничтожением бумаги в архиве, спустя отведенный срок хранения.

Рисунок 1. Схема процесса обработки документов

Особенности решения

Архитектура решения

Роли архивных реестров документов в решении выполняют справочники Досье клиентов и Банковские документы.

Справочник Досье клиентов используется для учета всех документов, полученных от клиентов организации в разрезе заключенных договоров. При внесении записей система DIRECTUM, руководствуясь данными из Автоматизированной Банковской Системы (АБС) или любой другой внешней системы, предзаполняет поля карточки. Это позволяет значительно снизить вероятность пользовательских ошибок и сократить время на первичную обработку документов.

Справочник Банковские документы используется для учета документов, формируемых во фронт-офисах и подлежащих хранению в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов. При внесении записей заполнение карточек производится вручную.

Для фиксации перемещений бумажных документов используется механизм создания актов приема-передачи в соответствующем справочнике системы. При формировании акта пользователь включает в него карточки обрабатываемых документов. На основании добавленных записей система формирует печатную форму для прикрепления к пакету документов.

Рисунок 2. Карточки справочников решения

Рабочие места пользователей

С целью повышения удобства работы с решением, для основных процессов настроены отдельные обложки.

Рисунок 3. Обложка для работы с досье физических лиц

Массовая обработка записей

При занесении записей в систему на комплект бумажных документов тома наносится штрихкод, по которому в дальнейшем будет осуществляться идентификация пакета документов. Для формирования штрихкодов в решении предусмотрен генератор штрихкодов. Он позволяет распечатать массив объектов как на обычной бумаге, так и специальных самоклеящихся стикерах, подгоняя размер ШК под заданные размеры этикеток.

Рисунок 4. Генератор штрихкодов

Все обработки документов в решении происходят посредством множественного считывания ШК документов: включение в акты, добавление в архивные короба, поиски и др.

Проверка комплектности и контроль перемещения документов

Для снижения операционных рисков организации в решении предусмотрена дополнительная проверка комплектности, выполняемая сотрудниками регионального центра. При поступлении пакета документов, они проверяют наличие и корректность оформления всех требуемых документов. Результаты проверки заносятся в систему и, в случае наличия критичных ошибок, досье ставится на контроль исправления.

Рисунок 5. Проверка комплектности досье

При составлении актов приема-передачи система производит комплекс проверок: определение возможности совершения действия, наличия прав на обработку, соответствие отправленных и принятых документов и др. В случае отклонения от стандартной схемы работы, системы выдает соответствующее предупреждение и формирует уведомления заинтересованным лицам.

Поиск записей

Доступ к записям реестров обеспечивается посредством поисков, включающих все основные реквизиты карточек документов. Это позволяет ограничить выборку получаемых данных и тем самым повысить быстродействие системы.

Рисунок 6. Поиск записей справочника Досье клиентов

Поточное сканирование документов

Для организации поточного сканирования документов предлагается использовать службы ввода и преобразования DIRECTUM с автоматической привязкой комплектов документов к карточкам реестров по ШК.

Если в компании выделен единый центр обработки документов, занимающийся сканированием и разбором документов, то возможно использование дополнительного сценария, позволяющего производить привязку документов по наименованию.

Хранение документов

Решение позволяет вести работу как с внутренними, так и с внешними архивами документов (компании-аутсорсеры, занимающиеся хранением бумажных документов). Помещение во внутренний архив происходит посредством создания акта приема на внутреннее хранение. Передача на внешнее хранение подразумевает формирование архивных коробов, их пломбирование и включение в акт передачи на внешнее хранение.

Рисунок 7. Добавление документов в архивный короб

Информационная безопасность

Так как клиентские досье относятся к категории персональных данных, то их обработка должна производиться в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ. Согласно закону (гл.2, ст. 13, п.2), информационная система должна:

• иметь механизм восстановления данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним – достигается настройкой резервного копирования БД и/или зеркалированием;
• устанавливать правила доступа к персональным данным – посредством групп пользователей в системе настроена ролевая модель, ограничивающая доступ пользователей к реестрам, их записям и выполнению действий по обработке;
• обеспечивать регистрацию и учет всех действий, совершаемых с персональными данными – в систему добавлен механизм ведения расширенной истории, протоколирующий действия по обработке и изменению записей реестров.

Работа с большими объемами данных

Работа с архивом, как правило, подразумевает обработку больших массивов данных, поэтому вопрос скорости обработки стоит очень остро.

Решение «Акелон: Архив клиентских досье» построено с расчетом на обеспечение высокого быстродействия при обработке документов, в соответствии с их жизненным циклом (оптимизация запросов, дополнительные индексы на таблицах БД). Успешно проведено нагрузочное тестирование на массиве данных в 6 000 000 записей.

Выгоды от использования

Решение «Акелон: Архив клиентских досье» позволяет оптимизировать работу сотрудников операционных подразделений, работающих с клиентскими документами:

• Оперативная работа с электронными копиями клиентских документов вместо бумажных оригиналов за счет централизации доступа к документам.
• Снижение трудозатрат по подготовке комплекта документов для передачи коробов на внешнее хранение.
• Снижение количества клиентских досье с ошибками за счет контроля комплектности.
• Снижение количества потерь бумажных оригиналов за счет отслеживания местонахождения бумажных оригиналов документов.
• Оптимизация ввода скан-копий клиентских документов в систему за счет штрихкодирования и потокового сканирования.
• Доступ к документам из внешних систем.

Развитие решения

На текущий момент идет добавление последних штрихов в решение. В качестве основных направлений для дальнейшего развития предполагается проработка вариантов интеграции с программными продуктами, используемыми в банковской сфере:

1. Интеграция с техническим решением "Электронный архив документов дня для банков";
2. Интеграция с программным продуктом ABBYY FlexiCapture.