Заполнение документов на командировку

Опубликовано:
23 ноября 2016 в 18:35
  • 4

Задача

Задача на доработку должна была помочь сотрудникам заполнить документы на командировку и согласовать их с непосредственным руководителем и куратором (сотрудник, занимающийся оформлением билетов и документов по командировке).

Описание решения

Бизнес процесс оформления документов сотрудником выглядел следующим образом:

Был создан мастер действий, который помогает сотруднику правильно заполнить документы на командировку и отправить их на согласование руководителю и куратору (сотрудник, занимающийся оформлением билетов и документов по командировке):

Сотрудник запускает мастер действий и заполняет поля.

 

Особенности заполнения полей формы основных сведений:

*Работник. Командируемый работник Общества (выбирается из справочника).

*Непосредственный руководитель. Руководитель командируемого работника (выбирается из справочника).

*Куратор. Работник, ответственный за корректное оформление командировочных документов (выбирается из справочника).

*Организация. Организация, принимающая работника в командируемом городе (выбирается из справочника).

*Город отправления. Город, откуда направляется командируемый (выбирается из справочника).

*Город назначения. Город, куда направляется командируемый (выбирается из справочника).

*Плановая дата начала командировки. Дата отъезда.

*Плановая дата окончания командировки. Дата возвращения из командировки.

*Мобильный телефон для связи. Номер мобильного телефона командируемого работника.

*Паспортные данные, дата и место рождения. Номер паспорта, кем и когда выдан, дата и место рождения командируемого работника.

 

 

Мастер создает документы и задачу по согласованию документов. 

Пример служебного задания и заявки: Служебное задание Иванов Иван Иванович 24.11.2016.DOC Заявка на командировку Иванов Иван Иванович 24.11.2016, Санкт-Петербург, Обучение работе с CRM Amdocs.DOC

Схема типового маршрута согласования документов выглядит так:

 

После согласования документов руководителем и куратором система создает запись в справочнике "Командировки" и прикрепляет к ней документы:

Весь процесс подробно описан в инструкции Инструкция по согласованию командировки.docx

Результаты применения решения

В результате каждый сотрудник теперь может быстро заполнить документы и согласовать командировку. Все документы по командировкам теперь хранятся в записи справочника "Командировки". Автоматизация создания документов и их согласования позволила существенно сократить трудозатраты сотрудников на оформление командировки.

 

Организация: ООО "Ростелеком-Интеграция"
15
Подписаться

Комментарии

Дмитрий, добрый день!

1) Как у вас в процессе распределяются лимиты суточных, на проживание? У вас есть реквизит "Суточные". Его заполняет инициатор при создании заявки? Как распределяются лимиты, если сотрудник находится в командировке в выходной/праздничный день?

2) Как у вас в процессе осуществляется заказ билетов (ж/д, авиа), бронирование гостиницы, как определяется класс номера и класс билета? Или инициатор этим занимается самостоятельно?

3) Если есть потребность в автотранспорте (у вас реквизит "авто"), то как доносится информация до водителя откуда и во сколько забрать сотрудника и куда везти?

4) Если сотрудник находится в командировке в выходной/рабочий день, сотрудник вне процесса создает согласие на работу в эти дни?

5) Как осуществляется авансовый контроль? Что, если сотрудник не отчитается за командировку, даст ли ваш процесс ему оформить еще одну?

6) Настроен ли функционал отзыва сотрудника из командировки и отмены командировки?

7) У вас есть пункт "Дополнительные расходы". Их тоже согласует руководитель сотрудника?

 

 

Константин,

1) Суточные и все лимиты на гостиницы, такси и т.д. определены в нормативном документе - положении о командировках. Если сотрудник работает в командировке, в праздничный день или выходной, он по закону имеет право либо на дополнительный день отпуска, либо на двойную оплату.

2) Также, класс билетов и их стоимость определены положением. Заказывает их куратор, ориентируясь на даты и время, которые сотрудник указал в заявке.

3) Этот пункт я добавил на случай если сотрудник поедет в командировку на личном транспорте. Пока никто не воспользовался этим smiley.

4) Нет, это согласие оформляется отдельной служебной запиской и приказом на работу в выходной день. Как правило сотрудник, находящийся в командировке в выходные дни не работает.

5) Авансовые отчеты контролирует наша бухгалтерия, поэтому это никак не влияет на процесс оформления командировки.

6) Да, при отмене командировки на этапе согласования задача по согласованию закрывается. При отзыве сотрудника в соответствующее поле "Факт. дата возвращения"записи справочника "Командировки" проставляется дата отзыва и к записи прикрепляется документ - приказ об отзыве.

7) Этой графой мы практически не пользуемся. В этом поле сотрудник может указать планируемые дополнительные расходы. Трансфер обычно заказывает куратор.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
Архив конкурса