«Управление тендерными процедурами»

Характеристика проекта

Корпорация «ТехноНИКОЛЬ» - крупнейший в России и Европе производитель и поставщик кровельных, гидроизоляционных и теплоизоляционных материалов. Филиалы компании разбросаны по всей стране, а также на Украине, в Белоруссии, Китае, Чехии, Индии, Польше, Италии. 

Основной целью внедрения Системы DIRECTUM является повышение эффективности процесса взаимодействия с поставщиками/подрядчиками, путем автоматизации процессов выбора решения, выбора контрагента и сопровождения договора.

Задачи проекта

К задачам проекта можно отнести:
- автоматизация тендерного процесса (от подготовки технических решений и смет до отчета о завершении договорных отношений),
- сокращение сроков согласования документов (с учетом регулярного нахождения сотрудников в командировках);
- формирование базы знаний (технические решения, проектные решения, включая чертежи и схемы),
- формирование аналитической базы данных для оценки рентабельности проектов в различных регионах;
- интеграция решения на базе DIRECTUM с корпоративным порталом на базе MS Sharepoint и с 1С в части синхронизации справочника контрагентов,
- выполнение требований информационной безопасности.

Проектные решения

В качестве основы при реализации проекта было выбрано решение DIRECTUM «Управление тендерами». Исходя из поставленных задач и подлежащих автоматизации бизнес-процессов, решение было существенно доработано, а именно:

• расширен реквизитный состав справочника «Тендеры»,
• настроена интеграция со стандартным модулем «Управление договорами»,
• добавлена номенклатура (перечень конкретных товаров и услуг),
• автоматизирована рассылка приглашений потенциальным участникам (в том числе с использованием формируемой аналитической базы данных),

 

  Схема основного ТМ (открыть в полный размер)

Полный размер

 

Справочник активов предприятий

 

 

Закладка на карточке справочника «Тендеры»

 

 

При разработке проекта максимально использовались стандартные модули DIRECTUM 5.1, а также решения, одобренные разработчиком.

На первом этапе проекта были подключены к системе только несколько подразделений компании. На втором этапе без дополнительных мероприятий к системе были плавно подключены еще несколько десятков подразделений. Количество одновременно работающих в системе пользователей невелико, т.к. большинство операций выполняется удаленно с использованием электронной почты. С использованием терминального доступа к системе подключаются в основном технологи и ответственные за проведение процедур (регистрация итогов этапов в справочниках, регистрация оферт, формирование электронных документов и т.п.).

Также была организованна асинхронная синхронизация документов по тендерам с корпоративным порталом на MS Sharepoint, позволяющая заполнять  документацию исключительно  в Directum.

Кроме того в разработке находится интеграция с web-сервисом 1C для обмена информацией по контрагентам с Directum.

 

Результаты

Одна из составляющих успешного внедрения – подготовленность заказчика к электронному документообороту. В компании не поощрялась и ранее «бумажная» деятельность, большинство документов существовало только в электронном виде. Кроме того, существовали регламенты по проведению процедур, которые оставалось лишь перенести на схемы бизнес-процессов и далее провести их оптимизацию. В результате реализации проекта, удалось сократить сроки согласования документов и упорядочить регламенты взаимодействия сотрудников.

Формируемая в системе информационная база уже вызывает интерес у руководителей высшего звена на предмет формирования аналитических материалов, необходимых для принятия обоснованных решений по развитию компании, а кроме того, появилась возможность контролировать ход исполнения достаточно сложных и разветвленных процессов, связанных с тендерными процедурами и реализацией проектов.

Внедрение системы электронного документооборота в части бизнес-процессов, связанных с  тендерными процедурами, - лишь первый этап на пути построения системы управления проектами полного цикла.

 

Состав команды

1. Сеничев Василий Генадиевич -  руководитель проекта

2. Сафронова Ольга Валерьевна - аналитик, разработчик

3. Гаврилов Сергей Вячеславович - разработчик, консультант

4. Колесников Дмитрий Дмитриевич - разработчик